Content Collection innehåller flera verktyg för att dela och söka innehåll. Valmöjligheterna beror på den delade mappens nivå. Exempelvis påverkas sökverktygen som är tillgängliga för användarna efter vilka behörigheter du tilldelar en mapp på den högsta nivån jämfört med en undermapp.

Kom ihåg att behörigheter beviljas för allt innehåll i en mapp när den delas.

Alla mappar jämfört med inskrivna mappar

När användarna öppnar Content Collection visas deras användarmapp och mapparna för de kurser och organisationer de är anmälda till. Du kan växla mellan att visa alla mappar och visa inskrivna mappar för att filtrera visningen mellan mapparna och göra det enklare att hitta innehåll.

Det här alternativet finns i mapparna på högsta nivån:

  • Användare
  • Kurser
  • Organisationer
  • eReserves

Det här verktyget är extra användbart för eReserves bibliotekarier som kan ha behörighet till flera kursmappar i eReserves. Med detta verktyg kan bibliotekarien visa de aktuella mapparna under eReserves-mappen på Content Collection-menyn utan att skriva in sig på kurserna.

Sök mapp

Med alternativet Sök Mapp kan du söka efter mappar på den högsta nivån som du har behörighet till. Om exempelvis en annan användare har gett dig läsbehörighet för deras användarnamnsmapp visas detta i sökningar om du använder Sök mapp. Du kan också lägga till mappen till din Content Collection-meny så blir det enkelt att komma åt mappen regelbundet.

Du kan dela en mapp på högsta nivå med en annan användare och därefter justera behörigheterna till mappens innehåll för att begränsa åtkomsten. Om du exempelvis vill ge en användare läsbehörighet till din användarnamnsmapp men inte dela allt den innehåller, tar du bort läsbehörigheten för det innehåll inuti mappen som användaren inte bör se. Användaren kan fortfarande använda alternativet Sök mapp, men kommer endast att kunna se specifikt innehåll i mappen.

Sök mapp-alternativet kan inte användas för att hitta kapslade mappar.

Söka efter filer och mappar

Med hjälp av sökning kan användarna hitta alla filer och mappar som har delats med dem. När du gör en sökning får du endast upp de filer och mappar som du har behörighet till. Om det finns behörigheter till en kapslad mapp (och inte till mappen på högsta nivån) kan användaren söka efter mappen och lägga till ett bokmärke på den.

Mer information om att söka i Content Collection

Gå till plats

Med hjälp av Gå till plats kan du gå direkt till en specifik mapp som har delats med dig i Content Collection. Detta sparar tid då användarna kan ange sökvägen för att öppna en mapp på samma gång som de lägger till ett bokmärke.

Bokmärken

Bokmärken gör det möjligt att snabbt komma åt innehåll som ofta används utan att man måste gå genom flera mappar. Användarna kan ordna bokmärkena som de vill i mappar och undermappar. Det här verktyget är användbart när du har åtkomst till en kapslad mapp, eftersom verktyget Sök mapp inte returnerar kapslade mappar.

Arbetsflöden

Om en användare ska vidta en åtgärd eller besvara ett objekt kan det vara användbart att bifoga en arbetsflödesmodell med objektet. När du skapar en arbetsflödesmodell väljer du användare att dela objektet med och ger dem behörigheter till detta. Du kan också informera användaren via e-post att objektet har delats med dem och att en arbetsflödesmodell finns bifogad.

Skapa tillträden

Tillträden används för att dela en fil med en användare under en specifik tid. Tillträden är särskilt användbara vid delning av filer med användare som inte har systemkonton. När du skapar ett tillträde väljer du om endast läsbehörighet eller både läs- och skrivbehörighet ska ges till filen med tillträdet. När tillträdets tilldelade tid har gått ut kan användaren inte längre komma åt filen.

För att skapa ett tillträde, markerar du Tillträden från objektets meny. Markera Skapa tillträde och välj inställningar. Markera Skicka när du är klar.

Mer om tillträden

Skapa en portfölj

Med portföljer kan du samla och organisera filer på anpassade webbsidor. Du kan visa upp dessa portföljer till personer och användargrupper utanför dina kurser. Det är viktigt att beakta de valda behörigheterna för filer som länkats i en portfölj. Om en annan användare har behörigheter (förutom läsbehörighet) till en fil som är kopplad till en portfölj kan filen redigeras eller raderas, vilket kan leda till problem för portföljanvändarna.

Mer om portföljer

E-post

Via e-post kan du skicka filer och mappar till specifika användare, en grupp användare eller till andra giltiga e-postadresser från en yta i Content Collection.

Din institution väljer om verktyget ska vara tillgängligt.

  1. I Content Collection fortsätter du till mappen som innehåller de filer eller mappar du vill skicka.
  2. Använd kryssrutorna för att markera objekten och välj sedan E-posta objekt.
  3. Tryck på knappen Till för att välja e-postmeddelandets mottagare:
    • Använd Välj specifika användare för att bläddra efter ett användarnamn. Markera Skicka in för att lägga till dem till mottagarlistan.
    • Använd Välj användargrupp för att välja en grupp. Markera Kurs, Kursgrupp, Organisation eller Organisationsgrupp. Välj en grupp genom att markera de tillämpliga kryssrutorna. Markera Skicka in för att lägga till dem till mottagarlistan.
    • Välj Lägg till e-postadress när du vill skriva in en e-postadress manuellt. Markera Skicka in när du är klar.
  4. Du kan även använda Cc och Bcc och välja vem/vilka som ska få kopior av e-postmeddelandet.
  5. Klicka på Skicka.