General Ally FAQs for Instructors

General

What languages are supported in Blackboard Ally?

Blackboard Ally is available in many different languages. Availability includes the Ally interface, as well as the alternative formats, including the audio format.

The audio alternative format is made available in a voice that reflects the language of the source document. It uses the most appropriate accent based on the location of the Ally deployment. For example, a user in North America would receive a North American English accent, a user in Europe would receive a British English accent and a user in Australia would receive an Australian English accent for an English document.

Blackboard Ally is available in these languages.

  • Catalan
  • Danish
  • Dutch
  • English, US
  • English, UK
  • Finnish
  • French
  • French, Canadian
  • German
  • Italian
  • Norwegian Bokmål
  • Norwegian Nynorsk
  • Polish
  • Portuguese
  • Portuguese, Brazilian
  • Spanish
  • Swedish
  • Turkish
  • Welsh

What Learning Management Systems is Ally available for?

Ally is currently available for these Learning Management Systems:

  • Blackboard Learn 9.1 (Q2 2017 CU3 release and above)
  • Blackboard Learn SaaS Original and Ultra Course View
  • Blackboard Open LMS
  • Instructure Canvas
  • Self-hosted Moodle (version 3.2 and above)

What browsers are supported?

Ally is supported on the same browser as the Learning Management System (LMS) it is accessed from.

  • Google Chrome™
  • Mozilla Firefox®
  • Microsoft Edge®
  • Internet Explorer®
  • Safari®

What happens when a course is copied? Does Ally go with the course copy?

Yes. When you copy a course, all alternative formats and instructor feedback will also be available in the new course.

There can be a delay before everything is moved over to the new course.

When you archive a course, only references to file accessibility are available. Ally is a cloud service and will store the alternative formats on the Ally servers, which means that these are not pushed back to the LMS. The alternative formats will not be stored inside of the course archive, but the reference from the course archive will continue to be available.

What are some examples of how accessibility can benefit all students?

In many cases, improving the accessibility of course content benefits all students, including those without a disability. Accessibility is often closely connected to the quality and usability of the course materials.

Example 1: Having a proper digital copy of a document instead of a scan makes the document more usable for all students. It might make the document easier to read, especially for low-quality scans, and it also allows students to search through the document and find specific content, copy and paste sections of the document, and so on.

Example 2: The Semantic HTML alternative format is fully responsive and mobile-friendly and makes it easier for all students to consume to content on their mobile device. The ePub alternative format makes it easy to change the visual display of a document and allows for annotations and highlighting to be added. The audio alternative format can be used during a commute, on a run, etc. The translated version alternative format can help second language students.

Example 3: Having a video with captioning or a transcript will make the video more usable for all students. It allows the student to search through the video and find specific parts, the video can still be watched in high-noise environment (for example, commuting), and so on.

Example 4: Having an image with a quality description can make the image more usable for all students. It can help clarify the content of the image and how it connects to the surrounding context, it makes the image searchable, and so on.

Example 5: Providing a good heading structure for a long document makes the document more usable for all students. It provides additional structure, which makes it easier to work through and process the content. It also allows for a Table of Contents to be generated, which can improve the navigability of the document.

Will Ally change my course appearance?

The only difference you'll see within your course is that Ally provides an accessibility score for your files. The score is shown by a gauge icon next to your course files. Select the gauge to view and improve your file accessibility.

What do students see?

Students see a menu to the left or right of each document. From this menu, they can select Alternative formats to access available versions they can download. Although they can download alternative formats of your files, it is best to improve the documents through the instructor feedback.

More on Ally for student

What happens to my original files?

Blackboard does not discard the original version of the document. Your original file is retained within the Blackboard system and can be retrieved if necessary.

Entä lokalisoitujen käyttöönottojen palvelimet?

Pohjois-Amerikan ulkopuolisissa Ally-käyttöönotoissa hyödynnetään nyt Yhdysvaltain ulkopuolisia palvelimia ulkopuolisille palveluille, joita Ally käyttää. Tämä tarkoittaa sitä, että paikalliset käyttöönotot eivät käytä yhdysvaltalaisia palvelimia millekään Ally-toiminnoille.

Mistä Blackboard Allyn palvelutasositoumus löytyy?

Blackboard Allyn palvelutasositoumusasiakirja on saatavilla vain englanniksi.

Onko Blackboard Allylla jokin kiinteä julkaisuaikataulu?

