Aanbevolen procedure: Enterprise-enquêtes ontwerpen

De scenario's in dit onderwerp zijn niet uitputtend en ze zijn evenmin bedoeld als een vervanging van de technieken of filosofieën die door uw instelling worden gebruikt om enquêtegegevens te verzamelen. Het zijn suggesties om tot een optimale ervaring te komen bij het verzamelen van enquêtegegevens en gegevens voor indirecte beoordeling.

De instellingshiërarchie in relatie tot beoordeling en het verzamelen van gegevens met de tool Enterprise-toetsen

De instellingshiërarchie voor Community Engagement, beschikbaar voor instellingen met een licentie voor de module Community Engagement, is een gebruikersinterface voor het beheer van hiërarchieën. Met deze interface kunnen beheerders binnen Blackboard Learn een raamwerk met verschillende niveaus creëren, dat een afspiegeling vormt van de faculteiten, scholen, afdelingen, niet-academische eenheden en andere speciale populaties. Hoewel de instellingshiërarchie voor Community Engagement in eerste instantie is ontworpen als een middel om beheertaken te delegeren aan andere gebruikers, kan de hiërarchie ook worden ingericht om beoordelingen uit te voeren en enquêtegegevens te verzamelen.

Bij het ontwerpen van de hiërarchie is het verstandig ook rekening te houden met beoordelingsprocessen: Bepaalde beoordelingsprocessen lijken veel op de structuur traditionele instelling > opleiding/school > afdeling, waar andere processen zijn gemaakt voor meer dan traditionele afdelingen en zijn gericht op niet-academische studentencohorten (bijvoorbeeld Bibliotheek, Grieks leven, Programma's voor eerstejaars, Academische proefperiode, Diensten voor studenten met een beperking, Hoofdvak Geschiedenis voor eerstejaars, PhD-kandidaten, enzovoort). Als bij het ontwerpen van een instellingshiërarchie voor beoordelingsdoeleinden de traditionele structuur van een instelling wordt losgelaten, kan een instelling gegevens verzamelen die traditioneel niet beschikbaar zijn.

Een enquête ontwerpen voor gebruik op de lange termijn en longitudinale analyse

Enquêtes gemaakt binnen de tool Enterprise-toetsen zijn bedoeld voor gebruik op de lange termijn en voor herhaalde implementatie in verschillende semesters. Enquête-instrumenten worden onafhankelijk van reactieperioden gemaakt. Als binnen de instelling een enquête wordt samengesteld, houd dan speciaal rekening met het langetermijngebruik van de enquête. Gaat deze enquête worden gebruikt voor verschillende reactieperioden (semesters of datumbereiken)? Stellen we de juiste vragen? Zijn dit de gegevens die we voor een langere periode willen vastleggen?

Enquêtes kunnen herhaaldelijk worden ingezet om responsgegevens te verzamelen en te vergelijken, via de aangeboden tool Resultaten analyseren of door de gegevens te exporteren. Met deze voorziening kunnen instellingen gedurende lange perioden longitudinale analyse van hetzelfde enquête-instrument uitvoeren door meerdere reactieperioden te selecteren terwijl de gegevens worden geanalyseerd of gedownload. Als de enquêtes specifiek zijn bedoeld voor cursusevaluatie, kunnen faculteitsmedewerkers ook voor meerdere reactieperioden de tevredenheid van studenten rapporteren en traceren om de tevredenheid van studenten te meten en feedback te verzamelen voor hun specifieke cursussen.

Het implementeren van enquêtes voor meerdere reactieperioden is vooral handig voor analyse van responsgegevens op de lange termijn, inclusief cursusevaluatie, studententevredenheid, het gebruik van services, verbeteringsinitiatieven en andere indirecte beoordelingsprocessen.

Gegevens kwantificeren door punten toe te wijzen aan reacties

Bij het ontwerpen van de inhoud van een enquête, kan een instelling ervoor kiezen numerieke puntwaarden toe te wijzen aan elk antwoord. Deze punten dragen bij aan een numerieke beoordeling voor elk antwoord. Wanneer punten worden gekoppeld aan antwoorden, wordt het berekende gemiddelde antwoord op de vraag opgenomen in het analyserapport.

Beoordelingen worden aangegeven met een omhoog wijzende groene pijl voor overwegend positieve reacties, een naar twee kanten wijzende gele pijl voor neutrale reacties en een omlaag wijzende rode pijl voor overwegend negatieve reacties. Het analyserapport bevat ook een totaal voor de gemiddelde reactie op de vraag.

