Modèles de workflow

Si l'administrateur de votre établissement a activé cette fonctionnalité, vous pouvez créer un modèle de workflow qui pourra être utilisé plusieurs fois. Chaque utilisation d'un modèle correspond à une instance. Un modèle de workflow est similaire à un modèle. Lorsque vous transmettez aux utilisateurs une copie du modèle de workflow pour qu'ils le finalisent, vous envoyez en fait une instance du modèle d'origine. À chaque workflow est associé un modèle. Toutefois, il peut exister plusieurs instances.

Phases

Les workflows sont composés de phases, qui regroupent des actions et des étapes spécifiques du processus. Les phases structurent le workflow ; l'utilisateur se voit ainsi fixer de petits objectifs qu'il peut atteindre au fur et à mesure de sa progression. Seuls les propriétaires de workflows peuvent ajouter des phases.

Actions

Les actions désignent les différentes tâches affectées au cours des phases du workflow. Il s'agit d'attentes ou d'étapes particulières dans le cadre du workflow global. Les actions peuvent être affectées à un utilisateur ou à un groupe. Les créateurs de workflows peuvent ajouter des actions au modèle de workflow lors de sa conception ou de son exécution, dès lors que l'action est ajoutée à une phase n'ayant pas encore commencé.

Un modèle peut être terminé et activé à condition qu'il contienne au moins une action.

Créer un modèle de workflow : Mes modèles

Les modèles de workflow se situent sur la page Créer un modèle de workflow : Mes modèles. Pour y accéder, sélectionnez Créer un modèle de workflow ou Concevoir des modèles de workflows dans le menu Collaboration de la bibliothèque de contenus. Cette page contient les fonctions suivantes :

  • Créer un modèle : permet de créer un modèle.
  • Afficher les modèles : permet d'affiner les modèles figurant dans la liste. Sélectionnez Tous les modèles, Mes modèles ou Modèles partagés.
  • Nom : indique le nom du modèle.
  • Concepteur : indique le nom du créateur du modèle.
  • Copier : permet de dupliquer le workflow sélectionné.
  • Supprimer : permet de supprimer définitivement le workflow sélectionné.
  • Démarrer : permet de démarrer le workflow.

Créer un modèle de workflow

Un modèle peut être terminé et activé à condition qu'il contienne au moins une action.

  1. Dans la bibliothèque de contenus, sélectionnez Créer un modèle de workflow.
  2. Sélectionnez Créer un modèle.
  3. Attribuez un nom au modèle et saisissez une description dans le champ Instructions. Il s'agit d'instructions pour l'utilisation du workflow. Par exemple, si le workflow est partagé, cette section peut être utilisée pour expliquer comment les autres utilisateurs doivent utiliser ce workflow. (cette étape est facultative).
  4. Définissez les termes de l'état de l'action à utiliser dans ce modèle : En cours, Approuvé et Non approuvé.
  5. Pour joindre des éléments au modèle, sélectionnez Parcourir la bibliothèque de contenus. Sélectionnez les autorisations applicables aux éléments joints.
  6. Sélectionnez Soumettre lorsque vous avez terminé.

Vous accédez à la page Conception d'un modèle, à partir de laquelle vous pouvez ajouter des phases et des actions au modèle de workflow.

Ajouter une phase

  1. Sélectionnez Créer une phase.
  2. Attribuez un nom à la phase et saisissez une description.
  3. Sélectionnez Aucune action ou Atteindre la phase, et sélectionnez le numéro de la phase à répéter en cas de blocage.
    • Aucune action est le paramètre par défaut ; la phase continue. Le workflow ne peut continuer avec cette phase, car cette action a échoué. Toutefois, d'autres actions de la phase peuvent être exécutées.
    • Atteindre la phase oblige le workflow à revenir sur une phase spécifiée, si cette phase échoue. Si tel est le cas, tous les états envoyés depuis ce point sont rétablis à Pas commencé. Toutes les informations relatives aux commentaires et à l'historique restent intactes.
  4. Pour joindre des éléments à la phase, sélectionnez Parcourir la bibliothèque de contenus. Sélectionnez les autorisations applicables aux éléments joints.
  5. Sélectionnez Soumettre et ajouter une action pour ajouter une action à cette phase ou Soumettre et terminer pour revenir à la page Conception d'un modèle.

Ajouter une action

Lorsque des documents sont associés à un workflow au niveau du workflow ou de la phase, ils apparaissent au niveau de l'action lors du démarrage du workflow.

  1. Pour ajouter une action à une phase, accédez à la page Créer un modèle de workflow : Mes modèles.
  2. Sélectionnez Créer dans le menu du modèle de workflow. Dans le menu d'une phase, sélectionnez Créer une action.
  3. Attribuez un nom à l'action et saisissez une description.
  4. Décidez si cette action est obligatoire ou pas en sélectionnant Oui ou Non.
  5. Fixez une échéance en sélectionnant Spécifiez la date. Utilisez pour ce faire les champs de date et d'heure. Si aucune échéance ne s'applique, sélectionnez Aucune.
  6. Pour affecter l'action à des utilisateurs, sélectionnez leurs noms à l'aide de l'option Parcourir. Séparez les noms d'utilisateur par des virgules.
  7. Pour affecter l'action à un cours, sélectionnez un cours à l'aide de l'option Parcourir. Pour ajouter plusieurs cours, séparez les entrées par des virgules.
    • Sélectionnez Tous les membres du cours pour affecter l'action à tous les membres du cours.
    • Sélectionnez l'option Rôles sélectionnés et choisissez les rôles parmi les choix suivants : étudiant, visiteur, assistant, professeur, concepteur de cours et évaluateur.
  8. Définissez la méthode d'approbation de l'action. Sélectionnez Tous les bénéficiaires peuvent approuver ou Tous les bénéficiaires doivent approuver.
  9. Pour joindre des éléments à l'action, sélectionnez Parcourir la bibliothèque de contenus. Sélectionnez les autorisations applicables aux éléments joints.
  10. Sélectionnez Soumettre pour terminer l'action et revenir à la page Conception d'un modèle.

