Veel cursusleiders die klassikale en gemengde cursussen geven, laten aanwezigheidsgegevens meetellen bij het bepalen van het totaalcijfer van hun studenten. Daarnaast zijn er ook instellingen en programma's die een aanwezigheidsbeleid hanteren en die eisen dat cursusleiders bijhouden hoeveel bijeenkomsten studenten hebben gemist.
Cursusleiders en instellingen gebruiken aanwezigheidsgegevens ook voor deze doeleinden:
- Internationale studenten met een visum moeten mogelijk aanwezigheidsgegevens overleggen om dit visum te behouden.
- Instellingen moeten mogelijk kunnen aantonen dat ze klassikale lesgeven om in aanmerking te komen voor financiering of accreditatie.
- Veel instellingen en cursusleiders gebruiken aanwezigheid als een hulpmiddel om uitval van studenten te voorkomen.
Je kunt per cursusbijeenkomst aangeven of een student aanwezig is, te laat, afwezig of met geldige reden afwezig. De aanwezigheidsgegevens voor elke student staan in een aparte kolom naast andere cijfers. Op de pagina Aanwezigheid worden profielfoto's weergegeven, zodat je studenten eenvoudig kunt herkennen.
Je kunt aanwezigheid op dezelfde manier gebruiken bij het berekenen van cijfers als een cijferkolom voor een opdracht.
Aanwezigheidsgegevens bekijken
Selecteer op de pagina Cursusinhoud de optie Markeer aanwezigheid in het deelvenster Details en acties.
Wanneer je de aanwezigheidsfunctie voor het eerst gebruikt, kun je aangeven of je de functie wilt inschakelen voor de cijferlijst. Selecteer op de pagina Aanwezigheid de optie Aanwezigheid toevoegen om het venster Instellingen te openen.
Je kunt de standaardinstellingen wijzigen voor de weergave van cijfers en voor Te laat in het cijfertoekenningsschema. De percentages voor Aanwezig, Afwezig en Afwezig met kennisgeving kun je op dit moment niet wijzigen. Afwezig met kennisgeving telt mee als Aanwezig bij het bepalen van de totale score. Je kunt kiezen of je Afgemeld wilt opnemen in berekeningen.
Sla de instellingen op of sluit het venster als je geen wijzigingen wilt doorvoeren. Er wordt een kolom Aanwezigheid toegevoegd aan de cijferlijst.
Je kunt het schema op ieder moment wijzigen in het deelvenster Instellingen. Daarna moet je de instellingen opslaan en de pagina vernieuwen. Het nieuwe schema wordt nu gebruikt voor de cijferballen op de pagina Aanwezigheid in de weergave Totaal.
Aanwezigheid toevoegen vanuit de cijferlijst
Selecteer Aanwezigheid toevoegen. in een nieuwe cursus waarvoor geen cijfers zijn toegevoegd aan de cijferlijst.
Je kunt de functie toevoegen als er andere cijfers bestaan. In de rasterweergave kun je een kolom voor aanwezigheid toevoegen naast een bestaande kolom. Selecteer het plusteken om het menu te openen en selecteer Aanwezigheid toevoegen. In de lijstweergave selecteer je het plusteken op de plek waar je de tool Aanwezigheid wilt toevoegen en selecteer je vervolgens Aanwezigheid toevoegen.
Nadat je de aanwezigheidsfunctie hebt toegevoegd, wordt de optie om de functie toe te voegen niet meer weergegeven.
Aanwezigheid verwijderen
In de Ultra-cijferlijst kun je de aanwezigheidsfunctie verwijderen als er geen aanwezigheidsrecords bestaan. Selecteer in de rasterweergave de kolomkop Aanwezigheid om het menu te openen en selecteer Verwijderen. In de lijstweergave geef je het menu van de aanwezigheidsrij weer om Verwijderen te selecteren.
