Werkstroommodellen

Als deze voorziening is ingeschakeld door de beheerder van de instelling, kun je een werkstroommodel maken dat heel vaak kan worden gebruikt. Elke keer dat een model wordt gebruikt, wordt het een exemplaar genoemd. Een werkstroommodel is vergelijkbaar met een sjabloon. Wanneer je een kopie van het model verstuurt naar gebruikers die het moeten voltooien, verstuur je in feite een exemplaar van het originele werkstroommodel. Elke werkstroom heeft maar één model, maar er kunnen verschillende exemplaren zijn.

Mijlpalen

Werkstromen zijn opgebouwd uit mijlpalen, aan de hand waarvan specifieke acties en stappen in het proces zijn gegroepeerd. Een mijlpaal biedt structuur aan de werkstroom door kleinere doelen aan de gebruiker aan te bieden die ze in de loop van de tijd kunnen behalen. Alleen de eigenaar van een werkstroom kan mijlpalen toevoegen.

Acties

Acties zijn de individuele taken die zijn opgenomen in de mijlpalen van een werkstroom. Acties zijn specifieke verwachtingen of stappen in het proces van de werkstroom als geheel. Acties kunnen worden toegewezen aan een bepaalde gebruiker of aan een groep. Ontwerpers van werkstromen kunnen acties toevoegen aan het werkstroommodel terwijl het model wordt ontworpen of wanneer het model al in gebruik is. In het laatste geval kan een actie alleen worden toegevoegd aan een mijlpaal die nog niet gestart is.

Een model is pas compleet en kan pas worden gestart als er ten minste één actie is toegevoegd.

Een werkstroommodel maken via de pagina Mijn modellen

Werkstroommodellen zijn toegankelijk via de pagina Een werkstroommodel maken: Mijn modellen te openen. Open deze pagina door Een werkstroommodel maken of Werkstroommodellen ontwerpen te selecteren in het menu Samenwerking in Content Collection. Deze pagina bevat de volgende functies:

  • Model maken - selecteer deze optie om een nieuw model te maken.
  • Weergavemodellen - gebruik deze lijst om de lijst met modellen te verfijnen die in de lijst worden weergegeven. Selecteer Alle modellen, Mijn modellen of Gedeelde modellen.
  • Naam - de naam van het model.
  • Ontwerper - de naam van de persoon die het model heeft gemaakt.
  • Kopiëren - selecteer deze optie om de geselecteerde werkstroom te dupliceren.
  • Verwijderen - selecteer deze optie om de geselecteerde werkstroom permanent te verwijderen.
  • Start - selecteer deze optie om de werkstroom te starten.

Een nieuw werkstroommodel maken

Een model is pas compleet en kan pas worden gestart als er ten minste één actie is toegevoegd.

  1. Selecteer Een werkstroommodel maken in Content Collection.
  2. Selecteer Model maken.
  3. Voer een naam in voor het model en typ een beschrijving in het veld Instructies. Dit zijn de instructies voor het gebruiken van de werkstroom. Als dit bijvoorbeeld een gedeelde werkstroom is, kan dit gedeelte worden gebruikt om uit te leggen hoe anderen deze werkstroom moeten gebruiken. (Deze stap is niet verplicht.)
  4. Geef bij Status van actie de statuswaarden op die moeten worden gebruikt in dit model: Wordt uitgevoerd, Goedgekeurd en Niet goedgekeurd.
  5. Als je items wilt koppelen aan het model, selecteer je Bladeren in Content Collection. Selecteer machtigingen voor de items die je toevoegt.
  6. Selecteer Verzenden als je klaar bent.

Je komt nu op de pagina Modelontwerp, waar je mijlpalen en acties kunt toevoegen voor het werkstroommodel.

