Veel cursusleiders die klassikale en gemengde cursussen geven, laten aanwezigheidsgegevens meetellen bij het bepalen van het totaalcijfer van hun studenten. Daarnaast zijn er ook instellingen en programma's die een aanwezigheidsbeleid hanteren en die eisen dat cursusleiders bijhouden hoeveel bijeenkomsten studenten hebben gemist.

Cursusleiders en instellingen gebruiken aanwezigheidsgegevens ook voor deze doeleinden:

  • Internationale studenten met een visum moeten mogelijk aanwezigheidsgegevens overleggen om dit visum te behouden.
  • Instellingen moeten mogelijk kunnen aantonen dat ze klassikale lesgeven om in aanmerking te komen voor financiering of accreditatie.
  • Veel instellingen en cursusleiders gebruiken aanwezigheid als een hulpmiddel om uitval van studenten te voorkomen.

Je kunt per cursusbijeenkomst aangeven of een student aanwezig is, te laat, afwezig of met geldige reden afwezig. De aanwezigheidsgegevens voor elke student staan in een aparte kolom naast andere cijfers. Op de pagina Aanwezigheid worden profielfoto's weergegeven, zodat je studenten eenvoudig kunt herkennen.

Je kunt aanwezigheid op dezelfde manier gebruiken bij het berekenen van cijfers als een cijferkolom voor een opdracht.

Aanwezigheidsgegevens bekijken

Configuratiescherm > Cursustools > Aanwezigheid

Wanneer je de aanwezigheidsfunctie voor het eerst gebruikt, kun je aangeven of je de functie wilt inschakelen voor Grade Center. Selecteer op de pagina Aanwezigheid de optie Aanwezigheid toevoegen om het venster Instellingen te openen.

Je kunt de standaardinstellingen wijzigen voor de weergave van cijfers en voor Te laat in het cijfertoekenningsschema. De percentages voor Aanwezig en Afwezig kun je op dit moment niet wijzigen. Sla de instellingen op of sluit het venster als je geen wijzigingen wilt doorvoeren. Er wordt een aanwezigheidskolom weergegeven in Grade Center, maar je markeert de aanwezigheid via Configuratiescherm > Cursustools > Aanwezigheid.

Je kunt het schema op ieder moment wijzigen in het deelvenster Instellingen. Daarna moet je de instellingen opslaan en de pagina vernieuwen. Het nieuwe schema wordt nu gebruikt voor de cijferballen op de pagina Aanwezigheid in de weergave Totaal.


ULTRA: de tool Aanwezigheid openen

Ziet er niet bekend uit? Ga naar de Help van de originele ervaring voor informatie over het openen van de tool Aanwezigheid.

Selecteer op de pagina Cursusinhoud de optie Markeer aanwezigheid in het deelvenster Details en acties.

Wanneer je de aanwezigheidsfunctie voor het eerst gebruikt, kun je aangeven of je de functie wilt inschakelen voor de cijferlijst. Selecteer op de pagina Aanwezigheid de optie Aanwezigheid toevoegen om het venster Instellingen te openen.

Je kunt de standaardinstellingen wijzigen voor de weergave van cijfers en voor Te laat in het cijfertoekenningsschema. De percentages voor Aanwezig en Afwezig kun je op dit moment niet wijzigen. Sla de instellingen op of sluit het venster als je geen wijzigingen wilt doorvoeren. Er wordt een kolom Aanwezigheid toegevoegd aan de cijferlijst.

Je kunt het schema op ieder moment wijzigen in het deelvenster Instellingen. Daarna moet je de instellingen opslaan en de pagina vernieuwen. Het nieuwe schema wordt nu gebruikt voor de cijferballen op de pagina Aanwezigheid in de weergave Totaal.

Aanwezigheid toevoegen vanuit de cijferlijst

Selecteer Aanwezigheid toevoegen. in een nieuwe cursus waarvoor geen cijfers zijn toegevoegd aan de cijferlijst.

