Fire prinsipper om tilgjengelighet i PowerPoint®

Her er de viktigste faktorene for tilgjengelighet:

  1. Lysbildetitler
  2. Leserekkefølge
  3. Alternativ tekst for bilder
  4. Beskrivende lenker

Last ned denne veiledningen:

Lysbildetitler

Bruk forhåndsdefinerte maler for PowerPoint-lysbilder i stedet for å lage egne maler. Disse malene har lysbildetitler innebygd i strukturen. Lysbildetitler utgjør en overskriftsstruktur for brukere av skjermlesere.

Gå til Hjem-fanen, velg layouter fra Nytt lysbilde- eller Oppsett-menyen, og velg et lysbilde som har en tittel og egnede strukturelle elementer.

Hvis du ikke vil at tittelen skal vises på lysbildet, kan du gjøre følgende:

  • Windows: Velg Ordne-menyen i Tegning-ruten på Hjem-fanen. Velg Valgrute. Velg øyeikonet ved siden av tekstboksen for å gjøre den synlig eller skjult.
  • Mac: Velg Ordne-menyen på Hjem-fanen. Velg Valgrute nederst i menyen. Velg øyeikonet ved siden av tittelen for å gjøre den synlig eller skjult.

Tenk over dette når du legger til lysbildetitler

  • Alle lysbilder bør ha en tittel (enten synlig eller skjult).
  • Bruk unike lysbildetitler for hvert lysbilde. Hvis du har flere lysbilder om samme tema, kan det være lurt å legge til «fortsatt» i slutten av tittelen – eller skjule den.

Leserekkefølge

Leserekkefølgen for lysbilder er som standard rekkefølgen elementene ble lagt til i. Det er ikke sikkert at det er sånn du vil at lysbildet skal leses. Sjekk leserekkefølgen, og endre den ved behov.

  1. Åpne valgpanelet.
    • Windows: Gå til Hjem-fanen og Tegning-ruten, og velg Ordne. Velg Valgrute.
    • Mac: Gå til Hjem-fanen, og velg Ordne. Velg Valgrute.
  2. I valgruten ser du elementene på lysbildet. Opplesning av elementene starter med det nederste elementet i listen og slutter med det øverste. Endre rekkefølgen på elementene.
    • Windows: Bruk pilene til å endre rekkefølge på elementene.
    • Mac: Velg elementene og dra i dem for å endre rekkefølgen de leses opp i. Det vises en blå linje som gjør det lettere å plassere elementene.
  3. Det er ikke sikkert at tekst som legges til i tekstbokser, vises i Disposisjonsvisning. Eventuell slik tekst kan kopieres og limes inn i Disposisjonsvisning.
  4. Til motsetning bør lysbildetitler som har vært skjult, fortsatt vises som tekst i Disposisjonsvisning.

Tenk over dette når du velger leserekkefølge

  • Sørg for at leserekkefølgen er logisk.
  • Malene som følger med PowerPoint, har en forhåndsdefinert leserekkefølge. For lysbilder som opprettes fra tomme lysbilder, må du sannsynligvis angi leserekkefølgen selv.

Alternativ tekst for bilder

Skjermlesere bruker alternativ tekst for å gi brukerne informasjon om bilder.

Du bør først tenke over hva som er formålet med bilder du vil bruke. Hvis du ikke vet hva som er meningen eller formålet med et bilde, bør du la være å bruke det. Da blir det å anse som rot, og det kan bli overveldende for personer med lærevansker. Deretter bør du legge til alt-tekst som klar og konsis og beskriver nøyaktig hva bildet er. Eksempel: alt="bilde av en celle som deles". Hvis bildet er et diagram som formidler mer komplisert informasjon, må du ha med en lang beskrivelse eller inkludere informasjonen i tekstformat.

  1. Formater bildet.
    • Windows: Høyreklikk på bildet, og velg Formater bilde.
    • Mac: Dobbeltklikk på bildet, så Formater bilde-valgene vises.
  2. Velg det tredje Størrelse og egenskaper-ikonet, og åpne Alt-tekst-området.
  3. Skriv inn den samme alternative teksten for bildet i Tittel- og Beskrivelse-feltene. Den alternative teksten bør vise meningen og formålet med bildet og ikke bare være en beskrivelse av hvordan det ser ut.

