Modelos de flujo de trabajo

Si el administrador de su institución lo activa, puede crear un modelo de flujo de trabajo que se podrá utilizar muchas veces. Cada vez que se usa un modelo, se denomina una instancia. Un modelo de flujo de trabajo es similar a una plantilla. Cuando envía una copia del modelo para que los usuarios la completen, está enviando una instancia del modelo de flujo de trabajo original. Solo existe un modelo de cada flujo de trabajo, pero puede haber varias instancias.

Hitos

Los flujos de trabajo están compuestos por hitos, que ayudan con las acciones y los pasos específicos de un grupo durante su proceso. Un hito proporciona una estructura para el flujo de trabajo al suministrarle al usuario pequeñas metas que debe cumplir a lo largo del camino. Solo los propietarios de los flujos de trabajo pueden agregar hitos.

Acciones

Las acciones son tareas individuales que se encuentran dentro de los hitos de un flujo de trabajo. Las acciones son expectativas específicas o pasos durante el proceso del flujo de trabajo general. Se pueden asignar acciones a un único usuario o a un grupo. Los diseñadores de flujo de trabajo pueden añadir acciones al modelo de flujo de trabajo cuando lo están diseñando o cuando está en proceso, siempre que la acción se añada a un hito que no se haya iniciado.

Un modelo debe incluir al menos una acción para estar completo y poder iniciarse.

Crear un modelo de flujo de trabajo: mis modelos

Puede encontrar modelos de flujo de trabajo en la página Crear un modelo de flujo de trabajo: mis modelos. Para acceder a esta página, seleccione Crear un modelo de flujo de trabajo o Diseñar modelos de flujo de trabajo en el menú Colaboración de Content Collection. En esta página, se incluyen las siguientes funciones:

  • Crear modelo: seleccione esta opción para crear un modelo nuevo.
  • Mostrar modelos: use esta lista para perfeccionar la lista de modelos que aparece en la lista. Seleccione Todos los modelos, Mis modelos o Modelos compartidos.
  • Nombre: esta opción muestra el nombre del modelo.
  • Diseñador: esta opción muestra el nombre de la persona que creó el modelo.
  • Copiar: seleccione esta opción para duplicar el flujo de trabajo seleccionado.
  • Eliminar: seleccione esta opción para eliminar de forma permanente el flujo de trabajo seleccionado.
  • Iniciar: seleccione esta opción para iniciar el flujo de trabajo.

Crear un nuevo modelo de flujo de trabajo

Un modelo debe incluir al menos una acción para estar completo y poder iniciarse.

  1. En Content Collection, seleccione Crear un modelo de flujo de trabajo.
  2. Seleccione Crear modelo.
  3. Asígnele un nombre al modelo y escriba una descripción en el campo Instrucciones. Estas instrucciones indican cómo se utiliza el flujo de trabajo. Por ejemplo, si se trata de un flujo de trabajo compartido, esta sección permite explicar a otros cómo deben utilizar este flujo de trabajo. (Este paso es opcional).
  4. Defina los términos de estado de acción que se van a utilizar en este modelo: En proceso, Aprobado o Sin aprobar.
  5. Para adjuntar elementos al modelo, seleccione Buscar en Content Collection. Seleccione permisos para los elementos que adjunte.
  6. Cuando haya terminado, seleccione Enviar.

Será redirigido a la página Diseño de modelo, donde puede agregar hitos y acciones para el modelo de flujo de trabajo.

Agregar un hito

  1. Seleccione Crear hito.
  2. Asígnele un nombre al hito y escriba una descripción.
  3. Seleccione la opción Ninguna acción o Ir al hito y seleccione un número de hito para determinar el hito que se debe repetir en caso de bloqueo.
    • Ninguna acción es el valor predeterminado; el hito continúa. El flujo de trabajo no puede pasar este hito porque esta acción ha fallado, pero se pueden completar otras acciones del hito.
    • Cuando se activa la opción Ir al hito, se obliga al flujo de trabajo a volver a un hito específico si se produce un error en este hito. Si se produce un error en este hito, todos los estados por delante de este punto volverán a Sin iniciar. Toda la información de historial y los comentarios permanecerán intactos.
  4. Para adjuntar elementos al hito, seleccione Buscar en Content Collection. Seleccione permisos para los elementos que adjunte.
  5. Seleccione Enviar y añadir acción para agregar una acción a este hito o Enviar y finalizar para volver a la página Diseño de modelo.

Agregar una acción

Cuando los documentos tienen enlaces a un flujo de trabajo en el nivel de hito o flujo de trabajo, aparecen en el nivel de acción cuando se inicia un flujo de trabajo.