Cijferlijstkolom beoordeling in-/uitschakelen voor aanwezigheid
Het is mogelijk dat je aanwezigheid wilt bijhouden als onderdeel van het beoordelingsproces. Soms is het echter mogelijk dat je het niet altijd nodig hebt in de cijferlijst van je cursus. Je kunt aanwezigheidskolommen verwijderen uit de cijferlijst zonder dat dit gevolgen heeft voor de aanwezigheid zelf. Dit kun je doen via de aanwezigheidsinstellingen, via een schakelaaroptie die de kolom in- of uitschakelt.
Overzicht van de pagina Aanwezigheid
Wanneer je de tool Aanwezigheid opent, zie je standaard de weergave Bijeenkomst voor de huidige dag, zelfs als je nog niet klaar bent met het markeren van een vorige bijeenkomst. In de weergave Totaal kun je verschillende bijeenkomsten bekijken en de algehele statistieken voor de cursus zien. Je kunt vanuit beide weergaven de aanwezigheid markeren of bewerken.
De weergave Bijeenkomst
In de weergave Bijeenkomst kun je de aanwezigheid van studenten markeren. Je kunt ook het menu in het vakje van een status gebruiken om alle studenten als aanwezig of afwezig te markeren. Vervolgens kun je de status van afzonderlijke studenten aanpassen of alle markeringen wissen. Je wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Als je de aanwezigheid van studenten markeert, worden hun aanwezigheidscijfers automatisch aangepast. Als je de aanwezigheid van studenten wijzigt of markeringen verwijdert, zien studenten de wijzigingen meteen.
De weergave Bijeenkomst is de enige weergave die geschikt is voor kleine apparaten.
Selecteer de kop van de datumkolom om het menu te openen en deze acties uit te voeren:
- Alle markering voor een bijeenkomst wissen
- Voor alle studenten een andere status kiezen
- De bijeenkomst uitsluiten
- De bijeenkomst bewerken
- De bijeenkomst verwijderen
Als je alle studenten dezelfde status geeft en je deze status wilt aanpassen, moet je bevestigen dat je de status wilt overschrijven.
Statuswaarden
- Aanwezig: ingesteld op 100%. Je kunt het percentage op dit moment niet wijzigen.
- Te laat: de standaardwaarde is 50%. Je kunt het percentage aanpassen in het venster Instellingen.
- Afwezig: ingesteld op 0%. Je kunt het percentage op dit moment niet wijzigen.
- Afwezig met kennisgeving: Telt mee als Aanwezig bij het bepalen van de totale score. Je kunt kiezen of je Afgemeld wilt opnemen in berekeningen.
De scores in de weergave Bijeenkomst zijn altijd percentages, ongeacht het schema dat is gekozen in het venster Instellingen. Aangezien de weergave Bijeenkomst maar één status toont, zie je het percentage omdat dit het gewicht is van die ene status.
Gebruik de pijlen Vorige bijeenkomst en Volgende bijeenkomst om tussen bijeenkomsten te navigeren.
Selecteer de namen van studenten om een overzicht te zien van hun aanwezigheidsgegevens. Je kunt dan bijvoorbeeld zien hoeveel bijeenkomsten elke student heeft gemist. Voor elke student wordt ook de totale score weergegeven met het schema dat je hebt gekozen in het venster Instellingen. Deze weergave is alleen-lezen.
Zie je een pictogram naast studenten waarvoor speciale maatregelen gelden.
De weergave Totaal
In de weergave Totaal kun je aanwezigheid markeren, de aanwezigheidsgeschiedenis en statistieken van bijeenkomsten bekijken, en nieuwe bijeenkomsten maken.
Als je de aanwezigheid van studenten markeert, worden hun aanwezigheidscijfers automatisch aangepast. Als je de aanwezigheid van studenten wijzigt of markeringen verwijdert, zien studenten de wijzigingen meteen.
De meest recente bijeenkomst die je moet markeren, wordt aan de rechterkant van het scherm weergegeven. De kolom is paars totdat je de aanwezigheid van alle studenten hebt gemarkeerd.