Tenk over dette når du legger inn ALT-tekst for bilder

  • Du trenger ikke å ta med «bilde av» eller lignende i beskrivelsen.
  • Eventuell tekst i bildet må tas med i den alternative teksten.
  • Hold den alternative teksten kort, og drøft bildet i selve presentasjonen.
  • I PowerPoint må alle bilder ha alternativ tekst – selv om de bare er dekorative.
  • Unngå rot ved å passe på at du ikke bruker for mange bilder.

Beskrivende lenker

Alle lenker bør beskrive hva brukeren kan regne med å finne når han eller hun klikker på dem. Nettadresser anses ikke for å være informative og bør ikke brukes.

  1. Åpne Internett, og finn frem til nettstedet du vil lenke til. Kopier nettadressen.
  2. Uthev teksten på PowerPoint-lysbildet som du vil gjøre om til en beskrivende lenke.
  3. Velg Hyperkobling.
    • Windows: Høyreklikk på teksten, eller gå til Sett inn-fanen og velg Hyperkobling.
    • Mac: Gå til Sett inn-fanen, og velg Hyperkobling.
  4. Skriv eller lim inn nettadressen i Adresse-feltet.
  5. Velg OK.

Tenk over dette når du legger inn beskrivende lenker

  • Lenketeksten bør beskrive hva som åpnes. For eksempel: Startsiden for University of Montana.
  • Hvis du vil ta med nettadresser for brukere som skriver ut lysbildene, bør du plassere nettadressene i parentes ved siden av de beskrivende lenkene, høyreklikke på nettadressene og velge Fjern hyperkobling. Eksempel: Startsiden for University of Montana (http://www.umt.edu)

Tilgjengelighetskontroll

PowerPoint har en innebygd tilgjengelighetskontroll som vanligvis kan avdekke problemer med det som er oppgitt ovenfor. Du kan bruke tilgjengelighetskontrollen ved å velge Fil, Informasjon, Kontroller for problemer, Kontroller for tilgjengelighet. Når dette brukes sammen med Valgrute, blir det lettere å sørge for at PowerPoint-presentasjoner er tilgjengelige. Nyttig informasjon knyttet til Hvorfor løse og Hvordan løse, finnes i Tilleggsinformasjon-delen i Inspeksjonsresultater.

Microsoft® har nylig lagt til en tilgjengelighetskontroll i 2016-versjonen av PowerPoint for Mac. Den er for øyeblikket bare tilgjengelig for brukere av Microsoft Insider Program. Du kan bli med i programmet ved å gå til Hjelp-menyen, velge Se etter oppdateringer og merke av for Bli med i Office Insider-programmet for å få tidlig tilgang til nye utgivelser. Nå kan du gå til Se gjennom-fanen og se om Kontroller tilgjengelighet er tilgjengelig. Hvis ikke kan du prøve å løse problemet ved å gjenta trinnene ovenfor. Du kan åpne Valgrute og Tilgjengelighetskontroll ved siden av hverandre når du går gjennom lysbildene.

Andre tilgjengelighetstips

  • Sørg for at skriften har riktig størrelse.
  • Sørg for at det er nok kontrast mellom teksten og bakgrunnen.
  • Unngå å bruke farger som eneste måte å formidle informasjon på.
  • Det er vanskelig å navigere i PowerPoint-tabeller for personer som bruker hjelpeteknologi. Det kan derfor være lurt å legge tabelldata i en Excel- eller Word-fil som er adskilt fra PowerPoint-filen, eller å legge dataene i et listeformat.
  • Avspillerkontrollene for videoer som er bygd inn i PowerPoint, er for øyeblikket utilgjengelige, så det kan være lurt å legge inn en beskrivende lenke til videoen på YouTube™/Vimeo® eller å gjøre videoen tilgjengelig utenfor PowerPoint-filen. Sørg for at videoen er tekstet.
  • Det bør finnes en transkripsjon for lydfiler.
  • Brukerne kan bruke PowerPoint-filer på forskjellige måter, så du bør gjøre presentasjonen tilgjengelig i PowerPoint-format, ikke PDF-format.

Bidragsyter

Marlene Zentz (Senior Instructional Designer og Accessibility Specialist) |  Aaron Page (Accessibility Specialist) | UMOnline | University of Montana | Missoula, MT, USA

UMOnline logo