Ally käyttää palveluna tarjottavan ohjelmiston (SaaS) mallia, jossa uusia versioita julkaistaan jatkuvasti. Tällä hetkellä käytössä ei ole mitään kiinteää julkaisuaikataulua, vaikka yleensä uusi versio julkaistaan 1–2 viikon välein. Nämä julkaisut eivät yleensä mene päällekkäin Learn SaaS -päivitysten kanssa.

Ainoa poikkeus jatkuvaan julkaisumalliin tehdään käyttäjien kannalta merkittävien muutosten yhteydessä. Tässä tapauksessa ilmoitamme uuden version julkaisusta kuukautta etukäteen.

Jatkuvan julkaisumallin johdosta emme voi tarjota uusia versioita ennakkokäyttöön tai julkaista niitä testausympäristössä.

Ally Accessibility Checklist FAQs


Accessibility checklist

What content does Ally check?

What content does Ally check?

Currently, Ally checks files in these formats:

  • PDF files
  • Microsoft® Word files
  • Microsoft® PowerPoint® files
  • OpenOffice/LibreOffice files
  • Uploaded HTML files
  • Image files (JPG, JPEG, GIF, PNG, BPM, TIFF)
  • YouTubeTM Videos
  • WYSIWYG/VTBE content

    Instructors don't see accessibility scores for WYSIWYG content in their courses. The results for WYSIWYG content only appear in the Institution Report.

What accessibility issues does Ally check for?

Ally’s accessibility checklist is based on WCAG 2.1 AA (Web Content Accessibility Guidelines). This is an international accessibility standard, and most of the legislation and legal requirements worldwide aligns with this standard.

Additionally, Ally also adds a number of additional checks on top of this that start to target the usability and quality of the course materials a bit more.

What does Ally do with content it can’t check?

Ally includes content it can’t check for accessibility issues, such as ZIP archive and XML file, under “Other” in the institutional report. This content does not receive an accessibility score, does not contribute to the institution’s accessibility score and does not have an indicator or option to download alternative formats in the User Interface.

More on the institution report for admins

What is a contrast check?

Contrast checks verify whether there is sufficient contrast between the text color and its background color. Text with poor contrast can be difficult to read for everyone, but especially for students with visual impairments such as color blindness.

Ally uses the contrast requirements specified as part of the WCAG 2.1 AA guidelines.

Use the Colour Contrast Analyser from The Paciello Group any time to check your content.

Ally Content Editor (WYSIWYG) Content

LMS content editor (WYSIWYG) content

Currently, instructors don't see an accessibility score for content created in their system content editor.

Ally also checks these content types created through the system content WYSIWYG editor for accessibility issues.

The data is appears in the Institutional Report as HTML. It appears in the CSV export as application column headings.

  • Blackboard Learn
    • Content Folder(application/x-folder)
    • Content Item (application/x-item)
    • Learning Module (application/x-learning-module)
    • Lesson Plan (application/x-lesson)
    • A link to a Forum (application/x-link-discussion-topic)
    • Web Link (application/x-link-web)
    • Embedded LTI application (application/x-lti-launch)
    • All other WYSIWYG content types including Blank page and Module page (application/x-page)
  • Moodle and Blackboard Open LMS
    • Assignment (application/x-assignment)
    • Book (application/x-book)
    • Book chapter (application/x-book-chapter)
    • Discussion topics (application/x-discussion-topic)
    • Forum description (application/x-forum)
    • Glossary description (application/x-glossary)
    • Glossary entry (application/x-glossary-entry)
    • Label (application/x-label)
    • Lesson description (application/x-lesson-description)
    • Lesson page (application/x-lesson-page)
    • Page content (application/x-page-content)
    • Page introduction (application/x-page-intro)
    • Section (application/x-section)
    • Syllabus (application/x-syllabus)
  • Canvas
    • Announcement (application/x-announcement)
    • Assignment (application/x-assignment)
    • Discussion Topics (application/x-discussion-topic)
    • Quiz description (application/x-quiz)
    • Syllabus (application/x-syllabus)
    • All other WYSIWYG content types including Page (application/x-page)

Helppokäyttöisyyden tarkistuslista

Tutustu Allyn helppokäyttöisyyden tarkistuslistaan kokonaisuudessaan.


Ally Blackboard Learnissa

Mitkä Blackboard Learn -versiot tukevat Allya?