  1. Para agregar una acción a un hito, vaya a la página Crear un modelo de flujo de trabajo: mis modelos.
  2. Seleccione Crear en el menú del modelo de flujo de trabajo. En el menú de un hito, seleccione Crear acción.
  3. Asígnele un nombre a la acción y escriba una descripción.
  4. Determine si esta acción es obligatoria o no seleccionando Sí o No.
  5. Determine una fecha límite seleccionando Especificar fecha. Utilice los campos de fecha y hora para elegir una fecha límite. Si la fecha límite no es obligatoria, seleccione Ninguna.
  6. Para asignar la acción a usuarios específicos, seleccione Examinar para seleccionar sus nombres. Si introduce varios nombres de usuario, sepárelos mediante comas.
  7. Para asignar la acción a un curso, seleccione Examinar para seleccionar un curso. Si introduce varios cursos, sepárelos mediante comas.
    • Seleccione la opción Todos los miembros del curso para asignar la acción a todos los miembros del curso.
    • Haga clic en la opción Roles seleccionados y seleccione entre los siguientes roles: Alumno, Invitado, Profesor asistente, Profesor, Desarrollador del curso y Evaluador.
  8. Determine el modo en que se aprueba la acción. Seleccione Cualquier usuario asignado puede aprobar o Todos los usuarios asignados deben aprobar.
  9. Para adjuntar elementos a la acción, seleccione Buscar en Content Collection. Seleccione permisos para los elementos que adjunte.
  10. Seleccione Enviar para finalizar la acción y volver a la página Diseño de modelo.

Editar un modelo de flujo de trabajo

Una vez que haya creado un modelo de flujo de trabajo, podrá editarlo. Solamente el propietario de un flujo de trabajo puede editarlo. Estas modificaciones afectan al modelo original y a las instancias compartidas de ese modelo de flujo de trabajo. Estas modificaciones no afectan a las instancias existentes del flujo de trabajo.

Los modelos de flujo de trabajo que estén en proceso solo se podrán editar después de detenerlos. Una vez detenidos, el propietario podrá editar los hitos que no se hayan iniciado y las acciones asociadas.

  1. En el menú Colaboración, seleccione Diseñar modelos de flujo de trabajo.
  2. En el menú del modelo, seleccione una de estas tres opciones:
    • Seleccione Editar para abrir la página Edición, donde podrá cambiar el nombre, la descripción y las etiquetas de estado del modelo.
    • Seleccione Crear para abrir la página Diseño de modelo. Puede agregar o eliminar hitos y acciones en esta página.
    • Seleccione Compartir para abrir la página Uso compartido de modelo de flujo de trabajo, donde puede seleccionar o cambiar la configuración de uso compartido.

Duplicar un modelo de flujo de trabajo

Los usuarios pueden copiar un modelo de flujo de trabajo que hayan creado o que se haya compartido con ellos. Una vez copiado el modelo de flujo de trabajo, el usuario puede editarlo si es necesario.

Si los usuarios copian un modelo de flujo de trabajo compartido, se convierten en sus propietarios, de manera que podrán editar el modelo y volver a utilizarlo incluso aunque el original se elimine del sistema o no se comparta con ellos.

  1. En Content Collection, vaya a la página Crear un modelo de flujo de trabajo: mis modelos.
  2. Seleccione la casilla de verificación junto al modelo de flujo de trabajo que desee copiar.
  3. Seleccione el botón Copiar. La copia del modelo de flujo de trabajo aparecerá en la lista.
  4. También puede acceder a la opción Copiar en el menú del modelo de flujo de trabajo.

Permisos

Los modelos de flujo de trabajo pueden contener elementos de Content Collection. Mientras el diseñador del modelo de flujo de trabajo agrega elementos, también elige los permisos que los usuarios tendrán para esos elementos. A los usuarios se les otorgan permisos solo para el período de duración del hito. Una vez completado el hito, estos permisos exclusivos se eliminarán de los elementos asociados con el hito.

Los permisos seleccionados se otorgan cuando:

  • El usuario comienza el hito que contiene la acción.
  • Se reinicia un flujo de trabajo (después de haber sido detenido).

Los permisos seleccionados se eliminan cuando:

  • El usuario finaliza el hito que contiene la acción.
  • Se detiene un flujo de trabajo.

Si no se añaden permisos a un elemento, aparecerá una advertencia cuando se envíe el flujo de trabajo en la que se indicará que no hay permisos para el elemento y se preguntará al usuario si desea continuar.

Más información sobre los permisos en Content Collection

  1. En Content Collection, seleccione Diseñar modelos de flujo de trabajo en el menú Colaboración.
  2. Determine dónde se editará el elemento de contenido:
    • Para editar permisos para un elemento de contenido en el nivel de flujo de trabajo, seleccione Editar en el menú del modelo de flujo de trabajo.
    • Para editar permisos para un elemento de contenido en el nivel de hito, seleccione Crear en el menú del modelo de flujo de trabajo. En el menú del hito, seleccione Editar.
    • Para editar permisos para un elemento de contenido en el nivel de acción, seleccione Crear en el menú del modelo de flujo de trabajo. En el menú de la acción, seleccione Editar.
  3. Seleccione Buscar en Content Collection para agregar un elemento de Content Collection al modelo.
  4. Seleccione los permisos para el elemento usando las casillas de verificación.
  5. Cuando haya terminado, seleccione Enviar.

Los permisos de los elementos asociados a flujos de trabajo se pueden ampliar para completar el flujo de trabajo. Las extensiones seguirán teniendo efecto después de completar el hito y el flujo de trabajo.

Ampliar los permisos para un elemento de flujo de trabajo

  1. Seleccione Ampliar permisos en un hito de un flujo de trabajo.
  2. Seleccione Examinar para seleccionar los nombres de los usuarios que necesitan una ampliación de permiso para acceder a un elemento.
  3. Seleccione Examinar para crear un enlace de elemento de Content Collection.
  4. Añada permisos al elemento.
  5. Seleccionar Enviar.