Innan du lägger till material i Content Collection bör du planera hur det ska organiseras. Organisera materialet på det sätt som passar bäst.

Filerna i Content Collection är organiserade i en trädstruktur av kapslade mappar upp till och med nivån för innehållsytan. På varje nivå kan det ligga filer och undermappar. Det är viktigt att komma ihåg att alla mappar ligger inuti andra mappar upp till rotmappen (/). Innehållsytor, till exempel Användare, Kurser, Institution och Bibliotek, är vanliga mappar som lagras i rotmappen.

De som skapar mappar har automatiskt åtkomst till de mappar de skapar. Om du vill dela en mapp som du skapar ska du ge andra användare behörighet att se mappen med dess innehåll.

Mappar och filer måste ha unika namn om de lagras på samma plats.

Om användarmappen

Första gången som du som användare går in i Content Collection skapas automatiskt en mapp för dig. Mappen får samma namn som ditt användarnamn, och du kan organisera innehållet i den som du vill.

Din institution bestämmer om alla användare eller bara användare med vissa roller får användarnamnsmappar.

Lagra innehåll i användarmappar

Du bör organisera dina användarmappar så att personliga filer och delade filer är enkla att hitta och hantera. Användarmappen är ett bra ställe att spara privata filer och arbetsdokument på. Användarmappen kan även användas som ett arbetsutrymme för grupparbeten. Följande är några exempel på mappar som det kan vara bra att skapa:

  • Privat mapp: Här kan du lägga filer som du håller på och arbetar med och pågående projekt. Den här mappen delas inte med några användare.
  • Gruppmappar: Gruppsamarbetsmappar, som delas med andra gruppmedlemmar, där man kan arbeta på projekt tillsammans.

Ge behörigheter

Användarna bör endast bevilja läsbehörighet till användarnamnsmappen på den högsta nivån. Om du beviljar ytterligare behörigheter till den här mappen är det svårt att hantera och organisera innehållet. Glöm inte att ta bort behörigheter till undermappar eller objekt som ska vara privata om andra användare får läsbehörighet till mappen på den högsta nivån.

Läs mer om behörigheter

Privata och offentliga innehållsytor

Det är användbart att skapa olika mappar för privat innehåll (privata ytor) och mappar som finns tillgängliga för andra användare (offentliga ytor). Med denna metod kan du ha vissa mappar som endast är tillgängliga för dig och där du kan lagra personligt innehåll. En privat mapp kan t.ex. innehålla uppsatser och projekt som de arbetar med, medan en annan kan innehålla professionellt innehåll som de inte är redo att dela, t.ex. cv eller personliga brev för jobbansökningar. Ytterligare behörigheter för dessa personliga mappar ges inte till någon annan, om du inte redigerar behörigheter.

När du är redo att dela ett dokument, kan du kopiera det eller flytta det till en offentlig mapp. Om du arbetar med ett kursdokument kan du välja att skapa utkastet i en personlig mapp och flytta över det till en delad mapp när det är klart. Det möjliggör snabb åtkomst och samarbete för kursmedlemmar.

Skapa privata och offentliga mappar

Du skapar alla filer i Content Collection på samma sätt: genom alternativet Skapa mapp. Behörigheterna som du ger till mapparna avgör om de är privata eller offentliga.

Du kan till exempel skapa en undermapp i en gruppmapp och inte ge andra användare behörighet att se den. I så fall är det en privat mapp eftersom det bara är en person som har åtkomst till den. Om du skapar en annan mapp som du vill dela med gruppen ändar du helt enkelt bara behörigheterna för den så att andra kan se och ändra i den. Det är en offentlig mapp eftersom fler än en har åtkomst till den.

Kom ihåg att alla användare med hanteringsbehörighet kan ge andra utanför gruppen åtkomst till materialet. Tänk även på att mappbehörigheter automatiskt även gäller alla mappar och filer som ligger i mappen. Du vill kanske verifiera att användare inte får obehörig åtkomst till vissa mappar om du ändrar behörigheter till mappen på den högsta nivån.

Ta bort eller flytta material till papperskorgen

Genom att ta bort innehåll kan du få mer ledigt utrymme i Content Collection. Du kan rensa bland dina filer genom att ta bort eller flytta sådant som inte längre behövs till papperskorgen. Det som du tar bort är permanent borttaget medan sådant som flyttats till papperskorgen kan återställas om det behövs.

Om du vill ta bort en fil eller mapp från Content Collection väljer du alternativet Ta bort i filens eller mappens meny. Om du vill flytta filen eller mappen till papperskorgen väljer du Flytta till papperskorg.

Din institution bestämmer om det ska finnas en papperskorg. Om det inte finns någon papperskorg är Ta bort det enda alternativet som finns i filens eller mappens meny.

Beroende på vilken inställning din institution har gjort kan papperskorgen visas i alla användar-, kurs-, organisations- och institutionsmappar i Content Collection. Om du vill återskapa filer eller mappar som tidigare flyttats till papperskorgen markerar du filen eller mappen i fråga och väljer alternativet Återskapa. Filen eller mappen återskapas på den plats som den låg tidigare.