Modelos de fluxo de trabalho

Se ativado pelo administrador da sua instituição, você pode criar um modelo de fluxo de trabalho que pode ser usado várias vezes. É chamada de instância cada vez que um modelo é usado. Um modelo de fluxo de trabalho é semelhante, como o próprio nome indica, a um modelo. Quando você envia uma cópia do modelo para que os usuários a completem, você está enviando uma instância do modelo de fluxo de trabalho original. Para cada fluxo de trabalho, existe um modelo, mas pode haver várias instâncias.

Marcos

Os fluxos de trabalho são compostos de marcos, que ajudam a reunir ações e etapas específicas no processo. Um marco oferece estrutura para o fluxo de trabalho, fornecendo ao usuários metas menores que eles podem alcançar ao longo do processo. Apenas os proprietários dos fluxos de trabalho podem adicionar marcos.

Ações

As ações são tarefas individuais localizadas dentro dos marcos dos fluxos de trabalho. As ações são expectativas ou etapas específicas no processo do fluxo de trabalho geral. As ações podem ser atribuídas a um único usuário ou a um grupo. Os designers de fluxo de trabalho podem adicionar ações ao modelo de fluxo de trabalho quando ele está sendo criado ou durante seu andamento, desde que a ação seja adicionada a um marco que não tenha iniciado.

Um modelo não está completo e não pode ser iniciado até que inclua pelo menos uma ação.

Criar um modelo de fluxo de trabalho: Página Meus modelos

Você pode encontrar modelos de fluxo de trabalho na página Criar um modelo de fluxo de trabalho: Meus modelos. Para acessar essa página, selecione Criar um modelo de fluxo de trabalho ou Projetar modelos do fluxo de trabalho no menu Colaboração na Coleção de conteúdo. Essa página contém as funções a seguir:

  • Criar modelo – Selecione essa opção para criar um novo modelo.
  • Exibir modelos – Use essa lista para refinar a lista de modelos que aparecem na lista. Selecione Todos os modelos, Meus modelos ou Modelos compartilhados.
  • Nome – Exibe o nome do modelo.
  • Designer – Exibe o nome da pessoa que criou o modelo.
  • Copiar – Selecione essa opção para duplicar o fluxo de trabalho selecionado.
  • Excluir – Selecione essa opção para remover permanentemente o fluxo de trabalho selecionado.
  • Iniciar – Selecione essa opção para iniciar o fluxo de trabalho.

Criar um novo modelo de fluxo de trabalho

Um modelo não está completo e não pode ser iniciado até que inclua pelo menos uma ação.

  1. Na Coleção de conteúdo, selecione Criar um modelo de fluxo de trabalho.
  2. Selecione Criar modelo.
  3. Nomeie o modelo e digite uma descrição no campo Instruções. Essas são instruções para usar o fluxo de trabalho. Por exemplo: se esse for um fluxo de trabalho compartilhado, essa seção poderá ser usada para explicar como outras pessoas devem usá-lo. (Essa etapa é opcional).
  4. Defina os termos do Status da ação que serão usados neste modelo: Em andamento, Aprovado e Reprovado.
  5. Para anexar itens ao modelo, selecione Pesquisar Coleção de conteúdo. Selecione as permissões para os itens anexos.
  6. Quando concluir, selecione Enviar.

Você será levado à página Projeto de modelo, onde você poderá adicionar marcos e ações ao modelo de fluxo de trabalho.

Adicionar um marco

  1. Selecione Criar marco.
  2. Nomeie o marco e digite uma descrição.
  3. Selecione Nenhuma ação ou Ir para marco e selecione um número de marco para definir a repetição do marco se ele for bloqueado.
    • Nenhuma ação é o padrão; o marco continua. O fluxo de trabalho não pode proceder além deste marco, pois sua ação falhou, mas outras ações do marco podem ser concluídas.
    • Ir para marco força o fluxo de trabalho a retornar para um marco especificado caso haja falha do marco. Se o marco falhar, todos os status de encaminhados a partir desse ponto serão revertidos para Não iniciados. Todas as informações de comentários e histórico permanecerão intactas.
  4. Para anexar itens ao marco, selecione Pesquisar Coleção de conteúdo. Selecione as permissões para os itens anexos.
  5. Selecione Enviar e adicionar ação para adicionar uma ação a este marco ou Enviar e terminar para retornar para a página Projeto de modelo.

Adicionar uma ação

Quando os documentos são vinculados a um fluxo de trabalho no nível do fluxo de trabalho ou do marco, eles aparecem no nível da ação quando o fluxo de trabalho é iniciado.

