Arbeitsablaufmodelle

Wenn die Funktion vom Administrator Ihrer Institution aktiviert wurde, können Sie ein Arbeitsablaufmodell erstellen, das beliebig oft verwendbar ist. Jede Verwendung des Modells wird als Instanz bezeichnet. Ein Arbeitsablaufmodell ähnelt einer Vorlage. Wenn Sie eine Kopie des Modells zur Vervollständigung an Benutzer senden, wird eine Instanz des Original-Arbeitsablaufmodells gesendet. Für jeden Arbeitsablauf existiert genau ein Modell. Es können jedoch mehrere Instanzen vorliegen.

Arbeitsabschnitte

Arbeitsabläufe bestehen aus Arbeitsabschnitten, mit denen Sie bestimmte Aktionen und Schritte im Prozess zusammenfassen können. Ein Arbeitsabschnitt strukturiert den Arbeitsablauf, indem dem Benutzer kleinere Ziele gesetzt werden, die er im Zuge des Gesamtvorgangs erfüllt. Nur die Eigentümer von Arbeitsabläufen können Arbeitsabschnitte hinzufügen.

Aktionen

Aktionen sind die einzelnen Aufgaben im Rahmen der Arbeitsabschnitte eines Arbeitsablaufs. Aktionen sind bestimmte Erwartungen oder Schritte im Prozess des Gesamtarbeitsablaufs. Aktionen können einem einzelnen Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen werden. Arbeitsablauf-Entwickler können dem Arbeitsablaufmodell bei dessen Erstellung oder während der Verwendung Aktionen hinzufügen, vorausgesetzt, die Aktion wird einem Arbeitsabschnitt hinzugefügt, der noch nicht begonnen hat.

Ein Modell ist erst komplett und kann gestartet werden, wenn es mindestens eine Aktion enthält.

Ein Arbeitsablaufmodell erstellen: Seite „Meine Modelle“

Arbeitsablaufmodelle finden Sie auf der Seite Arbeitsablaufmodell erstellen: Meine Modelle anzuzeigen. Wählen Sie zum Öffnen dieser Seite im interaktiven Menü der Content Collection die Option Arbeitsablaufmodell erstellen oder Arbeitsablaufmodell entwerfen. Diese Seite enthält die folgenden Funktionen:

  • Modell erstellen: Wählen Sie diese Option, um ein neues Modell zu erstellen.
  • Modelle anzeigen: Präzisieren Sie mit dieser Option die Liste der angezeigten Modelle. Wählen Sie Alle Modelle, Meine Modelle oder Freigegebene Modelle.
  • Name: Zeigt den Namen des Modells an.
  • Entwickler: Zeigt den Namen der Person an, die das Modell erstellt hat.
  • Kopieren: Wählen Sie diese Option, um den ausgewählten Arbeitsablauf zu duplizieren.
  • Löschen: Wählen Sie diese Option aus, um den ausgewählten Arbeitsablauf dauerhaft zu entfernen.
  • Start: Wählen Sie diese Option aus, um den Arbeitsablauf zu starten.

Neues Arbeitsablaufmodell erstellen

Ein Modell ist erst komplett und kann gestartet werden, wenn es mindestens eine Aktion enthält.

  1. Wählen Sie in der Content Collection die Option Arbeitsablaufmodell erstellen.
  2. Wählen Sie Modell erstellen.
  3. Weisen Sie dem Modell einen Namen zu und geben Sie in das Feld Anweisungen eine Beschreibung des Modells ein. Dies sind Anweisungen zur Verwendung des Arbeitsablaufs. Beispielsweise kann hier bei einem freigegebenen Arbeitsablauf anderen Benutzern die Verwendungsweise dieses Arbeitsablaufs erläutert werden. (Dieser Schritt ist optional.)
  4. Legen Sie die in diesem Modell zu verwendenden Aktionsstatus-Begriffe fest: In Bearbeitung, Genehmigt und Nicht genehmigt.
  5. Um Elemente an das Modell anzuhängen, wählen Sie Content Collection durchsuchen. Wählen Sie Berechtigungen für die angefügten Elemente aus.
  6. Klicken Sie zum Fertigstellen auf Senden.

Sie gelangen zur Seite „Modellentwurf“, auf der Sie dem Arbeitsablaufmodell Arbeitsabschnitte und Aktionen hinzufügen können.