Je kunt de functie toevoegen als er andere cijfers bestaan. In de rasterweergave kun je een kolom voor aanwezigheid toevoegen naast een bestaande kolom. Selecteer het plusteken om het menu te openen en selecteer Aanwezigheid toevoegen. In de lijstweergave selecteer je het plusteken op de plek waar je de tool Aanwezigheid wilt toevoegen en selecteer je vervolgens Aanwezigheid toevoegen.

Nadat je de aanwezigheidsfunctie hebt toegevoegd, wordt de optie om de functie toe te voegen niet meer weergegeven.

Aanwezigheid verwijderen

In de Ultra-cijferlijst kun je de aanwezigheidsfunctie verwijderen als er geen aanwezigheidsrecords bestaan. Selecteer in de rasterweergave de kolomkop Aanwezigheid om het menu weer te geven en selecteer Verwijderen. In de lijstweergave geef je het menu van de aanwezigheidsrij weer om Verwijderen te selecteren.

Overzicht van de pagina Aanwezigheid

Wanneer je de tool Aanwezigheid opent, zie je standaard de weergave Bijeenkomst voor de huidige dag, zelfs als je nog niet klaar bent met het markeren van een vorige bijeenkomst. In de weergave Totaal kun je verschillende bijeenkomsten bekijken en de algehele statistieken voor de cursus zien. Je kunt vanuit beide weergaven de aanwezigheid markeren of bewerken.

De weergave Bijeenkomst

In de weergave Bijeenkomst kun je de aanwezigheid van studenten markeren. Je kunt ook het menu in het vakje van een status gebruiken om alle studenten als aanwezig of afwezig te markeren. Vervolgens kun je de status van afzonderlijke studenten aanpassen of alle markeringen wissen. Je wijzigingen worden trouwens automatisch opgeslagen.

Als je de aanwezigheid van studenten markeert, worden hun aanwezigheidscijfers automatisch aangepast. Als je de aanwezigheid van studenten wijzigt of markeringen verwijdert, zien studenten de wijzigingen meteen.

De weergave Bijeenkomst is de enige weergave die geschikt is voor kleine apparaten.

Selecteer de kop van de datumkolom om het menu weer te geven en deze acties uit te voeren:

  • Alle markering voor een bijeenkomst wissen
  • Voor alle studenten een andere status kiezen
  • De bijeenkomst uitsluiten
  • De bijeenkomst bewerken
  • De bijeenkomst verwijderen

Als je alle studenten dezelfde status geeft en je deze status wilt aanpassen, moet je bevestigen dat je de status wilt overschrijven.

Statuswaarden

  • Aanwezig: ingesteld op 100%. Je kunt het percentage op dit moment niet wijzigen.
  • Te laat: de standaardwaarde is 50%. Je kunt het percentage aanpassen in het venster Instellingen.
  • Afwezig: ingesteld op 0%. Je kunt het percentage op dit moment niet wijzigen.
  • Afwezig met kennisgeving: Telt mee als Aanwezig bij het bepalen van de totale score. Afwezig met kennisgeving heeft geen negatieve invloed op het totale aanwezigheidscijfer van een student. De cijferbal geeft een lege waarde (--) aan.

De scores in de weergave Bijeenkomst zijn altijd percentages, ongeacht het schema dat is gekozen in het venster Instellingen. Aangezien de weergave Bijeenkomst maar één status toont, zie je het percentage omdat dit het gewicht is van die ene status.

Gebruik de pijlen Vorige bijeenkomst en Volgende bijeenkomst om tussen bijeenkomsten te navigeren.

Selecteer de namen van studenten om een overzicht te zien van hun aanwezigheidsgegevens. Je kunt dan bijvoorbeeld zien hoeveel bijeenkomsten elke student heeft gemist. Voor elke student wordt ook de totale score weergegeven met het schema dat je hebt gekozen in het venster Instellingen. Deze weergave is alleen-lezen.

In de Ultra-cursusweergave zie je een pictogram naast studenten waarvoor speciale maatregelen gelden.

De weergave Totaal

In de weergave Totaal kun je aanwezigheid markeren, de aanwezigheidsgeschiedenis en statistieken van bijeenkomsten bekijken, en nieuwe bijeenkomsten maken.

