Los administradores pueden supervisar el tamaño de los cursos y llevar a cabo acciones para impedir que los archivos grandes e innecesarios ocupen espacio en el sistema. Los profesores también pueden seguir ciertos pasos para limitar el tamaño de sus propios cursos.

Informe de uso de disco

Consulte el informe Uso del disco y busque valores altos y saltos bruscos en el tamaño total del curso. Se accede a la herramienta Uso del disco desde el Panel del administrador en Herramientas y utilidades > Informes del sistema. Sirve para conocer el tamaño medio de los cursos de la institución y para detectar cursos inusualmente grandes o patrones en el tamaño de los cursos.

La página Uso de disco muestra el espacio en disco que utiliza cada curso y organización. Los datos incluidos en este informe se actualizan una vez al día y solo para aquellos cursos y organizaciones que muestran la actividad del usuario en los últimos 30 días. Es posible que los cursos y las organizaciones que se acaban de crear o que no tienen actividad de los usuarios no aparezcan hasta una futura actualización. El informe muestra el tamaño del espacio en disco que se usa en los siguientes elementos:

  • Archivos del curso: datos almacenados en archivos del curso.
  • Archivos protegidos: Archivos que se utilizan en actividades, pruebas y envíos de los alumnos. El almacenamiento protegido preserva la privacidad del alumno ofreciendo un espacio no detectable y en el que no se puede buscar para almacenar los materiales que envían los alumnos. En cambio, los archivos de curso están unidos al sistema de contenido y los materiales de los archivos de curso permiten a los usuarios hacer búsquedas en ellos y detectarlos según el rol que tengan en el curso o el sistema.
  • Archivos del sistema de archivos heredados: el almacenamiento de todos los archivos utilizados en el curso antes de actualizar a la versión 9.1. Los archivos no se trasladan durante la actualización para cursos in situ. Los cursos que se restauran, importan o copian después de actualizar a la versión 9.1 ya no usan este tipo de almacenamiento aunque el curso original lo hiciera.

Puede buscar datos concretos basándose en información del curso, el tamaño del curso y los cursos inactivos.

Administración del tamaño del curso y del espacio en el disco

Limpieza periódica: siga estrictamente las políticas de reutilización de cursos y la revisión de los cursos regularmente, como entre períodos, para decidir si un curso se debe archivar y eliminar del sistema. No conserve en el sistema cursos que no se estén impartiendo activamente: archívelos, almacénelos en cintas, almacenamiento de red o almacenamiento remoto que no estén conectados a su instancia de Learn y manténgalos según los requisitos de la institución. Los cursos se pueden recuperar y restaurar cuando sea necesario.

Content Collection: use carpetas de la institución u otros espacios compartidos de Content Collection para los archivos que se tengan que implementar en muchos cursos, como políticas de estudiantes y pautas de departamento. Si bien el motor de content collection tiene algoritmos para detectar duplicados exactos de los archivos para no incurrir en costes de almacenamiento extra, se recomienda crear un enlace a una copia del archivo en varios cursos.

Límites de tamaño de los archivos y del curso: consulte Cómo establecer los límites de tamaño predeterminados del curso para especificar el tamaño máximo de disco de curso de todos los cursos. Consulte Configuración de espacios de cursos individuales para establecer espacios para cursos únicos. Usted también puede establecer el Tamaño de los paquetes de archivos de curso para el contenido incluido en paquetes de curso durante el archivo, la importación y la copia.

Cargas de archivos en los cursos

Los archivos que se cargan en los cursos se almacenan en Archivos de curso y se calculan en el tamaño total del curso. Para obtener más información, consulte Archivos de curso y Cómo establecer el tamaño de los paquetes de Archivos de curso.

Cómo se gestiona el contenido duplicado

Al copiar un curso, hay dos opciones para gestionar los archivos: copiar los archivos como enlaces o copiarlos como archivos. Copiar los archivos como enlaces significa que el curso original y la copia apuntan al mismo archivo: los cambios hechos en el archivo afectan a ambos cursos. Copiar los archivos como archivos significa que el curso original y la copia apuntan a sitios distintos y los cambios hechos en el archivo de un curso no afectan al archivo del otro curso.

Sin embargo, existe un pequeño matiz en el segundo caso. Si el archivo del curso copiado coincide exactamente con el archivo que hay en el curso original, el motor de contenido que administra los archivos optimizará el almacenamiento del disco del servidor al guardar para que se almacene solo un conjunto de bytes aunque cada curso podría administrar el archivo de una forma distinta sin repercutir uno en el otro. Si bien esto ahorra espacio en disco en el back-end, también implica que las operaciones de limpieza que se hagan en los cursos puedan tener menos ventajas inmediatas. En otras palabras, eliminar un curso no necesariamente supone disponer de un espacio en el servidor significativo en función del nivel de duplicación.

Por ejemplo, si una institución tiene 5 copias de un curso determinado para distintas secciones y cada copia tiene 200 MB de datos que incluyen casi los mismos documentos cargados. En lugar de usar 5 x 200 MB = 1 GB de espacio, el uso total será de unos 200 MB, ya que cada archivo solo se almacena una vez aunque al usuario le parezca que son archivos distintos. Al eliminar 4 de las 5 copias del curso, se usarán 200 MB de espacio de almacenamiento en el servidor.

Como consecuencia, el espacio en disco se reclama solo cuando la última copia del curso se elimina. La herramienta Uso de disco no tiene en cuenta la función de desduplicación: indica el uso de cada curso como si esos archivos fueran independientes.

El uso de disco de los cursos no tiene en cuenta el uso que se hace en la base de datos de Oracle o SQL Server, pero cuando se eliminan cursos, el espacio que se libera en la base de datos se puede usar para otros datos en el futuro.

Recomendaciones para profesores

Los profesores de su institución deben estar atentos al tamaño de los cursos que crean. Deles las siguientes recomendaciones y cualquier otra que se ajuste a las políticas de la institución.

Video: cree enlaces a videos en lugar de cargar archivos de video en los cursos. Suba sus vídeos a YouTube, Vimeo u otro servidor multimedia del campus; después, cree vínculos a los vídeos en el curso. Tenga en cuenta los derechos de propiedad intelectual. Por ejemplo, puede que no sea legal alojar un vídeo de National Geographic en Vimeo aunque tenga licencia para utilizarlo en un curso.

Utilice herramientas combinadas: suba diapositivas a SlideShare, videos a YouTube o imágenes a Flickr. Podrá insertar fácilmente estos elementos en su curso mediante las herramientas combinadas de Blackboard Learn. Para obtener más información, consulte Cómo crear herramientas combinadas.

Archivos de curso o Content Collection: busque archivos y carpetas de gran tamaño o sin utilizar que se puedan eliminar.

Reduzca el tamaño de los archivos: antes de cargarlos, reduzca el tamaño de los siguientes elementos:

  • Archivos de Microsoft Office: utilice las herramientas disponibles en Microsoft Office para reducir el tamaño de archivos de PowerPoint y Word. La opción Reducir tamaño del archivo se encuentra en el menú Archivo. Antes de cargarlos, los archivos también se pueden guardar como PDF, que suelen ser versiones más pequeñas y de solo lectura de los archivos.
  • Imágenes: antes de cargarlas, utilice un programa de gráficos para cambiar el tamaño de imágenes con vistas a la visualización en pantalla. También se puede utilizar un servicio en línea, como http://www.shrinkpictures.com o http://www.picresize.com.
  • Audio: utilice software para volver a muestrear o recortar archivos de audio con el fin de reducir su tamaño.