Een mijlpaal toevoegen

  1. Selecteer Mijlpaal maken.
  2. Voer een naam in voor de mijlpaal en typ een beschrijving.
  3. Selecteer Geen actie of Ga naar mijlpaal en selecteer een mijlpaalnummer om de mijlpaal aan te geven die moet worden herhaald bij blokkering.
    • Geen actie is de standaardinstelling. De mijlpaal wordt dan verder uitgevoerd. De werkstroom kan deze mijlpaal niet passeren omdat deze actie nog niet is voltooid. Andere acties in de mijlpaal kunnen echter wel worden voltooid.
    • Als je Ga naar mijlpaal selecteert, keert de werkstroom terug naar een opgegeven mijlpaal wanneer deze mijlpaal niet wordt gerealiseerd. Als deze mijlpaal ook mislukt, wordt de status van alle volgende elementen gewijzigd in Niet gestart. Alle opmerkingen en alle geschiedenisinformatie blijven intact.
  4. Als je items wilt koppelen aan de mijlpaal, selecteer je Bladeren in Content Collection. Selecteer machtigingen voor de items die je toevoegt.
  5. Selecteer Verzenden en actie toevoegen om een actie toe te voegen aan deze mijlpaal of selecteer Verzenden en voltooien om terug te gaan naar de pagina Modelontwerp.

Een actie toevoegen

Wanneer er op het niveau van een werkstroom of mijlpaal documenten worden gekoppeld aan een werkstroom, worden deze bij het starten van de werkstroom per actie weergegeven.

  1. Als je een actie wilt toevoegen aan een mijlpaal, ga je naar de pagina Een werkstroommodel maken: Mijn modellen te openen.
  2. Selecteer Bouwen in het menu van het werkstroommodel. Selecteer Actie maken in het menu van een mijlpaal.
  3. Voer een naam in voor de actie en typ een beschrijving.
  4. Gebruik de keuzerondjes Ja en Nee om aan te geven of deze actie vereist is.
  5. Selecteer Datum opgeven om een deadline op te geven. Gebruik de datum- en tijdvelden om een deadline te kiezen. Selecteer Geen als de actie geen deadline heeft.
  6. Als je de actie wilt toewijzen aan specifieke gebruikers, selecteer je Bladeren om hun namen te selecteren. Scheid meerdere gebruikersnamen met komma's.
  7. Als je de actie wilt toewijzen aan een cursus, selecteer je Bladeren om een cursus te selecteren. Scheid meerdere cursussen met komma's.
    • Selecteer de optie Alle cursusleden om de actie toe te wijzen aan alle cursusleden.
    • Selecteer de optie Geselecteerde rollen en maak een keuze uit de volgende rollen: Student, Gast, Onderwijsassistent, Cursusleider, Cursusbouwer en Beoordelaar.
  8. Bepaal hoe de actie mag worden goedgekeurd. Selecteer Willekeurige gevolmachtigde moet goedkeuring verlenen of Alle gevolmachtigden moeten goedkeuring verlenen.
  9. Als je items wilt koppelen aan de actie, selecteer je Bladeren in Content Collection. Selecteer machtigingen voor de items die je toevoegt.
  10. Selecteer Verzenden om de actie te voltooien en terug te gaan naar de pagina Modelontwerp.

Een werkstroommodel bewerken

Als je een werkstroommodel hebt gemaakt, kun je het model desgewenst aanpassen. Een werkstroommodel kan alleen worden gewijzigd door de eigenaar van het model. Deze wijzigingen zijn van invloed op het oorspronkelijke model en op gedeelde exemplaren van het werkstroommodel. Bestaande exemplaren van de werkstroom blijven ongewijzigd.

Werkstroommodellen die in uitvoering zijn, kunnen alleen worden gewijzigd nadat ze zijn gestopt. De eigenaar van het model kan dan mijlpalen wijzigen die nog niet zijn bereikt, evenals de bijbehorende acties.

  1. Selecteer Werkstroommodellen ontwerpen in het menu Samenwerking.
  2. Selecteer een van deze drie opties in het menu van het model:
    • Selecteer Bewerken om de pagina Bewerken te openen, waar je de naam, beschrijving en statuslabels van het model kunt wijzigen.
    • Selecteer Bouwen om de pagina Modelontwerp te openen. Je kunt mijlpalen en acties toevoegen of verwijderen op deze pagina.
    • Selecteer Delen om de pagina Werkstroommodellen delen te openen, zodat je instellingen voor delen kunt selecteren of wijzigen.