Versiebeheer voor enquête-instrumenten en longitudinale rapportage

Nadat een enquête is geïmplementeerd en er gegevens zijn verzameld, kan de enquête niet meer worden aangepast. Het niet meer kunnen wijzigen van een geïmplementeerde enquête heeft te maken met 'best practices' en psychometrische principes die voorschrijven dat vragen niet meer mogen worden gewijzigd nadat een respondent de enquête heeft ingeleverd. Het is echter wel mogelijk om een enquête te kopiëren, deze aan te passen en vervolgens een reactieperiode te bepalen voor de bijgewerkte enquête. Resultaatgegevens voor elke enquête kunnen worden geanalyseerd met de meegeleverde tool Resultaten analyseren of kunnen worden geëxporteerd en bewerkt in een extern programma zoals SPSS, SAS of Microsoft Excel. Met deze voorziening beschikken instellingen over een proces om de evolutie van een enquête-instrument in de tijd te volgen en tegelijkertijd gegevens te vergelijken tussen meerdere instrumenten.

Als je een enquête wilt kopiëren, open je het menu van de te kopiëren enquête en selecteer je Kopiëren. Het enquête-instrument wordt gedupliceerd, waarna je het nieuwe instrument kunt bewerken en implementeren in een nieuwe reactieperiode.

Enquêtes implementeren met unieke responssecties per afdeling

De eigenaar van een enquête kan de enquête implementeren naar een bepaald knooppunt in de instellingshiërarchie voor Community Engagement om alleen reacties vast te leggen die specifiek zijn voor die business unit (knooppunt) binnen de instelling Er worden geen responsgegevens vastgelegd voor een business unit tenzij de enquête wordt geïmplementeerd naar die specifieke business unit. Met de tool Enterprise-toetsen worden gegevens verzameld die specifiek zijn voor de business unit waarin de enquête is geïmplementeerd. Bijvoorbeeld:

De faculteit Bedrijfskunde wil aan het einde van het semester een evaluatie uitvoeren en daarbij per afdeling specifieke gemiddelden verzamelen voor accreditatie- en rapportagedoeleinden. Gebruikers van Blackboard Learn zijn gekoppeld aan de business unit Bedrijfskunde en aan hun specifieke academische vakken (Marketing, Finance, Accountancy, Reizen en toerisme, Economie, Management, Human Resources, enzovoort). Als de enquête wordt geïmplementeerd naar de business unit Bedrijfskunde, worden er geen gegevens vastgelegd voor de onderliggende business units. Het is belangrijk om de enquête te implementeren naar het meest granulaire detailniveau dat nodig is om gegevens van specifieke business units te verzamelen; in dit geval de afdelingen. Als de enquête alleen bedoeld zou zijn om gegevens te verzamelen voor de overkoepelende business unit Bedrijfskunde, zou een implementatie in Bedrijfskunde afdoende zijn. In deze situatie wordt echter de voorkeur gegeven aan het meer granulaire niveau van enquête-implementatie om afdelingsspecifieke academische gegevens vast te leggen.

Anonieme enquêtes verzenden en achteraf demografische gegevens verzamelen

Met de tool Enterprise-toetsen kan de eigenaar of beheerder van enquête gegevens anoniem verzamelen. Als er anoniem resultaten worden verzameld, worden er geen persoonsgegevens vastgelegd wanneer een respondent een enquête verstuurt. Als demografische gegevens relevant zijn voor de indirecte beoordelingsprocessen van de instelling, stel je de reactietermijn niet in op Anonieme antwoorden accepteren bij het maken van een reactietermijn.

Persoonsgegevens die worden vastgelegd in de reactietermijn voor een enquête van de tool Enterprise-toetsen zijn gebruikersnaam, voornaam, achternaam, geslacht en e-mailadres.

Als antwoorden worden verzameld en de respondenten bekend zijn, kunnen de antwoordgegevens worden geëxporteerd naar een CSV-bestand en worden bekeken in een extern programma voor gegevensmanipulatie zoals Microsoft Excel, SAS of SPSS. De gegevens kunnen dan ook worden gekoppeld aan het studenteninformatiesysteem (SIS) voor het toevoegen van andere demografische gegevens zoals het cijfergemiddelde, doctoraalprogramma, major, enzovoort.