Blackboard Allya tuetaan Learn 9.1 Q2 2017 CU3 -versiossa ja tätä uudemmissa versioissa. Se on saatavissa myös Learn SaaS:ään sekä alkuperäisessä näkymässä että Ultra-kurssinäkymässä.

Itse isännöityjä Solaris-oppilaitoksia ei tueta.

Voiko Blackboard Learnin sisältökokoelman pisteyttää, ennen kuin sisältö otetaan käyttöön kurssilla?

Ally pisteyttää vain kurssilla käytetyn sisällön. Käyttämättömän sisällön pisteytys voi vääristää oppilaitoksen raporttia, joten sitä ei pisteytetä.

Voit ladata sisältöä kurssin piilotettuun kansioon, jos ohjaajat haluavat päivittää helppokäyttöisyyttä ennen sisällön tarjoamista.

Tarkistaako Ally kaiken sisällön sisältökokoelmassa?

Tällä hetkellä Ally tarkistaa vain kohteet, jotka on liitetty varsinaiseen kurssiin. Tämä tarkoittaa, että raportteihin sisältyvät vain kohteet, joihin opiskelijalla on pääsy. Ne eivät sisällä käyttämätöntä sisältöä.


Ally Blackboard Open LMS:lle ja Moodlelle

Mille itse isännöidyn Moodlen versioille Ally on saatavana?

Ally on saatavana itse isännöidyn Moodlen versioille 3.2.5, 3.3.2 ja 3.4 sekä kaikille näitä uudemmille versioille. Ally saattaa toimia muissakin teemoissa, mutta tällä hetkellä tuetaan seuraavia teemoja:

  • Clean
  • More
  • Boost
  • Snap

Moodle ei sisällä termien konseptia. Mitä tämä merkitsee institutionaalisen raportin kannalta?

Blackboard Open LMS:n institutionaalisella raportilla oppilaitos voi edelleen seurata keskimääräisen helppokäyttöisyyden edistymistä kuukauden ja lukuvuoden mukaan. Raportista vain puuttuu Lukukauden mukaan ‑vaihtoehto.


Ally Instructure Canvasissa

Miksi Ally tarvitsee tilitason asetusten hallintaoikeudet Instructure Canvasiin?

Tilitason asetusten hallintaoikeuksia tarvitaan, jotta Ally voi hakea luettelon käytettävissä olevista lukukausista, joiden avulla luomme oppilaitoksen raportin.


Alternative Format FAQs

Alternative formats

What alternative formats does Ally generate?

Ally provides alternative formats for these file types:

  • PDF files
  • Microsoft® Word files
  • Microsoft® Powerpoint® files
  • OpenOffice/LibreOffice files
  • Uploaded HTML files

These alternative formats can be generated:

  • OCR’d version (for scanned documents)
  • Tagged PDF (currently for Word, Powerpoint and OpenOffice/LibreOffice files)
  • Mobile-friendly HTML
  • Audio
  • ePub
  • Electronic Braille
  • Translated Version

    We are currently running a trial of the Translated Version. The trial will run for the next few months and will be used to collect feedback about the use cases for the format and the quality of the translations. To learn more, see Translated Version alternative format.

More on alternative formats

Are alternate formats generated when a request to download is made?

When a particular alternative format for a particular content item is requested for the first time, Ally generates this on demand. In most cases, this completes within 1-2 minutes.

As soon as it has been generated, the alternative format is downloaded. Ally then also caches the result, so any additional requests for the same alternative format can be served and downloaded from cache immediately.

Does Ally generate alternative formats for student content?

Ally currently only processes instructional content. For example, content added by someone with edit permissions in the course, such as the instructor or instructional designer. Ally currently does not process student content or student submissions.

What format is the OCR’d alternative format?

The OCR’d version is made available as a tagged PDF.

What format is the Audio alternative format?

The audio alternative format is made available as a downloadable MP3 file. We also add some of the extracted semantic information into the speech, which adds additional structure to the audio and makes it easier to follow.

Which Braille code does Ally use for the Electronic Braille Format?

Ally uses Braille Ready File (.brf) as the electronic Braille format. The braille code used depends on the language the document is in. For English documents, Ally uses Grade 2 Unified English Braille (contracted).

More on Unified English Braille on the UKAAF website

Can the Ally Electronic Braille Format be printed using a Braille printer?

The Braille Ready File (.brf) format can be used for both electronic braille displays and braille embossers (printers).