Een werkstroommodel dupliceren

Gebruikers kunnen een werkstroommodel kopiëren dat ze zelf hebben gemaakt of dat iemand anders met ze heeft gedeeld. Nadat het werkstroommodel is gekopieerd, kan de gebruiker het model aanpassen.

als een gebruiker een gedeeld werkstroommodel kopieert, wordt hij of zij de eigenaar. Dit betekent dat de gebruiker het model kan wijzigen en hergebruiken, zelfs als het origineel is verwijderd van het systeem of niet meer wordt gedeeld.

  1. Ga in Content Collection naar de pagina Een werkstroommodel maken: Mijn modellen te openen.
  2. Schakel het selectievakje in van het model dat je wilt kopiëren.
  3. Selecteer de knop Kopiëren. De kopie van het werkstroommodel verschijnt in de lijst.
  4. De optie Kopiëren is ook beschikbaar via het menu van een werkstroommodel.

Machtigingen

Werkstroommodellen kunnen items uit Content Collection bevatten. Als de ontwerper van een werkstroommodel items toevoegt, kiezen ze ook de machtigingen die gebruikers krijgen voor deze items. Deze machtigingen worden alleen toegekend voor de duur van de mijlpaal. Zodra de mijlpaal is bereikt, worden deze unieke machtigingen ingetrokken voor de items die horen bij de mijlpaal.

De geselecteerde machtigingen worden op deze momenten toegekend:

  • De gebruiker begint te werken aan de mijlpaal die de actie bevat.
  • Een werkstroom wordt opnieuw gestart (nadat deze is gestopt).

De geselecteerde machtigingen worden in deze gevallen ingetrokken:

  • De gebruiker voltooit de mijlpaal die de actie bevat.
  • Een werkstroom wordt gestopt.

Als er geen machtigingen worden toegevoegd aan een item, verschijnt er een waarschuwing wanneer de werkstroom wordt verzonden. Deze waarschuwing geeft aan dat er geen machtigingen zijn ingesteld voor een item en of de gebruiker door wil gaan.

Meer over machtigingen in de Content Collection

  1. Selecteer Werkstroommodellen ontwerpen in het menu Samenwerking van Content Collection.
  2. Bepaal hoe je het inhoudsitem wilt bewerken:
    • Als je machtigingen voor een inhoudsitem wilt bewerken op het niveau van de werkstroom, selecteer je Bewerken in het menu van het werkstroommodel.
    • Als je machtigingen voor een inhoudsitem wilt bewerken op het niveau van een mijlpaal, selecteer je Bouwen in het menu van het werkstroommodel. Selecteer Bewerken in het menu van de mijlpaal.
    • Als je machtigingen voor een inhoudsitem wilt bewerken op het niveau van een actie, selecteer je Bouwen in het menu van het werkstroommodel. Selecteer Bewerken in het menu van de actie.
  3. Selecteer Bladeren in Content Collection om een item uit Content Collection toe te voegen aan het model.
  4. Selecteer machtigingen voor het item door een of meer selectievakjes in te schakelen.
  5. Selecteer Verzenden als je klaar bent.

Machtigingen voor items die zijn gekoppeld aan werkstromen kunnen worden uitgebreid om de werkstroom te kunnen voltooien. De uitbreidingen blijven van kracht nadat de mijlpaal is bereikt en de werkstroom is voltooid.

De machtiging voor een werkstroomitem uitbreiden

  1. Selecteer Machtigingen uitbreiden voor een mijlpaal binnen een werkstroom.
  2. Selecteer Bladeren om de namen te selecteren van de gebruikers waarvan de machtigingen moeten worden uitgebreid om toegang te krijgen tot een item.
  3. Selecteer Bladeren om een item te koppelen uit Content Collection.
  4. Voeg machtigingen toe voor het item.
  5. Selecteer Verzenden.