  1. Para adicionar uma ação ao marco, vá para Criar modelo de fluxo de trabalho: Meus modelos.
  2. Selecione Construir no menu do fluxo de trabalho do modelo. No menu de um marco, selecione Criar ação.
  3. Nomeie a ação e digite uma descrição.
  4. Determine se a ação é ou não é necessária selecionando Sim ou Não.
  5. Determine um prazo selecionando Especificar data. Use os campos de data e hora para escolher um prazo. Se nenhum prazo for necessário, selecione a opção Nenhum.
  6. Para atribuir a ação a usuários específicos, selecione Pesquisar para selecionar o nome deles. Separar múltiplos nomes de usuário por vírgulas.
  7. Para atribuir a ação a um curso, selecione Pesquisar para selecionar o curso. Separe múltiplos cursos com vírgulas.
    • Selecione a opção Todos os membros do curso para atribuir a ação a todos os membros do curso.
    • Selecione a opção Funções selecionadas e selecione entre as funções a seguir: Aluno, Convidado, Assistente de ensino, Instrutor, Criador de curso e Avaliador.
  8. Determine como a ação será aprovada. Selecione Qualquer atribuído pode aprovar ou Todos os designados devem aprovar.
  9. Para anexar itens à ação, selecione Pesquisar Coleção de conteúdo. Selecione as permissões para os itens anexos.
  10. Selecione Enviar para concluir a ação e voltar para a página Projeto de modelo.

Editar um modelo de fluxo de trabalho

Depois de criar um modelo de fluxo de trabalho, você pode editá-lo. O modelo de fluxo de trabalho só pode ser editado pelo seu proprietário. Essas modificações afetam o modelo original e quaisquer instâncias compartilhadas desse modelo de fluxo de trabalho. As instâncias existentes do fluxo de trabalho não são afetadas por essas modificações.

Os modelos de fluxo de trabalho que estão em andamento podem ser editados apenas depois de interrompidos. Depois de interrompidos, apenas o proprietário poderá editar quaisquer marcos que não tenham sido iniciados e quaisquer ações associadas.

  1. No menu Colaboração, selecione Projetar modelos do fluxo de trabalho.
  2. No menu do modelo, selecione uma das três opções seguintes:
    • Selecione Editar para abrir a página Editar, onde você pode alterar o nome, a descrição e os rótulos de status do modelo.
    • Selecione Construir para abrir a página Projeto de design. Você pode adicionar ou excluir marcos e ações nessa página.
    • Selecione Compartilhar para abrir a página Compartilhamento do modelo do fluxo de trabalho, onde você poderá selecionar ou alterar as configurações de compartilhamento.

Duplicar um modelo de fluxo de trabalho

Os usuários podem copiar um modelo de fluxo de trabalho que tenham criado ou que tenha sido compartilhado com eles. Quando o modelo do fluxo de trabalho for copiado, o usuário poderá editá-lo apropriadamente.

Se um usuário copiar um modelo do fluxo de trabalho compartilhado, ele se torna proprietário, o que significa que pode editá-lo e reutilizá-lo, mesmo se o original tiver sido excluído do sistema ou não for compartilhado com ele.

  1. Na Coleção de conteúdo, vá para Criar modelo de fluxo de trabalho: Meus modelos.
  2. Marque a caixa de seleção ao lado do modelo de fluxo de trabalho que você deseja copiar.
  3. Selecione o botão Copiar. A cópia do modelo do fluxo de trabalho aparece na lista.
  4. Você também pode acessar a opção Copiar no menu do modelo do fluxo de trabalho.

Permissões

Os modelos de fluxo de trabalho podem conter itens da Coleção de conteúdo. Quando o designer do modelo de fluxo de trabalho adiciona itens, ele também pode escolher as permissões que os usuários terão para acessar esses itens. Essas permissões são concedidas para os usuários apenas pela duração do marco. Depois da conclusão do marco, essas permissões exclusivas são removidas dos itens associados com o marco.

As permissões selecionadas são concedidas quando:

  • O usuário inicia o marco que contém a ação.
  • Um fluxo de trabalho é reiniciado (depois de ter sido interrompido).

As permissões selecionadas são removidas quando:

  • O usuário conclui o marco que contém a ação.
  • Um fluxo de trabalho é interrompido.

Se nenhuma permissão for adicionada a um item, um aviso será exibido quando o fluxo de trabalho for enviado, informando que não há permissões para um item e perguntando ao usuário se ele deseja continuar.

Saiba mais sobre permissões na Coleção de conteúdo

  1. Na Coleção de conteúdo, selecione Projetar modelos do fluxo de trabalho no menu Colaboração.
  2. Determine onde editar o item do conteúdo:
    • Para editar as permissões de um item de conteúdo no nível do fluxo de trabalho, selecione Editar no menu do modelo do fluxo de trabalho.
    • Para editar as permissões de um item de conteúdo no nível do marco, selecione Construir no menu do modelo do fluxo de trabalho. No menu de um marco, selecione Editar.
    • Para editar as permissões de um item de conteúdo no nível da ação, selecione Construir no menu do modelo do fluxo de trabalho. No menu de uma ação, selecione Editar.
  3. Selecione Pesquisar Coleção de conteúdo para adicionar um item da Coleção de conteúdo ao modelo.
  4. Selecione as permissões do item usando as caixas de seleção.
  5. Quando concluir, selecione Enviar.

As permissões dos itens associados a fluxos de trabalho podem ser estendidas para concluir o fluxo de trabalho. As extensões permanecem em efeito depois que o marco e o fluxo de trabalho são concluídos.

Estender as permissões para um item do fluxo de trabalho

  1. Selecione Estender permissões para um marco dentro de um fluxo de trabalho.
  2. Selecione Pesquisar para encontrar os nomes dos usuários que precisam da permissão estendida para acessar um item.
  3. Selecione Pesquisar para criar um link para um item da Coleção de conteúdo.
  4. Adicione permissões para o item.
  5. Selecione Enviar.