Antes de agregar contenido a Content Collection, debe planificar de qué manera lo administrará. Organice el contenido como mejor se ajuste a sus necesidades.

Content Collection está organizada en una estructura de árbol de carpetas anidadas hasta el nivel del área de contenido inclusive. Cada carpeta puede contener archivos y otras subcarpetas. Es importante recordar que todas las carpetas están contenidas en otras carpetas, hasta la carpeta raíz (/). Las áreas de contenido como, por ejemplo, Usuarios, Cursos, Institución y Biblioteca, son sencillamente carpetas almacenadas dentro de la carpeta raíz.

Una carpeta está disponible automáticamente para el usuario que la creó. Si desea compartir una carpeta que crea, otorgue a otros usuarios permiso para ver la carpeta y su contenido.

Las carpetas y los archivos deben tener nombres exclusivos si se almacenan en la misma ubicación.

Acerca de la carpeta de usuario

La primera vez que un usuario ingresa a Content Collection, el sistema crea una carpeta para este. Su carpeta de usuario usa el mismo nombre que su nombre de usuario, y puede organizarla de la manera que desee.

La institución determina si las carpetas de nombre de usuario son para todos los usuarios o solo para los usuarios con roles determinados.

Almacenar contenido en una carpeta de usuario

Se recomienda que organice su carpeta de usuario de modo tal que sea sencillo acceder y administrar los archivos personales y archivos compartidos. La carpeta de usuario es un buen lugar para almacenar archivos privados y documentos que se encuentren en desarrollo. Puede elegir usar su carpeta de usuario como un espacio de trabajo para la colaboración en grupo. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de carpetas que puede resultar útil crear:

  • Carpeta privada: Un área de trabajo donde se almacenan los proyectos en curso. Esta carpeta no se comparte con ningún usuario.
  • Carpetas de grupo: Carpetas de colaboración de grupo, que se comparten con otros miembros del grupo para poder trabajar conjuntamente en los proyectos.

Concesión de permisos

Los usuarios solo deben conceder permiso de lectura sobre la carpeta de nombre de usuario de nivel superior. La concesión de permisos adicionales sobre esta carpeta dificulta la administración y la organización del contenido. Si otorga a otros usuarios permiso de lectura sobre la carpeta de nivel superior, no olvide eliminar los permisos sobre cualquier otra subcarpeta u otros elementos que deban continuar siendo privados.

Más información sobre los permisos

Espacio de contenido privado y espacio de contenido público

La creación de carpetas independientes para contenido personal (espacio privado) y carpetas disponibles para el resto de usuarios (espacio público) es muy útil. Este método le permite tener a su única disposición determinadas carpetas, donde puede almacenar contenido personal. Por ejemplo, una carpeta personal puede contener documentos y proyectos en curso, y otra puede contener material profesional que no esté listo para ser compartido como, por ejemplo, currículos y cartas de presentación para ofertas de empleo. No se otorgan permisos adicionales sobre estas carpetas personales a ningún otro usuario, a menos que usted edite los permisos.

Cuando esté listo para compartir un documento, podrá copiarlo o moverlo a una carpeta pública. Por ejemplo, si está trabajando en un documento de un curso, puede crear el borrador en una carpeta personal y, a continuación, moverlo a una carpeta compartida una vez completado. Esto permite un rápido acceso y colaboración para los miembros del curso.

Crear una carpeta privada o pública

Las carpetas se crean de la misma manera en Content Collection, con la opción Crear carpeta. Los permisos concedidos sobre la carpeta determinan si esta es privada o pública.

Por ejemplo, puede crear una subcarpeta en una carpeta de grupo y no otorgar permisos para que la vean otros usuarios. Esta carpeta es privada porque solo una persona tiene acceso. Si crea otra carpeta para compartir con el grupo, simplemente ajuste los permisos para permitir que otras personas vean o modifiquen los elementos dentro de esta. Esta carpeta es pública porque más de una persona tiene acceso.

Recuerde que cualquier usuario con permisos de administración puede compartir el elemento con otros usuarios. Además, tenga en cuenta que los permisos de la carpeta se aplican automáticamente a todos los elementos dentro de una carpeta. Es posible que desee verificar que los usuarios no tengan acceso no autorizado a ciertas carpetas si realiza modificaciones en los permisos de carpeta de nivel superior.

Eliminar y reciclar contenido

Elimine elementos para liberar espacio de almacenamiento en Content Collection. Para realizar una limpieza de las carpetas, puede eliminar o reciclar elementos que ya no necesita. La eliminación es permanente, pero los elementos reciclados se pueden restaurar si los necesita.

Para eliminar un archivo o una carpeta de Content Collection, seleccione Eliminar del menú del elemento. Seleccione Reciclar para reciclar el elemento.

Su institución determina la disponibilidad de la papelera de reciclaje. Si no se encuentra disponible, solo verá la opción Eliminar en el menú del elemento.

Según la configuración de su institución, la papelera de reciclaje puede aparecer en cada carpeta de usuario, curso, organización o institución en Content Collection. Para restaurar un elemento que había reciclado, diríjase a la papelera de reciclaje, seleccione el elemento y, luego, seleccione Restaurar. Se restaura el elemento a su ubicación anterior.