Je kunt het menu in een kolomkop gebruiken om alle studenten als aanwezig of afwezig te markeren. Vervolgens kun je indien nodig de status van afzonderlijke studenten wijzigen. Je wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Als je alle studenten dezelfde status geeft en je deze status wilt aanpassen, moet je bevestigen dat je de status wilt overschrijven.
Cijferbal voor studenten
De cijferbal voor een student bevat het totale aanwezigheidscijfer met het schema dat je hebt gekozen in het venster Instellingen, zoals A+ in plaats van 100. Selecteer de namen van studenten om een overzicht te zien van hun aanwezigheidsgegevens. Je kunt dan bijvoorbeeld zien hoeveel bijeenkomsten elke student heeft gemist. Deze weergave is alleen-lezen. Als je de aanwezigheid van studenten wijzigt of markeringen verwijdert, zien studenten meteen de nieuwe totaalscore.
Overzicht van aanwezigheid
De weergave Totaal bevat statistieken van de aanwezigheid van studenten bij cursussen. Het gaat om deze statistieken:
- Cursusgemiddelde weergegeven in de cijferbal
- Perfecte aanwezigheid
- Gemiddelde of bovengemiddelde aanwezigheid: inclusief studenten met perfecte aanwezigheid
- Lager dan gemiddelde aanwezigheid
Als een student alleen afwezig is geweest met kennisgeving, helemaal geen aanwezigheidsgegevens heeft of is verwijderd uit de cursus, wordt de aanwezigheid van de student niet opgenomen in de cursusstatistieken. Het aantal studenten dat voor elke afzonderlijke categorie statistische gegevens wordt vermeld, hoeft niet overeen te komen met het totale aantal deelnemers aan de cursus.
Als voor elke student aanwezigheidsgegevens zijn vastgelegd, moeten de cijfers voor gemiddeld/bovengemiddeld en lager dan gemiddeld overeenkomen met het aantal deelnemers aan de cursus.
Informatie over niet-beschikbare studenten is alleen-lezen en hun vorige aanwezigheidscijfers worden niet opgenomen in de cursusstatistieken.
Een bijeenkomst bewerken
Selecteer de kop van de datumkolom om het menu te openen en selecteer Bijeenkomst bewerken. Je kunt een nieuwe datum kiezen in de kalender die verschijnt. Als je de datum van een bijeenkomst wijzigt of Naar vandaag selecteert, worden alle bijeenkomsten chronologisch gesorteerd wanneer je de pagina Aanwezigheid sluit en weer opent.
Je kunt een datum in de toekomst kiezen voor de bijeenkomst. Als er een of meer bijeenkomsten in de toekomst staan gepland, wordt de weergave Bijeenkomst nog steeds geopend met de meest recente bijeenkomst op het tabblad Vandaag.
Een bijeenkomst toevoegen of verwijderen
In de weergave Totaal kun je een bijeenkomst toevoegen als je bij elkaar bent gekomen op een moment buiten het vastgestelde cursusschema. Je kunt een bijeenkomst ook verwijderen als die niet is doorgegaan.
Een bijeenkomst toevoegen
In de weergave Totaal kun je meer dan een bijeenkomst toevoegen voor aanwezigheid op een dag. Als je bijvoorbeeld na de reguliere cursusbijeenkomst met je cursisten op excursie bent geweest, kun je een bijeenkomst toevoegen en markeren wie er aanwezig was. Selecteer het plusteken naast de datum van een bestaande bijeenkomst om een nieuwe bijeenkomst toe te voegen.
Een bijeenkomst verwijderen
Je kunt een bijeenkomst in beide weergaven verwijderen, maar er moet altijd ten minste één bijeenkomst over blijven. Je kunt namelijk geen lege pagina Aanwezigheid hebben. Als je maar één bijeenkomst hebt en deze verwijdert, wordt deze vervangen door een nieuwe bijeenkomst op het tabblad Vandaag.