Als je de aanwezigheid van studenten markeert, worden hun aanwezigheidscijfers automatisch aangepast. Als je de aanwezigheid van studenten wijzigt of markeringen verwijdert, zien studenten de wijzigingen meteen.

De meest recente bijeenkomst die je moet markeren, wordt aan de rechterkant van het scherm weergegeven. De kolom is paars totdat je de aanwezigheid van alle studenten hebt gemarkeerd.

Je kunt het menu in een kolomkop gebruiken om alle studenten als aanwezig of afwezig te markeren. Vervolgens kun je indien nodig de status van afzonderlijke studenten wijzigen. Je wijzigingen worden trouwens automatisch opgeslagen.

Als je alle studenten dezelfde status geeft en je deze status wilt aanpassen, moet je bevestigen dat je de status wilt overschrijven.

In de Ultra-cursusweergave zie je een pictogram naast studenten waarvoor speciale maatregelen gelden.

Cijferbal voor studenten

De cijferbal voor een student bevat het totale aanwezigheidscijfer met het schema dat je hebt gekozen in het venster Instellingen, zoals A+ in plaats van 100. Selecteer de namen van studenten om een overzicht te zien van hun aanwezigheidsgegevens. Je kunt dan bijvoorbeeld zien hoeveel bijeenkomsten elke student heeft gemist. Deze weergave is alleen-lezen. Als je de aanwezigheid van studenten wijzigt of markeringen verwijdert, zien studenten meteen de nieuwe totaalscore.

Overzicht van aanwezigheid

De weergave Totaal bevat statistieken van de aanwezigheid van studenten bij cursussen. Het gaat om deze statistieken:

  • Cursusgemiddelde weergegeven in de cijferbal
  • Perfecte aanwezigheid
  • Gemiddelde of bovengemiddelde aanwezigheid: inclusief studenten met perfecte aanwezigheid
  • Lager dan gemiddelde aanwezigheid

Als een student alleen afwezig is geweest met kennisgeving, helemaal geen aanwezigheidsgegevens heeft of is verwijderd uit de cursus, wordt de aanwezigheid van de student niet opgenomen in de cursusstatistieken. Het aantal studenten dat voor elke afzonderlijke categorie statistische gegevens wordt vermeld, hoeft niet overeen te komen met het totale aantal deelnemers aan de cursus.

Als voor elke student aanwezigheidsgegevens zijn vastgelegd, moeten de cijfers voor gemiddeld/bovengemiddeld en lager dan gemiddeld overeenkomen met het aantal deelnemers aan de cursus.

Informatie over niet-beschikbare studenten is alleen-lezen en hun vorige aanwezigheidscijfers worden niet opgenomen in de cursusstatistieken.

Een video over het markeren van aanwezigheid bekijken


Een bijeenkomst bewerken

Selecteer de kop van de datumkolom om het menu weer te geven en selecteer Bijeenkomst bewerken. Je kunt een nieuwe datum kiezen in de kalender die verschijnt. Als je de datum van een bijeenkomst wijzigt of Naar vandaag selecteert, worden alle bijeenkomsten chronologisch gesorteerd wanneer je de pagina Aanwezigheid sluit en weer opent.

Je kunt een datum in de toekomst kiezen voor de bijeenkomst. Als er een of meer bijeenkomsten in de toekomst staan gepland, wordt de weergave Bijeenkomst nog steeds geopend met de meest recente bijeenkomst op het tabblad Vandaag.


Een bijeenkomst toevoegen of verwijderen

In de weergave Totaal kun je een bijeenkomst toevoegen als je bij elkaar bent gekomen op een moment buiten het vastgestelde cursusschema. Je kunt een bijeenkomst ook verwijderen als die niet is doorgegaan.

Een bijeenkomst toevoegen

In de weergave Totaal kun je meer dan een bijeenkomst toevoegen voor aanwezigheid op een dag. Als je bijvoorbeeld na de reguliere cursusbijeenkomst met je cursisten op excursie bent geweest, kun je een bijeenkomst toevoegen en markeren wie er aanwezig was. Selecteer het plusteken naast de datum van een bestaande bijeenkomst om een nieuwe bijeenkomst toe te voegen.

