Beheerders kunnen de grootte van cursussen in de gaten houden en actie ondernemen om te voorkomen dat overbodige en grote bestanden ruimte innemen in het systeem. Cursusleiders kunnen ook stappen ondernemen om de grootte van hun eigen cursussen te beperken.

Schijfgebruikrapport

Bekijk het rapport Schijfgebruik en let op hoge waarden en plotselinge veranderingen van de totale grootte van een cursus. De tool Schijfgebruik kan worden geopend vanuit het configuratiescherm voor systeembeheer, via Tools en functies > Systeemmeldingen. Met de tool kun je vaststellen wat op jouw instelling de gemiddelde grootte is van een cursus om zo cursussen met een afwijkende grootte op te sporen of patronen in cursusgrootte vast te stellen.

De pagina Schijfgebruik geeft aan hoeveel schijfruimte iedere cursus en organisatie gebruikt. De gegevens in dit rapport worden eenmaal per dag vernieuwd, en alleen voor de cursussen en organisaties waar de afgelopen 30 dagen gebruikersactiviteiten zijn geweest. Cursussen of organisaties die net zijn gemaakt, of zonder activiteiten van gebruikers, worden mogelijk pas na de volgende update weergegeven. Het rapport laat de omvang van het schijfgebruik zien voor de volgende onderdelen:

  • Cursusbestanden: gegevens opgeslagen in cursusbestanden.
  • Beveiligde bestanden: bestanden die worden gebruikt in opdrachten, toetsen en inzendingen van studenten. Beveiligde opslag beschermt de privacy van studenten door een ruimte aan te bieden voor het opslaan van ingeleverd materiaal die niet kan worden doorzocht of ontdekt. Cursusbestanden daarentegen zijn gekoppeld aan het inhoudssysteem en materiaal in Cursusbestanden kan worden doorzocht en ontdekt door gebruikers, afhankelijk van hun systeem- of cursusrol.
  • Bestanden verouderd bestandssysteem: opslag van alle bestanden die gebruikt werden in de cursus vóór upgrade naar release 9.1 Bestanden voor aanwezige cursussen worden niet verplaatst tijdens een upgrade. Cursussen die worden hersteld, geïmporteerd of gekopieerd na een upgrade naar release 9.1, maken geen gebruik meer van dit type opslag, zelfs niet als dit wel het geval was voor de oorspronkelijke broncursus.

U kunt zoeken naar specifieke gegevens op basis van cursusinformatie, cursusgrootte en inactieve cursussen.

Cursusgrootte en schijfruimte beheren

Regelmatig opruimen: ga doelmatig om met hergebruik van cursussen en bekijk per periode, bijvoorbeeld elk kwartaal, of een cursus moet worden gearchiveerd en verwijderd uit het systeem. Bewaar geen cursussen op je systeem die momenteel niet worden gegeven. Archiveer ze en bewaar ze op tape, in de netwerkopslag of externe opslag offline van je Learn-instantie en bewaar volgens de vereisten van je instelling. U kunt een cursus altijd terughalen en herstellen.

Content Collection: gebruik mappen van de instelling en andere gedeelde ruimten in de Content Collection voor bestanden die in meerdere cursussen moeten worden geïmplementeerd, zoals studentenbeleid en afdelingsrichtlijnen. Hoewel de engine van Content Collection algoritmes gebruikt voor de detectie van exacte duplicaten van bestanden om zo extra opslagkosten te voorkomen, wordt het toch aanbevolen om in de verschillende cursussen een koppeling toe te voegen naar één kopie van het bestand.

Limieten voor cursussen en bestanden: raadpleeg Standaardlimieten voor cursussen instellen om de maximale schijfgrootte per cursus voor alle cursussen op te geven. Raadpleeg Individuele cursusquota instellen om quota in te stellen voor individuele cursussen. Je kunt ook de Pakketgrootte voor Cursusbestanden instellen voor inhoud van cursuspakketten tijdens het archiveren, importeren en kopiëren.

Bestandsuploads in cursussen

Bestanden die worden geüpload binnen cursussen, worden opgeslagen in Cursusbestanden en worden meegerekend in de totale grootte van de cursus. Als je meer wilt weten, raadpleeg je Cursusbestanden en Pakketgrootte voor Cursusbestanden instellen.