Arbeitsabschnitt hinzufügen

  1. Wählen Sie Arbeitsabschnitt erstellen.
  2. Weisen Sie dem Arbeitsabschnitt einen Namen zu und geben Sie eine Beschreibung ein.
  3. Klicken Sie entweder auf Keine Aktion oder auf Gehe zu Arbeitsabschnitt und wählen Sie eine Arbeitsabschnittsnummer aus, um festzulegen, welcher Arbeitsabschnitt bei Sperrung wiederholt werden soll.
    • Keine Aktion ist standardmäßig aktiviert. Der Arbeitsabschnitt wird fortgesetzt. Der Arbeitsablauf kann nicht über diesen Arbeitsabschnitt hinaus fortgesetzt werden, da diese Aktion nicht abgeschlossen ist, aber andere Aktionen im Arbeitsabschnitt können abgeschlossen werden.
    • Bei Gehe zu Arbeitsabschnitt kehrt der Arbeitsablauf zu einem angegebenen Arbeitsabschnitt zurück, falls dieser Arbeitsabschnitt fehlschlägt. Schlägt dieser Arbeitsabschnitt fehl, werden alle Status ab diesem Punkt auf Nicht begonnen zurückgesetzt. Sämtliche Kommentar- und Verlaufsinformationen bleiben intakt.
  4. Um Elemente an den Arbeitsabschnitt anzuhängen, wählen Sie Content Collection durchsuchen. Wählen Sie Berechtigungen für die angefügten Elemente aus.
  5. Klicken Sie auf Senden und Aktion hinzufügen, um diesem Arbeitsabschnitt eine Aktion hinzuzufügen, oder auf Senden und Fertig stellen, um zur Seite Modellentwurf zurückzukehren.

Aktion hinzufügen

Wenn mit einem Arbeitsablauf auf Arbeitsablauf- oder Arbeitsabschnittsebene Dokumente verknüpft sind, werden diese auf Aktionsebene angezeigt, wenn der Arbeitsablauf gestartet wird.

  1. Zum Hinzufügen einer Aktion zu einem Arbeitsabschnitt gehen Sie auf die Seite Arbeitsablaufmodell erstellen: Meine Modelle anzuzeigen.
  2. Wählen Sie im Menü des Arbeitsablaufmodells die Option Erstellen aus. Wählen Sie im Menü eines Arbeitsabschnitts die Option Aktion erstellen aus.
  3. Weisen Sie der Aktion einen Namen zu und geben Sie eine Beschreibung ein.
  4. Legen Sie fest, ob diese Aktion erforderlich ist oder nicht, indem Sie die Option Ja oder Nein wählen.
  5. Geben Sie über Datum angeben einen Termin einen. Legen Sie über das Datums- und Uhrzeitfeld den Termin fest. Wenn kein Termin erforderlich ist, wählen Sie Keine.
  6. Um die Aktion bestimmten Benutzer zuzuweisen, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Namen aus. Trennen Sie mehrere Benutzernamen durch Kommas.
  7. Um die Aktion einem bestimmten Kurs zuzuweisen, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie einen Kurs aus. Trennen Sie mehrere Kurse durch Kommas.
    • Klicken Sie auf die Option Alle Kursmitglieder, um die Aktion allen Kursmitgliedern zuzuweisen.
    • Klicken Sie auf die Option Ausgewählte Funktionen und wählen Sie aus folgenden Funktionen: Teilnehmer, Gast, Lehrassistent, Kursleiter, Inhaltsverwalter und Korrekturassistent.
  8. Legen Sie fest, wie die Aktion genehmigt wird. Wählen Sie Genehmigung von beliebigem zugewiesenen Teilnehmer oder Genehmigung aller zugewiesenen Teilnehmer erforderlich.
  9. Um Elemente an die Aktion anzuhängen, wählen Sie Content Collection durchsuchen. Wählen Sie Berechtigungen für die angefügten Elemente aus.
  10. Klicken Sie auf Senden, um die Aktion fertig zu stellen und zur Seite Modellentwurf zurückzukehren.

Arbeitsablaufmodelle bearbeiten

Nachdem Sie das Arbeitsablaufmodell erstellt haben, können Sie es bearbeiten. Ein Arbeitsablaufmodell kann nur vom Eigentümer bearbeitet werden. Diese Änderungen betreffen das Originalmodell und alle freigegebenen Instanzen dieses Arbeitsablaufmodells. Bereits vorhandene Instanzen des Arbeitsablaufs sind von diesen Änderungen nicht betroffen.

In Ausführung befindliche Arbeitsablaufmodelle können erst bearbeitet werden, nachdem sie angehalten wurden. Nach dem Anhalten kann der Eigentümer jeden noch nicht gestarteten Arbeitsabschnitt sowie alle damit verknüpften Aktionen bearbeiten.

  1. Wählen Sie im interaktiven Menü Arbeitsablaufmodelle entwerfen.
  2. Wählen Sie im Menü des Modells eine der folgenden drei Optionen aus:
    • Wählen Sie Bearbeiten, um die Seite Bearbeiten zu öffnen, auf der Sie den Namen, die Beschreibung und die Status-Labels eines Modells ändern können.
    • Wählen Sie Erstellen, um die Seite Modellentwurf zu öffnen. Sie können Arbeitsabschnitte und Aktionen auf dieser Seite hinzufügen oder löschen.
    • Wählen Sie Freigeben, um die Seite Freigabe von Arbeitsablaufmodellen zu öffnen, auf der Sie Freigabeeinstellungen auswählen oder ändern können.