Modifier un modèle de workflow

Une fois le modèle de workflow créé, vous pouvez le modifier. Un modèle de workflow peut être modifié par son propriétaire uniquement. Ces modifications affectent le modèle d'origine et toutes les instances partagées de ce modèle de workflow. Les instances existantes du workflow ne sont pas concernées par ces modifications.

Les modèles de workflow en cours peuvent être modifiés uniquement après leur interruption. Une fois les modèles interrompus, le propriétaire peut modifier les phases qui n'ont pas encore commencé, ainsi que toutes les actions associées.

  1. Dans le menu Collaboration, sélectionnez Concevoir des modèles de workflows.
  2. Dans le menu du modèle, sélectionnez l'une des trois options suivantes :
    • Modifier : ouvre la page Modifier, qui permet de modifier le nom, la description et les noms d'état du modèle.
    • Créer : ouvre la page Conception d'un modèle, qui permet d'ajouter ou de supprimer des phases et des actions.
    • Partager : ouvre la page Partage d'un modèle de workflow, qui permet de sélectionner ou de modifier les paramètres de partage.

Dupliquer un modèle de workflow

Les utilisateurs peuvent copier un modèle de workflow qu'ils ont créé ou qui a été partagé avec eux. Une fois le modèle de workflow copié, l'utilisateur peut le modifier à son gré.

Si un utilisateur copie un modèle de workflow partagé, il en devient le propriétaire. Il peut donc le modifier et le réutiliser, même si l'original a été supprimé du système ou s'il n'est pas partagé avec lui.

  1. Dans la bibliothèque de contenus, accédez à la page Créer un modèle de workflow : Mes modèles.
  2. Cochez la case correspondant au modèle de workflow à copier.
  3. Sélectionnez le bouton Copier. La copie du modèle de workflow apparaît dans la liste.
  4. L'option Copier figure également dans le menu du modèle de workflow.

Autorisations

Les modèles de workflow peuvent inclure des éléments de la bibliothèque de contenus. Lorsque le concepteur du modèle de workflow ajoute des éléments, il définit également les autorisations qui leur sont appliquées. Ces autorisations sont accordées aux utilisateurs pour la durée de la phase. Une fois la phase terminée, elles sont retirées pour les éléments associés à la phase.

Les autorisations sélectionnées sont accordées :

  • lorsque l'utilisateur entame la phase contenant l'action ;
  • au redémarrage d'un workflow (qui a été arrêté).

Les autorisations sélectionnées sont retirées :

  • lorsque l'utilisateur termine la phase contenant l'action ;
  • à l'arrêt d'un workflow.

si aucune autorisation n'est ajoutée à un élément, un avertissement s'affiche lorsque le workflow est soumis pour indiquer qu'aucune autorisation n'existe pour l'élément et demander à l'utilisateur s'il souhaite continuer.

En savoir plus sur les autorisations dans la bibliothèque de contenus

  1. Dans la bibliothèque de contenus, sélectionnez Concevoir des modèles de workflows dans le menu Collaboration.
  2. Indiquez à quel niveau vous souhaitez modifier l'élément de contenu :
    • Pour modifier les autorisations applicables à un élément de contenu au niveau du workflow, sélectionnez Modifier dans le menu du modèle de workflow.
    • Pour modifier les autorisations applicables à un élément de contenu au niveau de la phase, sélectionnez Créer dans le menu du modèle de workflow. Dans le menu de la phase, sélectionnez Modifier.
    • Pour modifier les autorisations applicables à un élément de contenu au niveau de l'action, sélectionnez Créer dans le menu du modèle de workflow. Dans le menu de l'action, sélectionnez Modifier.
  3. Sélectionnez Parcourir la bibliothèque de contenus pour ajouter un élément de la bibliothèque de contenus au modèle.
  4. Cochez les cases correspondant aux autorisations applicables à l'élément.
  5. Sélectionnez Soumettre lorsque vous avez terminé.

Les autorisations relatives aux éléments associés à des workflows peuvent être étendues afin de terminer le workflow. Les extensions demeurent valides une fois la phase et le workflow terminés.

Étendre les autorisations applicables à un élément de workflow

  1. Sélectionnez Étendre les autorisations pour une phase au sein d'un workflow.
  2. Sélectionnez Parcourir et recherchez les noms des utilisateurs qui ont besoin d'une autorisation étendue pour accéder à un élément.
  3. Sélectionnez Parcourir pour ajouter un lien vers un élément de la bibliothèque de contenus.
  4. Ajoutez des autorisations à l'élément.
  5. Sélectionnez Valider.