Enquêtes implementeren in cursussen met meerdere cursusleiders

Er zijn heel veel situaties waarin een cursus wordt gegeven door docenten van verschillende faculteiten. Met de tool Enterprise-toetsen worden responsgegevens voor een specifieke cursussectie verzameld en niet voor een specifieke gebruikersrol.

Wanneer enquêtes worden geïmplementeerd naar secties waarvoor meerdere cursusleiders verantwoordelijk zijn, is het mogelijk om voor elke cursusleider gegevens te verzamelen door een enquête te maken die specifiek is voor deze secties en waarin voor elke cursusleider een pagina is opgenomen met vragen die studenten over hem of haar moeten beantwoorden. Studenten moeten de opdracht krijgen alle pagina's met vragen voor cursusleiders in de cursus door te nemen.

Geef de resultaten van de enquête niet vrij in de cursussectie. In plaats van geautomatiseerde rapportage te gebruiken, moet u de gegevens downloaden, de relevante gegevens per cursusleider uitfilteren en het resultaat per e-mail of via het Content Management-systeem versturen naar de afzonderlijke cursusleiders.

Resultaten en rapporten beschikbaar stellen aan cursusleiders

Wanneer de eigenaar of beheerder van een enquête een reactietermijn definieert, is het mogelijk om de datum en tijd in te stellen waarop de resultaten worden vrijgegeven aan de cursusleiders via hun Learn-cursussen, maar uiteraard alleen als de resultaten voor alle cursusleiders beschikbaar moeten zijn.

Als de eigenaar van een enquête opties instelt voor de periode waarin de enquête wordt weergegeven, kan hij of zij ook aangeven wanneer resultaten worden vrijgegeven aan faculteitsleden. De optie voor het vrijgeven van enquêtes is standaard uitgeschakeld. Als je resultaten wilt vrijgeven, schakel je het selectievakje naast Enquêteresultaten vrijgeven in en stel je een datum en tijd in waarop je de resultaten wilt vrijgeven. De resultaten kunnen direct worden vrijgegeven, zodat cursusleiders de resultaten kunnen zien nadat de gegevens 's nachts zijn verwerkt, of op een later tijdstip wanneer de reactietermijn voor de enquête is verstreken (via de instelling Weergeven na). Eigenaren van een enquête kunnen ook instellen dat de resultaten alleen voor een bepaalde tijd toegankelijk zijn. Door de instelling Weergeven tot te gebruiken, zijn resultaten alleen in het Learn-cursusgedeelte in het bijbehorende venster beschikbaar voor inzage. In de onderstaande afbeelding sluit de enquête op 15 mei 2013 om 23:59 uur. De resultaten worden vervolgens op 16 mei 2013 om 4:00 uur beschikbaar gesteld voor controle door cursusleiders van de getoetste cursusonderdelen. De resultaten zijn na die laatste datum en tijd niet meer beschikbaar.

Het vrijgeven van resultaten terwijl de enquête nog niet is gesloten, stelt de faculteit in staat te zien hoe de resultaten evolueren gedurende het verstrijken van de reactietermijn. Daarnaast kan het aantal respondenten voor een bepaalde cursussectie worden vastgesteld, wat handig is om indien nodig actie te ondernemen. De cursusleider kan studenten dan bijvoorbeeld een herinnering sturen voor de enquête om zo de respons te vergroten. Ook kan de cursusleider de resultaten zo in de tijd monitoren.

De instelling Enquêteresultaten vrijgeven kan indien nodig worden bijgewerkt, zelfs als de enquête al is verstuurd. Dit is vooral handig wanneer een gebruiker op enig moment in de toekomst de resultaten moet kunnen raadplegen of als de instellingen onjuist zijn. Studenten hebben geen toegang tot enquêteresultaten. De optie om enquêteresultaten voorwaardelijk vrij te geven is alleen beschikbaar als de enquête is verzonden naar gebruikers die zijn ingeschreven voor cursussen en organisaties.