Een bijeenkomst verwijderen

Je kunt een bijeenkomst in beide weergaven verwijderen, maar er moet altijd ten minste één bijeenkomst over blijven. Je kunt namelijk geen lege pagina Aanwezigheid hebben. Als je maar één bijeenkomst hebt en deze verwijdert, wordt deze vervangen door een nieuwe bijeenkomst op het tabblad Vandaag.

De aanwezigheidscijfers van studenten worden bijgewerkt als je een bijeenkomst verwijdert.

Selecteer in de weergave Bijeenkomst de kop van de datumkolom om het menu weer te geven en selecteer Bijeenkomst verwijderen.

Selecteer in de weergave Totaal de kop van een datumkolom om het menu weer te geven en selecteer Bijeenkomst verwijderen.


Een bijeenkomst uitsluiten

In de weergave Bijeenkomst of Totaal kun je een bijeenkomst uitsluiten als hiervoor geen aanwezigheidsregistratie meer nodig is. De aanwezigheidscijfers van de studenten worden dan bijgewerkt, zelfs als je voor sommige of alle studenten aanwezigheid (of afwezigheid) hebt gemarkeerd. Je kunt de uitsluiting in beide weergaven weer ongedaan maken.

Wanneer je een bijeenkomst uitsluit, bevat het menu in de kolomkop van die bijeenkomst geen opties meer om alle studenten aanwezig of afwezig te markeren. Bovendien wordt de menuoptie Bijeenkomst uitsluiten vervangen door Uitsluiting wissen.

Kolommen van een uitgesloten bijeenkomst worden grijs weergegeven en alle menu's van rastercellen zijn uitgeschakeld. Voor alle studenten zonder een markering wordt een lege waarde (--) weergegeven. Als je studenten hebt gemarkeerd met een status, blijven die statuswaarden behouden, maar zijn ze allee-lezen en kun je ze niet wijzigen.

Op kleinere apparaten kun je de aanwezigheid alleen bekijken in de weergave Bijeenkomst. Wanneer je een bijeenkomst uitsluit, zijn de statusopties pas weer zichtbaar als je de uitsluiting verwijdert.

Aanwezigheid bekijken in Grade Center

Ziet er niet bekend uit? Ga naar de Help van de Ultra-ervaring voor informatie over het bekijken van de aanwezigheid in de cijferlijst.

Je kunt de aanwezigheid bekijken in Grade Center, maar het is niet mogelijk om daar aanwezigheid te markeren. De cumulatieve aanwezigheidsscores van studenten worden altijd weergegeven ten opzichte van 100 punten. Je kunt de kolom Aanwezigheid niet verwijderen, maar wel verbergen.

De aanwezigheidskolom wordt automatisch toegevoegd aan de categorie Aanwezigheid. Je kunt de categorie wijzigen op de pagina Kolom bewerken.

Je kunt de kolom bewerken met bijna alle bewerkingen die ook beschikbaar zijn voor andere kolommen. Zo kun je een weergavenaam toevoegen en de instellingen wijzigen, zoals Primaire weergave en aanwezigheid gebruiken in berekeningen.

Meer informatie over het berekenen van cijfers

Geef het menu van een cel weer en selecteer Gebruikersactiviteit beoordelen om een overzicht te bekijken van de aanwezigheidsgegevens van een student.

Je kunt dan bijvoorbeeld zien hoeveel bijeenkomsten de student heeft gemist. Voor elke student wordt ook de totale score weergegeven met het schema dat je hebt gekozen in het venster Instellingen van de tool Aanwezigheid. Deze weergave is alleen-lezen. Selecteer onder aan het scherm Terug naar Grade Center om terug te gaan naar het raster.