You still need to check whether a specific Braille embosser/printer supports the .brf format.

More on BRF on the Accessible Instructional Materials website

Why do I see "The alternative formats for this file have been disabled"?

Instructor and administrators can turn off alternative formats for an individual content item within a course. For example, on a file uploaded to the course.

Alternative Format Instructor FAQs

What does the instructor need to do to generate alternative formats for a content item?

Nothing. Ally automatically picks up on any existing or new materials, runs it through the accessibility checklist, and makes the alternative formats available to both the student and the instructor.

Is there a file size limit?

No, there is no file size limit. There may be cases where the algorithm fails to generate alternative formats for certain large files, but Ally doesn’t enforce a maximum file size.

How does Ally handle password protected content?

Ally detects password-protected content, gives them a 0% accessibility score and provides guidance to help remove the password through the instructor feedback. Ally does not generate any alternative formats for password protected content, as we can’t get access to the actual content.

Can I disable alternative formats?

Yes. You can turn off alternative formats for individual content items, if you want. If you change your mind, you can enable it again later.

Minne vaihtoehtoiset muodot tallennetaan? Lasketaanko ne mukaan tallennustilakiintiööni?

Vaihtoehtoiset muodot tallennetaan Allyn puolelle, joten niitä ei lähetetä takaisin oppimisen hallintajärjestelmään (LMS). Tästä syystä vaihtoehtoisia muotoja ei lasketa mukaan paikalliseen tallennukseen tai mihinkään tallennuskiintiöön.

Entä tekijänoikeudet ja rajoitukset johdannaisten teosten luomiselle?

  • Vaihtoehtoisia muotoja tarjotaan aina vain yhdessä alkuperäisen tiedoston kanssa.
  • Opiskelijoiden täytyy rekisteröityä kurssille saadakseen vaihtoehtoiset muodot. Jos kurssi tarjotaan julkisesti, Ally ei tarjoa vaihtoehtoisia muotoja nimettömille käyttäjille. 
  • Ally ei tarjoa vaihtoehtoisia muotoja tiedostoille, joiden metatiedoissa määritetään, että tiedostosta ei saa luoda johdannaisia versioita. Ally ainoastaan tarkistaa tiedoston helppokäyttöisyysongelmien varalta ja antaa tähän liittyvät tiedot raportissa ja ohjaajan palautteessa.

Miksi käännetty versio ei näy käytettävissä olevana vaihtoehtoisena muotona?

Sinun on otettava tämä ominaisuus käyttöön laitoksessasi. Jos haluat ottaa sen käyttöön, lähetä tapaus Behind the Blackboard -palveluun

Millä kielillä käännetyn version vaihtoehtoinen muoto on käytettävissä?

Käännetty versio on tällä hetkellä saatavana seuraavilla kielillä:

  • afrikaans
  • arabia
  • bosnia – kyrillinen
  • bosnia – latinalainen
  • bulgaria
  • kantoninkiina – perinteinen
  • katalaani
  • kiina – yksinkertaistettu
  • kiina – perinteinen
  • kroatia
  • tšekki
  • tanska
  • hollanti
  • englanti
  • viro
  • suomi
  • ranska
  • saksa
  • kreikka, moderni
  • haiti
  • heprea
  • hindi
  • unkari
  • indonesia
  • italia
  • japani
  • korea
  • latvia
  • liettua
  • malaiji
  • malta
  • Norjan bokmål
  • persia (farsi)
  • puola
  • portugali
  • romania
  • venäjä
  • serbia – kyrillinen
  • serbia – latinalainen
  • slovakki
  • sloveeni
  • espanja
  • swahili
  • ruotsi
  • thai
  • turkki
  • ukraina
  • urdu
  • vietnam
  • kymri.

Instructor Feedback FAQs


Instructor feedback

How do I see all issues?

Select All issues to see every issue in the file. This view shows you by how much the score can improve by fixing each issue. Find the issue you want to start fixing and select Fix.

What threshold is used for the color of the accessibility indicator?

We provide every document with an accessibility score, which is a percentage score that is supposed to reflect how accessible an item is, how many students it can affect, how severely it affects them, etc. To calculate the accessibility score for a document, we take a weighted average of the different accessibility rules/checks, as some rules are more important/impactful than others.

Within the User Interface, we use thresholds for determining the color of the indicator.

Ally Accessibility Score Icons

Scores range from Low to Perfect. The higher the score the fewer the issues.