De respons van studenten verbeteren

Een van de belangrijkste uitdagingen bij het verzamelen van gegevens voor enquêtes is de respons van studenten en andere respondenten. De tool Enterprise-toetsen biedt verschillende functies om het responspercentage te verhogen: melding van enquêtes via berichten in het algemene navigatiemenu, aankondigingen in cursussecties en per e-mail. Bovendien zijn enquêtes gemaakt met Enterprise-toetsen geschikt voor weergave op mobiele apparaten. De eigenaar of beheerder van een enquête kan ook automatisch herinneringen laten versturen naar gebruikers. Deze herinneringen worden uiteraard alleen gestuurd naar mensen die de enquête nog niet hebben ingevuld. Herinneringen kunnen worden verstuurd volgens een bepaald interval van uren, dagen, weken of maanden. Het is ook mogelijk om op een bepaalde datum en tijd een herinnering te versturen.

Een herinnering kan worden aangepast met variabele velden om de student verder te informeren over het doel van de enquête. Als je meer wilt weten over het bewerken van herinneringen, raadpleeg je het onderwerp Reactieperioden maken in deze sectie.

Herinneringen worden alleen gestuurd naar mensen die de enquête nog niet hebben ingevuld.

Enquêteresultaten beschikbaar stellen aan andere gebruikers

Het kan voorkomen dat andere gebruikers dan de eigenaar of beheerder van de enquête toegang moeten hebben tot enquêtegegevens omdat ze rapporten moeten uitvoeren voor een bepaalde set cursussen of voor een bepaalde business unit binnen een instelling. In plaats van voor elke business unit afzonderlijke enquêtes te maken, kan de eigenaar of beheerder van de enquête specifieke gebruikers toevoegen als eigenaar van de enquête. De op deze manier toegevoegde gebruikers hebben toegang tot de enquêtegegevens. Alle eigenaren kunnen voor de enquête als geheel gegevens exporteren of resultaten analyseren voor hun specifieke business unit.

Dit proces is met name handig wanneer meerdere gebruikers toegang moeten hebben tot gegevens voor het evalueren van een programma, planning, het meten van de tevredenheid van studenten, accreditatie of andere niet-academische processen zoals de rapportage van enquêtes verzameld voor een eerstejaarsprogramma of bibliotheekdiensten.

Een eigenaar van een enquête toevoegen

  1. Meld u aan bij Blackboard als de beheerder of eigenaar van de enquête waarvoor u extra eigenaren wilt toevoegen.
  2. Selecteer Enterprise-toetsen in het menu Tools op de portaalpagina of in het configuratiescherm voor systeembeheer.

Clients met een licentie voor Outcomes-toetsing kunnen Enterprise-toetsen ook weergeven via het overzicht van Outcomes-toetsing.

  1. Selecteer het menu van de enquête waaraan je een of meer eigenaren wilt toevoegen en selecteer Eigenaar van enquête toevoegen.
  2. Selecteer Eigenaar toevoegen om de gewenste gebruikers te zoeken en te selecteren
  3. Selecteer Verzenden.

Suggesties voor het gebruik van geëxporteerde inzendingsgegevens

Responsgegevens verzameld met de tool Enterprise-toetsen kunt u exporteren en vervolgens manipuleren in een extern programma voor gegevensbeheer zoals Microsoft Excel, SPSS of SAS. Geëxporteerde gegevens kunnen worden gemanipuleerd en gebruikt voor allerlei rapportagedoeleinden binnen de instelling, zoals:

  • Het uitvoeren van maatwerkrapporten voor een bepaald programma en/of academische eenheid.
  • Het koppelen van gegevens aan het studenteninformatiesysteem om resultaten te vergelijken op basis van andere demografische gegevens zoals major, cijfergemiddelde, doctoraalprogramma of studiefinanciering.
  • Het beschikbaar stellen van gegevens en rapporten aan externe belanghebbenden in het kader van accreditatie van de instelling of een programma, programmabeoordeling, strategische planning en andere, vergelijkbare processen.
  • Het koppelen van puntwaarden aan antwoorden om kwantificeerbare responsgegevens te verkrijgen via gewogen antwoorden in plaats van kwalitatieve gegevens via een eenvoudige telling van antwoorden.
  • Het beschikbaar stellen van gegevens aan studenten via een opgeschoonde en doorzoekbare database als een manier om de tevredenheid van oud-studenten ten aanzien van de faculteit te meten om de ontwikkeling en waargenomen kwaliteit nog verder te verbeteren.

Blackboard stelt het op prijs als gebruikers van de tool Enterprise-toetsen willen vertellen hoe ze geëxporteerde gegevens binnen hun instelling gebruiken voor bovengenoemde of andere processen.