De aanwezigheidscijfers van studenten worden bijgewerkt als je een bijeenkomst verwijdert.
Selecteer in de weergave Bijeenkomst de kop van de datumkolom om het menu te openen en selecteer Bijeenkomst verwijderen.
Selecteer in de weergave Totaal de kop van een datumkolom om het menu te openen en selecteer Bijeenkomst verwijderen.
Een bijeenkomst uitsluiten
In de weergave Bijeenkomst of Totaal kun je een bijeenkomst uitsluiten als hiervoor geen aanwezigheidsregistratie meer nodig is. De aanwezigheidscijfers van de studenten worden dan bijgewerkt, zelfs als je voor sommige of alle studenten aanwezigheid (of afwezigheid) hebt gemarkeerd. Je kunt de uitsluiting in beide weergaven weer ongedaan maken.
Wanneer je een bijeenkomst uitsluit, bevat het menu in de kolomkop van die bijeenkomst geen opties meer om alle studenten aanwezig of afwezig te markeren. Bovendien wordt de menuoptie Bijeenkomst uitsluiten vervangen door Uitsluiting wissen.
Kolommen van een uitgesloten bijeenkomst worden grijs weergegeven en alle menu's van rastercellen zijn uitgeschakeld. Voor alle studenten zonder een markering wordt een lege waarde (--) weergegeven. Als je studenten hebt gemarkeerd met een status, blijven die statuswaarden behouden, maar zijn ze alleen-lezen en kun je ze niet wijzigen.
Op kleinere apparaten kun je de aanwezigheid alleen bekijken in de weergave Bijeenkomst. Wanneer je een bijeenkomst uitsluit, zijn de statusopties uitgeschakeld totdat je de uitsluiting verwijdert.
Aanwezigheid bekijken in de cijferlijst
Je kunt de tool Aanwezigheid openen vanuit de itemlijst of de rasterweergave in de cijferlijst. De aanwezigheidskolom wordt automatisch toegevoegd aan de categorie Aanwezigheid.
Je kunt aanwezigheid gebruiken in berekeningen en als onderdeel van het totaalcijfer.
Meer informatie over het berekenen van cijfers
Selecteer in de lijstweergave Aanwezigheid om de meest recente weergave Bijeenkomst te openen om de aanwezigheid te markeren. Selecteer in de rasterweergave de kolomkop Aanwezigheid om het menu te openen en selecteer Bewerken.
In de rasterweergave is het niet mogelijk om aanwezigheidscellen te bewerken. Selecteer de aanwezigheidscel van een student en selecteer Studentrecord weergeven om een overzicht te zien van de aanwezigheidsgegevens van de student. Je kunt dan bijvoorbeeld zien hoeveel bijeenkomsten de student heeft gemist. Ook wordt de totale score weergegeven met het schema dat je hebt gekozen in het venster Instellingen. Deze weergave is alleen-lezen.
Weergaven voor mobiele telefoons en tablets
In een klassikale bijeenkomst kun je je mobiele telefoon of tablet gebruiken om de aanwezigheid te markeren terwijl je voor de groep staat. Je hebt dan toegang tot een compacte weergave van de tool Aanwezigheid met één bijeenkomst tegelijk, maar wel met de profielfoto's van je studenten. Je hoeft dan geen aantekeningen te maken om de aanwezigheid later op je computer in te voeren.
Boven aan het scherm kun je een status selecteren en alle studenten in één keer markeren. Je wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Je kunt ook bepaalde studenten markeren met een status en dan verdergaan met de volgende status. Studenten worden gegroepeerd op de statuswaarden die je toewijst. Niet-gemarkeerde studenten komen boven aan de lijst te staan. Als er studenten zijn die niet beschikbaar zijn, worden deze opgenomen in een afzonderlijke sectie.
Als je de aanwezigheid van studenten markeert, worden hun aanwezigheidscijfers automatisch aangepast. Als je de aanwezigheid van studenten wijzigt of markeringen verwijdert, zien studenten de wijzigingen meteen.
