Arbetsflödesmodeller

Om funktionen har aktiverats av institutionens administratör kan du skapa en arbetsflödesmodell som kan användas flera gånger. Varje gång som en modell används, kallas den för en instans. En arbetsflödesmodell liknar en mall. När du skickar en kopia av modellen till användare för slutförande, då skickar du en instans av den ursprungliga arbetsflödesmodellen. Det finns en modell för varje arbetsflöde, men det kan finnas många instanser.

Milstolpar

Arbetsflöden består av milstolpar, vilket hjälper gruppspecifika åtgärder och steg i processen. En milstolpe ger struktur åt arbetsflödet genom att tillhandahålla mindre mål som användaren som kan uppnå längs vägen. Endast de som äger arbetsflödena kan lägga till milstolpar.

Åtgärder

Åtgärder är de individuella aktiviteter som förlagts inuti milstolpar i arbetsflödet. Åtgärder är specifika förväntningar eller steg i processen för det övergripande arbetsflödet. Åtgärder kan tilldelas till en ensam användare eller en grupp. Arbetsflödesdesignern kan lägga till åtgärder i arbetsflödesmodellen när den designas eller när den pågår, förutsatt att åtgärden läggs till på en milstolpe som inte startats.

En modell är inte komplett och kan inte startas förrän den innehåller minst en åtgärd.

Skapa en arbetsflödesmodell: Sidan Mina modeller

Du hittar arbetsflödesmodeller på Skapa en arbetsflödesmodell: Mina modeller. För åtkomst till denna sida, markeras Skapa en arbetsflödesmodell eller Designa arbetsflödesmodeller från Collaboration-menyn i Content Collection. Sidan innehåller följande funktioner:

  • Skapa modell – Markera detta alternativ för att skapa en ny modell.
  • Visa modeller – Använd denna lista för att förfina listan över modeller som visas i listan. Markera Alla modeller, Mina modeller eller Delade modeller.
  • Namn – Visar namnet på modellen.
  • Designer – Visar namnet på den person som skapade modellen.
  • Kopiera – Markera detta alternativ för att göra en dubblett av det markerade arbetsflödet.
  • Ta bort – Välj detta alternativ för att permanent ta bort det markerade arbetsflödet.
  • Starta – Markera detta alternativ för att starta arbetsflödet.

Skapa en ny arbetsflödesmodell

En modell är inte komplett och kan inte startas förrän den innehåller minst en åtgärd.

  1. I Content Collection väljer du Skapa en arbetsflödesmodell.
  2. Markera Skapa modell.
  3. Ge namn åt modellen och ange en beskrivning i fältet Instruktioner. Detta är instruktioner för hur arbetsflödet ska användas. Om detta arbetsflöde är delat kan sektionen exempelvis användas för att förklara hur andra ska använda arbetsflödet. (Det här steget är frivilligt.)
  4. Bestäm vilka termer som ska användas för Åtgärdsstatus i modellen: Pågående, Godkänd och Inte godkänd.
  5. För att bifoga objekt till modellen ska du markera Bläddra i Content Collection. Välj behörigheter för de objekt du bifogar.
  6. Markera Skicka in när du är klar.

Du kommer att flyttas till Modelldesign-sidan, där du kan lägga till milstolpar och åtgärder för arbetsflödesmodellen.

Lägg till en milstolpe

  1. Markera Skapa milstolpe.
  2. Ge namn åt milstolpen och ange en beskrivning.
  3. Markera antingen Ingen åtgärd eller Gå till milstolpe och välj ett milstolpenummer för att definiera milstolpen som ska repeteras vid blockering.
    • Ingen åtgärd är standard – milstolpen fortsätter. Arbetsflödet kan inte gå vidare förbi milstolpen eftersom åtgärden har misslyckats, men det går att slutföra andra åtgärder på milstolpen.
    • Med Gå till milstolpe tvingas arbetsflödet att återvända till en specificerad milstolpe om den här misslyckas. Om den här milstolpen misslyckas övergår alla statusar efter den här punkten till Har inte startat. Alla kommentarer och all historikinformation förblir intakt.
  4. För att bifoga objekt till milstolpen ska du markera Bläddra i Content Collection. Välj behörigheter för de objekt du bifogar.
  5. Markera Skicka och lägg till åtgärd för att lägga till en åtgärd till denna milstolpe eller Skicka och slutför för att återgå till sidan Modelldesign.

Lägg till en åtgärd

När dokument länkas till ett arbetsflöde på arbetsflödes- eller milstolpenivå, visas de på åtgärdsnivå när ett arbetsflöde startas.

