Fyra principer för tillgänglighet i PowerPoint®

Huvudprinciperna omfattar:

  1. Bildrubriker
  2. Läsordning
  3. Alternativtext för bilder
  4. Självbeskrivande länkar

Hämta denna handbok:

Bildrubriker

Använd fördefinierade bildmallar i PowerPoint istället för att skapa egna mallar. De fördefinierade mallarna har inbyggda bildrubriker. Bildrubriker ger användare av skärmläsare en rubrikstruktur.

Gå till fliken Start, välj layout via Ny bild- eller Layout-menyerna och välj en bild som innehåller en rubrik och lämplig struktur.

Om du inte vill att rubriken ska visas på bilden kan du göra följande:

  • Windows: Klicka på menyn Ordna i Rita på Start-fliken. Välj Markeringsfönster. Klicka på ögonikonen bredvid textrutan för att visa eller dölja den.
  • Mac: Klicka på menyn Ordna på Start-fliken. Klicka på Markeringsfönstret längst ner i menyn. Klicka på ögonikonen bredvid rubriken för att visa eller dölja den.

Tänk på det här när du lägger till bildrubriker

  • Alla bilder bör ha en synlig eller dold bildrubrik.
  • Använd unika rubriker för varje bild. Om flera bilder handlar om samma ämne kan du lägga till ”fortsättning” i slutet på rubriken eller dölja rubriken.

Läsordning

En bilds läsordning är som standard den ordning i vilken objekt har lagts till. Det är inte säkert att du vill att bilden ska läsas i den ordningen. Kontrollera läsordningen och ändra den om det behövs.

  1. Öppna Markeringsfönstret.
    • Windows: Gå till Start-fliken och klicka på Ordna i Rita. Välj Markeringsfönster.
    • Mac: Gå till Start-fliken och klicka på Ordna. Välj Markeringsfönster.
  2. Markeringsfönstret listar alla bildobjekt. Objekten läses från objektet längst ner till det längst upp i listan. Ändra ordning på objekten.
    • Windows: Använd pilarna för att ändra ordning på objekten.
    • Mac: Klicka och dra objekten för att ändra ordningen. En blå linje som hjälper dig att placera objekten visas.
  3. Det är inte säkert att text i textrutor visas i Dispositionsvyn. Texten kan kopieras och klistras in i Dispositionsvyn.
  4. Däremot ska bildrubriker som har dolts fortfarande visas som text i Dispositionsvyn.

Tänk på det här när du bestämmer läsordning

  • Se till att läsordningen är logisk.
  • PowerPoints egna mallar har en fördefinierad läsordning. För bilder som har skapats från en tom bild behöver du förmodligen manuellt ange läsordning.

Alternativtext för bilder

Skärmläsare använder alternativtext för att ge användare information om bilder.

Först bör du alltid fråga dig vad syftet med en bild är. Om du är osäker på vad bilden betyder eller fyller för funktion – använd den inte! Den kan göra presentationen rörigare och mer svårförståelig för den som har inlärningssvårigheter. Nästa steg är att lägga till alternativtexter som är enkla, kortfattade och anger exakt vad bilden föreställer. Till exempel: alt=”foto av en cell som delar sig”. Om bilden föreställer ett diagram med avancerad information krävs en lång beskrivning eller en textversion av materialet.

  1. Formatera bilden.
    • Windows: Högerklicka på bilden och välj Formatera bild.
    • Mac: Dubbelklicka på bilden så att alternativen för Formatera bild visas.
  2. Klicka på den tredje ikonen Storlek och egenskaper och sedan området Alternativtext.
  3. I fälten Rubrik och Beskrivning anger du samma alternativtext för bilden. Alternativtexten bör ange bildens mening eller syfte, istället för en beskrivning av bilden.

Tänk på det här när du anger alternativtext för bilder

  • Du behöver inte lägga till ”bild av” eller ”foto av” i beskrivningen.
  • All text som finns i bilden måste anges i alternativtexten.
  • Håll alternativtexten kortfattad och diskutera bilden under presentationen.
  • I PowerPoint måste alla bilder ha en alternativtext, även om de bara är dekorativa.
  • Använd inte för många bilder så att det blir rörigt.

Självbeskrivande länkar

Varje länk ska utgöra en beskrivning av det användaren kan förvänta sig att hitta när han eller hon klickar på länken. Webbadresser anses inte vara informativa och bör inte användas som beskrivningar.

  1. Hitta den webbplats som du vill länka till. Kopiera URL:en.
  2. Markera den text som du vill göra till en beskrivande länk på PowerPoint-bilden.
  3. Välj Hyperlänk.
    • Windows: Högerklicka på texten eller gå till fliken Infoga och välj Hyperlänk.
    • Mac: Välj Hyperlänk på fliken Infoga.
  4. Ange eller klistra in URL:en i Adressfältet.
  5. Klicka på OK.

Tänk på det här när du anger självbeskrivande länkar

Tillgänglighetskontroll

PowerPoint har en inbyggd tillgänglighetskontroll som vanligtvis kan upptäcka eventuella problem med objekten ovan. Om du vill använda tillgänglighetskontrollen går du till Arkiv, Info, Felsök, Kontrollera åtkomst. När den används tillsammans med Markeringsfönstret får du större chans att se till att din PowerPoint-presentation är tillgänglig. Nyttig information om varför och hur du åtgärdar problem visas i rutanYtterligare information under Resultat av kontrollen.

Microsoft® har nyligen lagt till en tillgänglighetskontroll i Mac-versionen av PowerPoint 2016. Den finns i nuläget bara tillgänglig för användare av Microsoft Insider Program. Du kan gå med i programmet genom att gå till Hjälp-menyn, klicka på Sök efter uppdateringar och sedan markera rutan Gå med i Office Insider Program för att få tidig tillgång till nya versioner. Gå sedan till fliken Granska för att se om Kontrollera tillgänglighet är tillgängligt. Om funktionen inte är tillgänglig kan du gå igenom stegen ovan igen. Detta bör lösa problemet. Du kan ha både Markeringsfönstret och tillgänglighetskontrollen öppna när du granskar dina bilder.

Andra tips för tillgänglighet

  • Se till att texten är tillräckligt stor.
  • Ha tillräcklig kontrast mellan text och bakgrund.
  • Använd inte färg som det enda sättet att förmedla information.
  • Det är svårt att navigera i PowerPoint-tabeller för användare med hjälpmedel. Du kan tillhandahålla tabelldata i en separat Excel- eller Word-fil eller tillhandahålla data i en lista.
  • Spelarkontroller för inbäddade videor är inte tillgängliga i PowerPoint. Du kan lägga till en självbeskrivande länk till videon på YouTube™/Vimeo® eller tillhandahålla videofilen utanför PowerPoint-presentationen. Se till att videon är textad.
  • Ljudfiler bör innehålla en transkription.
  • Användare kan interagera med PowerPoint-filer på olika sätt. Du kan därför tillhandahålla själva PowerPoint-filen istället för en PDF-fil för att möjliggöra användning av dessa olika metoder.

Medskapare

Marlene Zentz (Överordnad instruktionsdesigner och tillgänglighetsspecialist) |  Aaron Page (Tillgänglighetsspecialist) | UMOnline | University of Montana | Missoula, Montana

UMOnline logo