  • Low (0-33%): Needs help! There are severe accessibility issues.
  • Medium (34-66%): A little better. The file is somewhat accessible and needs improvement.
  • High (67-99%): Almost there. The file is accessible but more improvements are possible.
  • Perfect (100%): Perfect! Ally didn't identify any accessibility issues but further improvements may still be possible.

Accessibility is very much a spectrum where further improvements are always possible, so it’s hard to provide a point at which the item becomes “accessible”. However, as a rule of thumb, once an item is in the green zone it should be doing reasonably well.

What content types are in-browser previews available for?

In-browser previews are currently available for these files:

  • Images
  • PDF Documents
  • Word Documents
  • PowerPoint presentations
  • OpenOffice/LibreOffice files (Writer and Impress)

These previews are then used to identify where in the document specific accessibility issues can be found. Highlights are currently provided for these issues:

  • Images without an appropriate alternative description
  • Text fragments with insufficient contrast
  • Tables without table headings

The instructor feedback for other accessibility issues will just show the content preview without highlights.

More on previews


Institutionaalinen raportti

Kuinka tihein väliajoin institutionaalinen raportti luodaan?

Institutionaalinen raportti päivittyy jatkuvasti, joten sen pitäisi olla aina ajan tasalla. Sisältökohteen lisäämisen ja lukukauden/lukuvuoden/kuukauden raporttien päivittymisen välillä voi kuitenkin olla pieni viive.

Voinko viedä institutionaalisen raportin tiedot?

Kyllä, Allyn institutionaalinen raportti voidaan viedä CSV-muodossa. Nämä vientitiedot sisältävät 4 erillistä CSV-tiedostoa:

  • Lukuvuosikohtaiset yhteenvetotiedot
  • Lukukausikohtaiset yhteenvetotiedot
  • Kuukausikohtaiset yhteenvetotiedot
  • Luettelo kaikista kursseista

Myös yksittäisestä kurssista luodaan CSV-vientitiedosto. Tämä tiedosto sisältää luettelon kyseisen kurssin kaikista sisältökohteista sekä näissä sisältökohteissa tunnistetut erilaiset helppokäyttöisyysongelmat.

Lisätietoja CSV-vientitiedostoista

Kuinka helppokäyttöisyysarvot kootaan kurssitasolle ja oppilaitostasolle?

Ally määrittää jokaiselle yksittäiselle sisältökohteelle helppokäyttöisyysarvon. Tämän jälkeen helppokäyttöisyysarvot kootaan kurssitasolle ja jokaiselle kurssille määritetään helppokäyttöisyysarvo, joka vastaa kurssin kaikkien kohteiden keskiarvoa. Kurssien arvot kootaan oppilaitostasolle ja jokaiselle kuukaudelle/lukukaudelle/vuodelle määritetään helppokäyttöisyysarvo, joka vastaa kaikkien kyseiseen kuukauteen/lukukauteen/vuoteen sisältyvien kohteiden keskiarvoa.

Sisältääkö raportti kohteita ja kursseja, jotka olivat jo oppimisen hallintajärjestelmässä?

Kyllä. Ally-integroinnin käyttöönoton yhteydessä Ally käsittelee kaikki aikaisemmat kurssit ja sisältökohteet. Tämä prosessi voi kestää useita päiviä, mutta tuloksena on institutionaalinen raportti, joka sisältää kaikki aikaisemmat tiedot ja antaa paljon paremman yleiskuvan trendeistä ja kehityskuluista.

Oppilaitoksen oman harkinnan mukaan joitain kursseja tai lukukausia voidaan jättää pois tästä prosessista.

Kuinka institutionaalisen raportin käyttöoikeus annetaan muille kuin oppimisen hallintajärjestelmän ylläpitäjille?

Institutionaalinen raportti on oletusarvoisesti kaikkien oppimisen hallintajärjestelmän ylläpitäjien käytettävissä järjestelmän ylläpitäjän työtilassa.

Institutionaalisen raportin käyttöoikeus voidaan kuitenkin antaa myös käyttäjille, jotka eivät ole oppimisen hallintajärjestelmän ylläpitäjiä (esimerkiksi erityistukea vaativien opiskelijoiden palveluista vastaaville työntekijöille). Tätä varten voimme antaa laitokselle suoran URL-osoitteen ja tunnistetiedot jotka voidaan jakaa käyttäjille, joille halutaan antaa raportin käyttöoikeus.