  1. För att lägga till en åtgärd till en milstolpe, ska du gå till Skapa en arbetsflödesmodell: Mina modeller.
  2. Markera Bygg från arbetsflödesmodellens meny. I menyn till en milstolpe ska du markera Skapa åtgärd.
  3. Ge namn åt åtgärden och ange en beskrivning.
  4. Fastställ om åtgärden är obligatorisk eller inte genom att markera Ja eller Nej.
  5. Fastställ en tidsgräns genom att markera Ange datum. Använd fälten med datum och tid för att välja en tidsgräns. Om ingen tidsgräns är obligatorisk, markeras Ingen.
  6. För att tilldela åtgärden till specifika användare, ska du markera Bläddra för att välja namnen. Avgränsa flera användarnamn med komman.
  7. För att tilldela åtgärden till en kurs, markeras Bläddra för att välja en kurs. Avgränsa flera kurser med komman.
    • Markera alternativet Alla kursmedlemmar för att tilldela åtgärden till alla kursmedlemmar.
    • Markera alternativet Valda roller och välj roller från nedanstående: Deltagare, gäst, lärarassistent, lärare, kursbyggare och bedömare.
  8. Fastställ hur åtgärden ska godkännas. Markera Alla utförare kan godkänna eller Alla utförare måste godkänna.
  9. För att bifoga objekt till åtgärden ska du markera Bläddra i Content Collection. Välj behörigheter för de objekt du bifogar.
  10. Markera Skicka in för att avsluta åtgärden och återvänd till Modelldesign-sidan.

Redigera en arbetsflödesmodell

Sedan du har skapat en arbetsflödesmodell kan du redigera den. En arbetsflödesmodell kan endast redigeras av sin ägare. Dessa ändringar påverkar den ursprungliga modellen och alla delade instanser av arbetsflödesmodellen. Befintliga instanser av arbetsflödet påverkas inte av dessa ändringar.

Pågående arbetsflödesmodeller kan redigeras först efter att de har stoppats. När den har stoppats kan ägaren redigera alla milstolpar som ännu inte startats, och alla associerade åtgärder.

  1. I Collaboration-menyn markeras Designa arbetsflödesmodeller.
  2. I modellmenyn väljer du ett av följande tre alternativ:
    • Markera Redigera för att öppna Redigera-sidan, där du kan ändra modellens namn, beskrivning och statusetiketter.
    • Markera Bygg för att öppna Modelldesign-sidan. På den här sidan kan du lägga till eller ta bort milstolpar och åtgärder.
    • Markera Dela för att öppna sidan Gemensam arbetsflödesmodell, där du kan välja eller ändra delningsinställningar.

Duplicera en arbetsflödesmodell

Användare kan kopiera en arbetsflödesmodell som de har skapat eller som har delats med dem. När en arbetsflödesmodell har kopierats kan användaren redigera den efter behov.

Om en användare kopierar en delad arbetsflödesmodell blir denne ägaren, vilket innebär att han eller hon kan redigera modellen och använda den igen, även om originalet raderas från systemet eller inte längre delas med användaren.

  1. I Content Collection går du till Skapa en arbetsflödesmodell: Mina modeller.
  2. Markera kryssrutan bredvid den arbetsflödesmodell som du vill kopiera.
  3. Välj knappen Kopiera. Kopian av arbetsflödesmodellen visas i listan.
  4. Du kommer även åt alternativet Kopiera via menyn till arbetsflödesmodellen.

Behörigheter

Arbetsflödesmodeller kan innehålla objekt från Content Collection. När arbetsflödets modelldesigner lägger till objekt, väljer de samtidigt vilka behörigheter användarna ska ha för dessa objekt. Användarnas behörigheter kvarstår endast under milstolpens varaktighet. När milstolpen är avslutad, tas de unika behörigheterna bort för de objekt som varit kopplade till milstolpen.

De markerade behörigheterna beviljas när:

  • Användaren påbörjar den milstolpe som innehåller åtgärden.
  • Ett arbetsflöde återstartas (efter att ha varit avbrutet).

De markerade behörigheterna tas bort när:

  • Användaren avslutar den milstolpe som innehåller åtgärden.
  • Ett arbetsflöde avbryts.

Om inga behörigheter tilldelas för objektet visas en varning när arbetsflödet skickas som talar om att det inte finns någon behörighet för ett objekt och användaren får frågan om han eller hon vill fortsätta.

Mer om behörigheter i Content Collection

  1. I Content Collection markerar du Designa arbetsflödesmodeller i Collaboration-menyn.
  2. Fastställ var innehållsobjektet ska redigeras:
    • För att redigera behörigheter för ett innehållsobjekt på arbetsflödets nivå, markeras Redigera i arbetsflödesmodellens meny.
    • För att redigera behörigheter för ett innehållsobjekt på milstolpens nivå, markeras Bygg i arbetsflödesmodellens meny. I milstolpens meny väljer du Redigera.
    • För att redigera behörigheter för ett innehållsobjekt på åtgärdsnivå, markeras Bygg i arbetsflödesmodellens meny. I åtgärdsmenyn markeras Redigera.
  3. Markera Bläddra i Content Collection för att lägga till ett Content Collection-objekt till modellen.
  4. Välj behörigheter för objektet genom att använda kryssrutorna.
  5. Markera Skicka in när du är klar.

Behörigheter för objekt associerade med arbetsflöden kan utökas för att slutföra arbetsflödet. Utökningar förblir giltiga efter att milstolpen och arbetsflödet har avslutats.

Utöka behörigheten för ett arbetsflödesobjekt

  1. Markera Utöka behörigheter för en milstolpe inom ett arbetsflöde.
  2. Markera Bläddra för att hitta namnen på användare som behöver utökad behörighet för att komma åt ett objekt.
  3. Markera Bläddra för att länka ett objekt från Content Collection.
  4. Lägg till behörigheter för objektet.
  5. Klicka på Skicka.