Cyn i chi ychwanegu unrhyw gynnwys at y Casgliad o Gynnwys, dylech gynllunio sut rydych yn bwriadu rheoli'ch cynnwys. Trefnwch gynnwys yn y modd sydd fwyaf addas ar gyfer eich anghenion.
Caiff y Casgliad o Gynnwys ei drefnu mewn strwythur coeden o ffolderi o fewn tabl i fyny at ac yn cynnwys y lefel ardal gynnwys. Mae pob ffolder yn gallu storio ffeiliau ac is-ffolderi. Mae'n bwysig cofio y cynhwysir pob ffolder o fewn ffolderi eraill i fyny at y ffolder (/) gwraidd. Mae meysydd cynnwys, fel Defnyddwyr, Cyrsiau, Sefydliad, a Llyfrgell yn ffolderi'n unig a gedwir o dan y ffolder gwraidd.
Mae ffolder ar gael yn awtomatig i'r defnyddiwr a'i greodd. Os ydych chi am rannu ffolder rydych chi'n ei chreu, rhowch ganiatâd i ddefnyddwyr eraill weld y ffolder a'i chynnwys.
Rhaid i ffolderi a ffeiliau fod ag enwau unigryw os ydynt yn cael eu storio yn yr un lleoliad.
Ffolder ynglŷn â'r defnyddiwr
Y tro cyntaf i ddefnyddiwr ddefnyddio'r Casgliad o Gynnwys, bydd y system yn creu ffolder iddynt. Mae'ch ffolder defnyddiwr yn defnyddio'r un enw â'ch enw defnyddiwr, a gallwch drefnu'r ardal ym mha bynnag fodd y mynnwch.
Eich sefydliad sy'n pennu os roddir ffolderi enw defnyddiwr i bob defnyddiwr neu i ddefnyddwyr gyda rolau penodol yn unig.
Storio cynnwys mewn ffolder defnyddiwr
Argymhellir eich bod yn trefnu'ch ffolder defnyddiwr fel bod hi'n hawdd chwilio a rheoli ffeiliau personol a ffeiliau a rennir. Mae'r ffolder defnyddiwr yn lle da i storio ffeiliau preifat a dogfennau sy'n cael eu datblygu. Gallwch ddewis defnyddio'ch ffolder defnyddiwr fel man gweithio ar gyfer cydweithrediad grŵp. Mae'r canlynol yn rhai enghreifftiau o ffolderi a allai fod yn ddefnyddiol i'w creu:
- Ffolder Preifat: Man gweithio lle allwch storio prosiectau sydd ar y gweill. Ni rennir y ffolder hon ag unrhyw ddefnyddwyr.
- Ffolderi grŵp: Ffolderi cydweithio fel grŵp, a rennir gydag aelodau eraill o'r grŵp, lle gellir gweithio ar brosiectau gyda'i gilydd.
Rhoi caniatâd
Dylai defnyddwyr roi caniatâd darllen yn unig ar y ffolder enw defnyddiwr lefel uchaf. Mae rhoi caniatâd ychwanegol i'r ffolder hon yn ei gwneud yn anodd rheoli a threfnu'r cynnwys. Os rhoddir caniatâd darllen i ddefnyddwyr eraill i'r ffolder lefel uchaf, peidiwch ag anghofio tynnu caniatâd ar gyfer unrhyw is-ffolderi neu eitemau a ddylai aros yn breifat.
Ardaloedd cynnwys preifat yn erbyn ardaloedd cynnwys cyhoeddus
Mae creu ffolderi ar wahân ar gyfer cynnwys personol (lle preifat) a ffolderi sydd ar gael i ddefnyddwyr eraill (lle cyhoeddus) yn ddefnyddiol iawn. Mae'r dull hwn yn eich caniatáu i gael ffolderi penodol ar gael i chi, lle gallwch chi storio cynnwys personol. Er enghraifft, gallai un ffolder bersonol gynnwys papurau a phrosiectau sydd ar waith, tra bod un arall yn cynnwys dogfennau proffesiynol sydd ddim yn barod i'w rhannu, megis CV a llythyron eglurhaol ar gyfer swyddi. Nid oes caniatâd ychwanegol yn cael ei roi ar gyfer y ffolderi personol hyn i unrhyw un arall, oni bai eich bod yn golygu'r gosodiadau caniatâd.
Pan rydych yn barod i rannu dogfen, gallwch ei chopïo neu ei symud i ffolder cyhoeddus. Os ydych chi'n gweithio ar ddogfen cwrs, mae'n bosibl y byddwch chi'n dewis creu'r drafft mewn ffolder bersonol, ac yna ei symud i ffolder a rennir pan fyddwch wedi'i chwblhau. Mae hyn yn caniatáu mynediad a chydweithrediad cyflym i aelodau'r cwrs.
Creu ffolder preifat neu gyhoeddus
Rydych yn creu pob ffolder yn yr un modd yn y Casgliad o Gynnwys, gan ddefnyddio'r opsiwn Creu Ffolder. Mae'r caniatâd a roddir ar y ffolder yn pennu a yw'n breifat neu'n gyhoeddus.
Er enghraifft, gallwch greu is-ffolder mewn ffolder grŵp a pheidio â rhoi caniatâd i ddefnyddwyr eraill ei weld. Ffolder preifat yw hwn gan ei fod ar gael i un person yn unig. Os byddwch yn creu ffolder arall i rannu gyda'r grŵp, newidiwch y caniatâd i ganiatáu i ddefnyddwyr eraill weld neu newid yr eitemau yn y ffolder. Ffolder cyhoeddus yw hwn gan ei fod ar gael i fwy nag un person.
Cofiwch y gall unrhyw ddefnyddiwr gyda chaniatâd rheoli rannu'r eitem gyda chynulleidfa ehangach. Cofiwch hefyd bod y caniatâd ar gyfer y ffolder yn awtomatig yn berthnasol i'r holl eitemau o fewn ffolder. Efallai y byddwch am gadarnhau nad oes gan ddefnyddwyr fynediad heb awdurdod i ffolderi penodol os ydych yn gwneud newidiadau i ganiatadau ffolder lefel uchaf.
Dileu neu ailgylchu cynnwys
Gallwch ail-hawlio lle yn y Casgliad o Gynnwys trwy dynnu eitemau. Gallwch lanhau'ch ffolderi trwy ddileu neu ailgylchu eitemau nad sydd eu hangen bellach. Mae dileu'n weithred barhaol, ond gellir adfer eitemau a ailgylchir os ydych eu hangen.
I ddileu ffeil neu ffolder o'r Casgliad o Gynnwys, dewiswch Dileu o ddewislen yr eitem. Dewiswch Ailgylchu i ailgylchu'r eitem.
Eich sefydliad sy'n pennu a yw'r bin ailgylchu ar gael. Os nad yw ar gael, yr unig opsiwn a welwch yn newislen yr eitem yw Dileu.
Gan ddibynnu ar osodiadau'ch sefydliad, gall y Bin Ailgylchu ymddangos yn y ffolder Defnyddiwr, Cwrs, Mudiad a Sefydliad yn y Casgliad o Gynnwys. I adfer eitem yr ailgylchoch chi'n flaenorol, ewch i'r Bin Ailgylchu, dewiswch yr eitem, a dewiswch Adfer. Bydd yr eitem yn cael ei hadfer i'w lleoliad blaenorol.