Arbeitsablaufmodelle duplizieren

Benutzer können Arbeitsablaufmodelle kopieren, die sie erstellt haben oder die für sie freigegeben worden sind. Nachdem das Arbeitsablaufmodell kopiert wurde, kann der Benutzer es entsprechend bearbeiten.

Wenn ein Benutzer ein freigegebenes Arbeitsablaufmodell kopiert, wird er dessen Eigentümer. Das bedeutet, dass er das Modell bearbeiten und wiederverwenden kann, auch wenn das Original aus dem System gelöscht oder dessen Freigabe aufgehoben wird.

  1. Gehen Sie in der Content Collection zur Seite Arbeitsablaufmodell erstellen: Meine Modelle anzuzeigen.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Arbeitsablaufmodell, das Sie kopieren möchten.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren. Die Kopie des Arbeitsablaufmodells wird in der Liste angezeigt.
  4. Sie erreichen die Option Kopieren über das Menü des Arbeitsablaufmodells.

Berechtigungen

Arbeitsablaufmodelle können Elemente aus der Content Collection enthalten. Wenn der Entwickler des Arbeitsablaufmodells Elemente hinzufügt, legt er die Berechtigungen fest, die Benutzer für diese Elemente haben. Diese Berechtigungen werden Benutzern nur für die Dauer des Arbeitsabschnitts gewährt. Nach Abschluss des Arbeitsabschnitts werden diese eindeutigen Berechtigungen für die mit dem Arbeitsabschnitt verbundenen Elemente entfernt.

Die ausgewählten Berechtigungen werden in folgenden Situationen gewährt:

  • Der Benutzer beginnt den Arbeitsabschnitt, der die Aktion enthält.
  • Ein Arbeitsablauf wird neu gestartet (nachdem er angehalten wurde).

Die ausgewählten Berechtigungen werden in folgenden Situationen entfernt:

  • Der Benutzer beendet den Arbeitsabschnitt, der die Aktion enthält.
  • Ein Arbeitsablauf wird angehalten.

Werden einem Element keine Berechtigungen hinzugefügt, wird beim Senden des Arbeitsablaufs eine Warnmeldung angezeigt, die besagt, dass für ein Element keine Berechtigungen vorhanden sind. Der Benutzer wird gefragt, ob er fortfahren möchte.

Weitere Informationen zu Berechtigungen in der Content Collection

  1. Wählen Sie in der Content Collection im interaktiven Menü Arbeitsablaufmodelle entwerfen.
  2. Wählen Sie, wo das Inhaltselement bearbeitet wird:
    • Um die Berechtigungen für ein Inhaltselement auf Arbeitsablaufebene zu bearbeiten, wählen Sie im Menü des Arbeitsablaufmodells die Option Bearbeiten.
    • Um die Berechtigungen für ein Inhaltselement auf Arbeitsabschnittsebene zu bearbeiten, wählen Sie im Menü des Arbeitsablaufmodells die Option Erstellen. Wählen Sie im Menü des Arbeitsabschnitts die Option Bearbeiten.
    • Um die Berechtigungen für ein Inhaltselement auf Aktionsebene zu bearbeiten, wählen Sie im Menü des Arbeitsablaufmodells die Option Erstellen. Wählen Sie im Menü der Aktion die Option Bearbeiten.
  3. Wählen Sie Content Collection durchsuchen, um dem Modell ein Content Collection-Element hinzufügen.
  4. Wählen Sie die Berechtigungen für das Element mithilfe der Kontrollkästchen aus.
  5. Klicken Sie zum Fertigstellen auf Senden.

Berechtigungen für Elemente, die mit Arbeitsabläufen verknüpft sind, können zum Abschließen des Arbeitsablaufs erweitert werden. Die Erweiterungen bleiben auch gültig, wenn der Arbeitsabschnitt und der Arbeitsablauf abgeschlossen sind.

Berechtigungen für ein Arbeitsablaufelement erweitern

  1. Klicken Sie für einen Arbeitsabschnitt in einem Arbeitsablauf auf Berechtigungen erweitern.
  2. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Namen der Benutzer auszuwählen, die erweiterte Berechtigungen für den Zugriff auf ein Element benötigen.
  3. Klicken Sie auf Durchsuchen, um ein Element aus der Content Collection zu verknüpfen.
  4. Fügen Sie Berechtigungen für das Element hinzu.
  5. Wählen Sie Senden aus.