Hoewel je de cijfers voor de totale aanwezigheid van studenten kunt aanpassen vanuit hun cijfercellen in Grade Center, worden er geen wijzigingen weergegeven voor bijeenkomsten die je al hebt gemarkeerd. Stel dat een student bij alle bijeenkomsten aanwezig was en je het aanwezigheidscijfer wijzigt van 100 in 75, wordt 75 het totaalcijfer voor de aanwezigheid van de student. Als je vervolgens Aanwezigheid opent, wordt 75 weergegeven als het totaalcijfer, ondanks dat de student bij alle bijeenkomsten aanwezig was. Het is raadzaam om individuele bijeenkomsten te wijzigen als je de totaalscore van een student wilt aanpassen.


ULTRA: aanwezigheid bekijken in de cijferlijst

Ziet er niet bekend uit? Ga naar de Help van de originele ervaring voor informatie over het bekijken van de aanwezigheid in Grade Center.

Je kunt de tool Aanwezigheid openen vanuit de itemlijst of de rasterweergave in de cijferlijst. De aanwezigheidskolom wordt automatisch toegevoegd aan de categorie Aanwezigheid.

Je kunt aanwezigheid gebruiken in berekeningen en als onderdeel van het totaalcijfer.

Meer informatie over het berekenen van cijfers

Selecteer in de lijstweergave Aanwezigheid om de meest recente weergave Bijeenkomst te openen om de aanwezigheid te markeren. Selecteer in de rasterweergave de kolomkop Aanwezigheid om het menu weer te geven en selecteer Bewerken.

In de rasterweergave is het niet mogelijk om aanwezigheidscellen te bewerken. Selecteer de aanwezigheidscel van een student en selecteer Studentrecord weergeven om een overzicht te zien van de aanwezigheidsgegevens van de student. Je kunt dan bijvoorbeeld zien hoeveel bijeenkomsten de student heeft gemist. Ook wordt de totale score weergegeven met het schema dat je hebt gekozen in het venster Instellingen. Deze weergave is alleen-lezen.


Weergaven voor mobiele telefoons en tablets

In een klassikale bijeenkomst kun je je mobiele telefoon of tablet gebruiken om de aanwezigheid te markeren terwijl je voor de groep staat. Je hebt dan toegang tot een compacte weergave van de tool Aanwezigheid met één bijeenkomst tegelijk, maar wel met de profielfoto's van je studenten. Je hoeft dan geen aantekeningen te maken om de aanwezigheid later op je computer in te voeren.

Boven aan het scherm kun je een status selecteren en alle studenten in één keer markeren. Je wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Je kunt ook bepaalde studenten markeren met een status en dan verdergaan met de volgende status. Studenten worden gegroepeerd op de statuswaarden die je toewijst. Niet-gemarkeerde studenten komen boven aan de lijst te staan. Als er studenten zijn die niet beschikbaar zijn, worden deze opgenomen in een afzonderlijke sectie.

Als je de aanwezigheid van studenten markeert, worden hun aanwezigheidscijfers automatisch aangepast. Als je de aanwezigheid van studenten wijzigt of markeringen verwijdert, zien studenten de wijzigingen meteen.

Gebruik de pijlen Vorige bijeenkomst en Volgende bijeenkomst om tussen bijeenkomsten te navigeren.

Studentenweergave

Studenten kunnen een overzicht van hun aanwezigheid bekijken en snel zien hoeveel bijeenkomsten ze hebben gemist.

Meer informatie over de studentenweergave van de tool Aanwezigheid


Aanwezigheidsgegevens exporteren

Selecteer in de weergave Totaal het pictogram Exporteren om een CSV-bestand te downloaden met de aanwezigheidsgegevens van je studenten. De download begint direct, dus zonder bevestiging van jou kant.


Aanwezigheidsgegevens in cursusarchieven

Aanwezigheidsgegevens worden opgenomen in cursusarchieven. Wanneer je een cursus archiveert, wordt er een bevroren momentopname of permanente record van je cursus gemaakt. Een archief bevat alle inhoud, cursusstatistieken, gebruikers en cursusinteracties, zoals discussies, aanwezigheid en cijfers.

Meer informatie over het archiveren van een cursus