Gegevens in de onderwijsgegevens van een student die over het algemeen niet als schadelijk of als een inbreuk op de privacy worden beschouwd, kunnen worden vrijgegeven als 'mapinformatie'. Veelvoorkomende gegevens in een map kunnen de naam, het telefoonnummer, het cijfer, de verwachte afstudeerdatum, hoofdvak en het e-mailadres van de student omvatten. De gegevensvelden in de mapgegevens verschillen per instelling.
De instelling is verplicht om de ouders van de student of de student (als de student jonger is dan 18 jaar) de mogelijkheid te geven om zich jaarlijks uit te melden om niet in het overzicht te worden opgenomen. Bovendien hebben studenten het recht hun eigen onderwijsdossiers te bekijken en correcties aan te vragen in gegevens waarvan zij denken dat deze onjuist of misleidend zijn.
Instellingen die adreslijstgegevens bekendmaken
Onderwijsinstellingen of hun agenten kunnen onder de volgende voorwaarden gegevens bekendmaken onder de wettelijke regeling van de FERPA: 20 U.S.C 1232g (a)(5) (A) en (B):
a) Een onderwijsinstelling of instelling mag gegevens in een register bekendmaken als zij ouders van aanwezige studenten openbaar op de hoogte hebben gesteld en in aanmerking komende studenten die in aanmerking komen bij de organisatie of instelling van:
(1) De soorten persoonsgegevens die de organisatie of instelling als registerinformatie heeft aangewezen;
(2) het recht van een ouder of in aanmerking komende student om te weigeren dat de organisatie of instelling enige of alle van deze soorten informatie over de student als adreslijstinformatie aanwijst; en
(3) De periode waarbinnen een ouder of geschikte student de organisatie of instelling schriftelijk moet laten weten dat hij of zij geen van deze soorten informatie wil over de student die als adreslijstinformatie is aangewezen.
(b) Een onderwijsinstelling of -instelling kan gegevens van voormalige studenten bekendmaken zonder dat zij aan de voorwaarden onder a) van deze sectie voldoen.
Hoewel veel instellingen ervoor kiezen om de meeste of alle gegevens van studenten die onder FERPA worden vermeld, in verschillende vorm te publiceren, moet de instelling altijd voldoen aan de bovenstaande voorwaarden. Melding aan studenten van de typen informatie die gepubliceerd wordt en het recht van de student om zich daarvoor uit te melden gebeurt doorgaans door een studentenhandboek of een andere handleiding, niet door persoonlijke communicatie met de studenten. Het meldingsonderdeel van het proces heeft meestal geen invloed op het Blackboard-systeem.
Voor alumni van instellingen die Blackboard gebruiken, merk op clausule (b) hierboven, die stelt dat instellingen gegevens van alumni mogen bekendmaken zonder dat aan alumni een opt-out-melding wordt verstrekt. Over het algemeen biedt FERPA minder rechten voor degenen die de instelling eerder hebben bijgewoond dan voor degenen die er nu aanwezig zijn.
Beheerders die persoonlijke gegevens en mappen bekendmaken in Blackboard Learn
Instellingen hebben verschillende manieren om te bepalen welke persoonlijke informatie wordt verzameld en bekendgemaakt binnen het Blackboard gebruikersregister. Persoonlijke gegevens worden verzameld via een formulier met de naam Gebruikersprofiel. Dit formulier kan worden aangepast door beheerders. Beheerders kunnen velden op het formulier al dan niet toevoegen of uitsluiten en gebruikers al dan niet toestaan om hun gegevens in die velden te bewerken. Pas het formulier met het gebruikersprofiel aan via configuratiescherm voor systeembeheer > Gebruikersprofiel aanpassen.
Instellingen die een proces uitvoeren voor het afhandelen van privacyverzoeken en updates van persoonlijke gegevens buiten het Blackboard systeem kunnen de toegang tot de pagina's met persoonlijke gegevens uitschakelen via flexibele beheerbevoegdheden of door de tool Persoonlijke gegevens uit te schakelen onder Configuratiescherm voor systeembeheer > Toolpaneel. Het uitschakelen van de tool voorkomt dat gebruikers wijzigingen kunnen doorvoeren in hun gebruikersprofielgegevens.
Instellingen kunnen het gebruikersregister helemaal uitschakelen en geen gegevens vrijgeven met behulp van Blackboard Learn. Het gebruikersregister kan in het gehele systeem worden uitgeschakeld via Configuratiescherm voor systeembeheer > Tabbladen en modules > Tools.
Gebruikers die persoonlijke gegevens en adreslijstgegevens bekendmaken in Blackboard Learn
Als de tool Persoonlijke gegevens beschikbaar is, kunnen gebruikers hun eigen privacykeuzen maken op de pagina Persoonlijke gegevens . Deze zijn toegankelijk via elk tabblad in het paneel Tools of onder Tools in elke cursus of organisatie in Blackboard Learn. Op deze pagina kan de gebruiker aangeven of hij of zij moet worden opgenomen in het gebruikersregister. De gebruiker kan er ook voor kiezen of hij zijn of haar e-mailadres, adres (straat, plaats, staat, zip, land), werkinformatie (bedrijf, functie, telefoon op het werk, fax werk) en eventuele andere aanvullende contactgegevens (telefoon thuis, mobiele telefoon, website) wilt weergeven.
Deze velden en de naam van de gebruiker zijn de enige persoonlijke gegevens die ooit worden weergegeven in het gebruikersregister. Standaard worden ze niet opgenomen in het gebruikersregister. Gebruikers moeten bewust aangeven dat hun informatie in de map openbaar wordt gemaakt. In dit licht is het Blackboard Systeem conservatiever in het beschermen van privacy dan FERPA-regelgeving. FERPA vraagt om een opt-outoptie voor gegevensregisterinformatie, maar Blackboard biedt een opt-in-optie. Blackboard de gebruiker ook in staat om deze optie op ieder moment uit te oefenen, niet alleen gedurende een periode die de instelling heeft bepaald.
Wanneer gebruikers ervoor kiezen hun e-mailadres beschikbaar te maken, ongeacht of ze ervoor hebben gekozen om te worden opgenomen in het gebruikersregister, worden hun e-mailadressen weergegeven op de pagina's Naamlijst en Groep van alle cursussen en organisaties waarvoor ze zijn ingeschreven. Zie voor meer informatie de Onderwerp privacy en persoonlijke gegevens voor cursusstudenten en organisatiedeelnemers in deze sectie.
Als de gebruiker ervoor heeft gekozen om zijn of haar persoonlijke gegevens op te nemen in het gebruikersregister, worden de door de gebruiker geselecteerde velden weergegeven in het gebruikersregister voor andere gebruikers die zijn aangemeld bij het systeem.
Users also have the right to confirm that their personal information is correct. Ze kunnen hun informatie bekijken en wijzigen op de pagina Persoonlijke gegevens als deze beschikbaar is gemaakt.