Gebruik de pijlen Vorige bijeenkomst en Volgende bijeenkomst om tussen bijeenkomsten te navigeren.
Aanwezigheidsgegevens exporteren
Selecteer in de weergave Totaal het pictogram Exporteren om een CSV-bestand te downloaden met de aanwezigheidsgegevens van je studenten. De download begint direct zonder bevestiging.
Aanwezigheid en cursussen kopiëren, archiveren/herstellen, en exporteren/importeren
Aanwezigheidsgegevens worden niet opgenomen in een cursusexport of wanneer je een cursus naar een nieuwe of bestaande cursus kopieert. De optie aanwezigheid wordt verwijderd uit de opties kopiëren en exporteren.
Aanwezigheidsgegevens worden opgenomen in een archief/herstelbewerking en in een exacte kopie van de cursus.
Exporteren/importeren maakt een aanwezigheidskolom die niet verwijderd kan worden, maar er worden geen aanwezigheidsgegevens toegevoegd.
Specifieke scenario's en de resultaten
- Als je een cursus met aanwezigheidsgegevens naar een nieuwe cursus of een bestaande cursus zonder aanwezigheidsgegevens kopieert, worden de aanwezigheidsgegevens van de broncursus niet gekopieerd. Er wordt één kolom voor aanwezigheidscijfers zonder gegevens toegevoegd die je kunt verwijderen.
- Als je een cursus met aanwezigheidsgegevens naar een bestaande cursus met aanwezigheidsgegevens kopieert, bestaan er twee aanwezigheidskolommen. Je kunt de extra kolom verwijderen.
- Als je een exacte kopie van een cursus met aanwezigheidsgegevens maakt, bevat de nieuwe cursus één aanwezigheidskolom met alle gegevens uit de broncursus.
- Als je een cursus met aanwezigheidsgegevens exporteert en deze in een bestaande cursus zonder aanwezigheidsgegevens importeert, heeft de bestaande cursus geen aanwezigheidsgegevens. Je kunt de aanwezigheidskolom echter niet verwijderen.
- Als je een cursus met aanwezigheidsgegevens exporteert en deze in een bestaande cursus met aanwezigheidsgegevens importeert, heeft de bestaande cursus twee aanwezigheidskolommen. Je kunt de extra kolom niet verwijderen. Beide kolommen worden geopend om dezelfde gegevens weer te geven. Als je gegevens uit één kolom verwijdert, dan worden deze uit de andere verwijderd.
- Aanwezigheidsgegevens worden opgenomen in cursusarchieven. Wanneer je een cursus archiveert, wordt er een bevroren momentopname of permanente record van je cursus gemaakt. Een archief bevat alle inhoud, cursusstatistieken, gebruikers en cursusinteracties, zoals discussies, aanwezigheid en cijfers. Als je een cursus archiveert en herstelt, heeft de nieuwe cursus één aanwezigheidskolom met alle bestaande gegevens.
Meer informatie over het archiveren van een cursus
Gekopieerde aanwezigheidsgegevens van een cursus verwijderen
Wanneer je een cursus voor een komend semester voorbereidt, kun je alle inhoud, inclusief cijferkolommen, van de cursus van het laatste semester kopiëren. Je kunt aanwezigheidskolommen verwijderen die tijdens een kopie van de cursus zijn toegevoegd.
Je kunt de aanwezigheidskolom die aan je cursus is gekoppeld ook verwijderen als je eerst alle aanwezigheidsgegevens van studenten verwijdert.
Open in je Ultra-cijferlijst het menu van de "extra"-aanwezigheidskolom en selecteer Verwijderen. Je kunt de kolom in de lijst- of rasterweergave verwijderen.
Studentenweergave
Studenten kunnen een overzicht van hun aanwezigheid bekijken en snel zien hoeveel bijeenkomsten ze hebben gemist.
Meer informatie over de studentenweergave van de tool Aanwezigheid