Verwerking van dubbele inhoud

Wanneer u een cursus kopieert, zijn er twee opties voor het verwerken van de bestanden in de cursus: u kunt de bestanden kopiëren als koppelingen of als bestanden. Het kopiëren van bestanden als koppelingen of als bestanden houdt in dat zowel de broncursus als de kopie naar hetzelfde bestand "verwijzen". Wijzigingen in het bestand worden doorgevoerd in beide cursussen. Als u de bestanden als bestanden kopieert, hebben de broncursus en de kopie verschillende pointers en hebben wijzigingen van het bestand in de ene cursus geen gevolgen voor het bestand in de andere cursus.

In het tweede geval is een kleine toelichting wel op zijn plaats. Als het bestand in de gekopieerde cursus exact overeenkomt met het bestand in de broncursus, zorgt de inhouds-engine die de bestanden beheert ervoor dat de opslag op de server wordt geoptimaliseerd door maar één set met bytes op te slaan, ondanks dat het bestand door elke cursus anders kan worden beheerd zonder dat dit wederzijdse aanpassingen tot gevolg heeft. Hoewel hierdoor schijfruimte wordt bespaard in de back-end, betekent het ook dat het opschonen van cursussen misschien minder directe voordelen heeft. Het verwijderen van een cursus wil dus niet altijd zeggen dat er flink wat ruimte vrijkomt op de server omdat dit afhankelijk is van de mate van duplicatie.

Stel dat een instelling 5 kopieën van een bepaalde cursus gebruikt voor verschillende secties en dat elke kopie van de cursus 200 MB gegevens bevat. Het is wel zo dat in elke cursus dezelfde geüploade documenten worden gebruikt. In plaats van 5 x 200 MB = 1 GB ruimte in te nemen, zal het totale gebruik eerder 200 MB zijn omdat elk bestand maar één keer wordt opgeslagen, hoewel dit vanuit het oogpunt van de gebruiker afzonderlijke bestanden lijken te zijn. Als u 4 van de 5 kopieën van de cursus verwijdert, wordt er nog steeds 200 MB ruimte op de server in beslag genomen.

De schijfruimte komt pas echt volledig beschikbaar nadat de laatste kopie van de cursus is verwijderd. In de gegevens van de tool Schijfgebruik wordt geen rekening gehouden met de functie voor de-duplicatie. U ziet het schijfgebruik van elke cursus alsof het afzonderlijke bestanden betreft.

Er wordt in de tool evenmin rekening gehouden met het gebruik binnen Oracle- of SQL Server-databases. Wel is het zo dat door het verwijderen van cursussen er ruimte vrijkomt in de database die voor andere gegevens kan worden gebruikt.

Aanbevelingen voor cursusleiders

Geef de cursusleiders op uw instelling de middelen om rekening te houden met de omvang van de cursussen die ze maken. Geef ze de volgende aanbevelingen, naast aanbevelingen die aansluiten bij de relevante beleidsregels van uw instelling.

Video: maak een koppeling naar video's in plaats van videobestanden te uploaden naar een cursus. Upload uw video's naar YouTube, Vimeo of een speciale mediaserver op de campus en voeg vervolgens in uw cursus een koppeling naar de video's toe. Zorg er wel voor dat u zich houdt aan de regels voor intellectueel eigendom. Het kan bijvoorbeeld juridisch niet zijn toegestaan een video van National Geographic op Vimeo te publiceren, terwijl u wel een licentie hebt om de video te gebruiken in een cursus.

Gebruik mashups: upload diaverzamelingen naar SlideShare, video's naar YouTube of foto's naar Flickr. Je kunt al deze elementen vervolgens eenvoudig insluiten in je cursus met de tool Mashups van Blackboard Learn. Zie Mashups maken voor meer informatie.

Cursusbestanden of Content Collection: zoek naar grote bestanden en ongebruikte bestanden en mappen die je kunt verwijderen.

Maak bestanden kleiner: maak voordat je uploadt bestanden kleiner voor:

  • Microsoft Office-bestanden; gebruik de tools in Microsoft Office om bestanden van PowerPoint en Word kleiner te maken. De betreffende optie staat meestal in het menu Bestand. U kunt bestanden ook opslaan als PDF's voordat u gaat uploaden, waardoor de bestanden vaker kleiner worden maar ook niet meer zijn te bewerken.
  • Foto's; gebruik een grafisch programma om het formaat van foto's aan te passen voor weergave op het scherm voordat je ze gaat uploaden. Je kunt ook een onlinedienst gebruiken, zoals http://www.shrinkpictures.com of http://www.picresize.com.
  • Audio; gebruik software om audiobestanden te resamplen of in te korten om ze kleiner te maken.