Les données contenues dans le dossier scolaire d’un élève dont la divulgation n'est généralement pas considérées comme une atteinte à la vie privée ou potentiellement nuisible peuvent être publiées à titre d'« informations d’annuaire ». Les informations d’annuaire habituelles peuvent inclure le nom, le numéro de téléphone, le niveau scolaire, la date prévue d’obtention du diplôme, le principal domaine d’études et l’adresse e-mail de l’étudiant. Les champs de données inclus dans les informations d’annuaire varient d’un établissement à l’autre.
L’établissement est tenu de donner annuellement à l’étudiant ou à ses parents (si l’étudiant a moins de 18 ans) la possibilité de refuser d’être inscrit dans le répertoire. De plus, les élèves ont le droit d’examiner leurs propres dossiers scolaires et de solliciter la correction de toute information qu’ils jugent inexact ou trompeuse.
Établissements divulguant des informations d’annuaire
Les établissements d’enseignement ou leurs agents peuvent divulguer des informations d’annuaire dans les conditions suivantes en vertu de l’autorité statutaire de la FERPA. 20 U.S.C 1232g (a)(5) (A) et (B) :
a) Un organisme ou un établissement d’enseignement peut divulguer des infomations d'annuaire s’il a avisé publiquement les parents d’élèves et les élèves admissibles qui fréquentent l’organisme ou l’établissement :
(1) des types d'informations personnelles identifiables que l’organisme ou l’institution a désignés comme informations d’annuaire ;
(2) du droit d’un parent ou d’un étudiant admissible de s'opposer à ce que l’organisme ou l’établissement traitent tout ou partie de ces types d'informations sur l’élève comme des informations d’annuaire ; et
(3) du délai dans lequel un parent ou un étudiant admissible doit aviser par écrit l’organisme ou l’établissement qu’il ne veut pas que l’un ou l’ensemble de ces types d'informations sur l’élève soient traités comme des informations d’annuaire.
b) Un organisme ou un établissement d’enseignement peut divulguer des informations d'annuaire sur les anciens élèves sans satisfaire aux conditions énoncées à l’alinéa a) du présent article.
Bien que de nombreux établissements choisissent de publier sous diverses formes la plupart ou la totalité des informations d’annuaire sur les étudiants répertoriés sous la loi FERPA, ils doivent se conformer à tout moment aux conditions énoncées ci-dessus. La notification aux étudiants des types d’informations d’annuaire publiées et du droit d'opposition de l’étudiant se fait généralement par le biais d'un manuel de l’étudiant ou un autre manuel de référence, et non par communication personnelle aux étudiants. La partie notification du processus n’a généralement pas d’impact sur le système de Blackboard.
Pour les anciens élèves des établissements qui utilisent des Blackboard, notez la clause (b) ci-dessus, qui stipule que les établissements peuvent divulguer des informations d’annuaire sur les anciens élèves sans leur notifier leur droit de désinscription. En général, la FERPA accorde moins de droits aux anciens élèves qu'aux élèves actuels d'un l’établissement.
Administrateurs divulguant des informations personnelles et d’annuaire au sein de Blackboard Learn
Les établissements disposent de plusieurs façons de contrôler les informations personnelles qui sont recueillies et communiquées dans l’annuaire des utilisateurs Blackboard. Ces renseignements personnels sont recueillis sur un formulaire appelé Profil d’utilisateur. Ce formulaire peut être personnalisé par les administrateurs. Les administrateurs peuvent inclure ou exclure n’importe quel champ du formulaire, ainsi qu’autoriser ou interdire aux utilisateurs de modifier leurs données dans ces champs. Pour personnaliser le formulaire de profil utilisateur, accédez à Panneau de configuration de l’administrateur > Personnaliser le profil utilisateur.
Les établissements qui disposent d’un processus de traitement des demandes de confidentialité et des mises à jour des données personnelles en dehors du système de Blackboard peuvent désactiver l’accès aux pages de Données personnelles à l’aide d’une gestion flexible des privilèges ou en désactivant l’outil Données personnelles sous Panneau de configuration de l’administrateur > Panneau d’outils. La désactivation de l’outil empêche les utilisateurs d’apporter des modifications aux informations de leur profil utilisateur.
Les établissements peuvent désactiver complètement l’annuaire des utilisateurs et ne divulguer aucune information d’annuaire par le biais de Blackboard Learn. L’annuaire des utilisateurs peut être désactivé dans tout le système sous Panneau de configuration de l’administrateur > Onglets et modules > Outils.
Utilisateurs divulguant des informations personnelles et d’annuaire au sein de Blackboard Learn
Si l’outil Données personnelles est disponible, les utilisateurs peuvent faire leur propre choix de confidentialité sur la page Données personnelles, accessible à partir de n’importe quel onglet du panneau Outils ou sous Outils depuis n’importe quels cours ou communauté de Blackboard Learn. Sur cette page, l’utilisateur peut choisir d’être inscrit ou non dans l’annuaire des utilisateurs. L’utilisateur peut également choisir d’afficher son adresse e-mail, son adresse (rue, ville, État, code postal, pays), ses informations professionnelles (entreprise, fonction, téléphone professionnel, fax professionnel) et toute autre information de contact supplémentaire (téléphone personnel, téléphone portable, site Web).
Ces champs et le nom de l’utilisateur sont les seules informations personnelles susceptibles d'être affichées dans l’Annuaire des utilisateurs et ils n'y sont pas inclus par défaut. Les utilisateurs doivent délibérément choisir de divulguer leurs informations dans l’annuaire. À cet égard, le système Blackboard adopte donc une approche plus conservatrice en matière de protection de la vie privée que les règlements de la FERPA. La FERPA demande de proposer la désactivation des informations d’annuaire, tandis que Blackboard fournit une option d'activation. Blackboard permet également à l’utilisateur d’exercer cette option à tout moment, et pas uniquement pendant une période déterminée par l’établissement.
Lorsque les utilisateurs choisissent de rendre leurs adresses e-mail disponibles, qu’ils aient ou non choisi de figurer dans l’annuaire des utilisateurs, leurs adresses e-mail sont affichées dans les pages Annuaire et Groupe de tous les cours et communautés auxquels ils sont inscrits. Pour plus d’informations, voir la rubrique Confidentialité et données personnelles des étudiants et des participants à une communauté de cet article.
Si l’utilisateur a choisi d’inclure ses données personnelles dans l’Annuaire des utilisateurs, les champs qu'il a sélectionnés s’affichent dans l’Annuaire des utilisateurs pour les autres utilisateurs connectés au système.
Les utilisateurs ont également de rectification de leurs informations personnelles. Ils peuvent examiner et modifier leurs informations sur la page Données personnelles si elles ont été mises à disposition.
