Gegevens in de onderwijsgegevens van een student die over het algemeen niet als schadelijk of als een inbreuk op de privacy worden beschouwd, kunnen worden vrijgegeven als 'registerinformatie'. Veelvoorkomende gegevens in een register kunnen de naam, het telefoonnummer, het cijferniveau, de verwachte afstudeerdatum, hoofdvak en het e-mailadres van de student bevatten. De gegevensvelden in de mapgegevens verschillen per instelling.

De instelling is verplicht om de student of de ouders van de student (als de student jonger is dan 18 jaar) de mogelijkheid te geven om zich jaarlijks uit te schrijven om niet in het register opgenomen te worden. Bovendien hebben studenten het recht hun eigen onderwijsgegevens te bekijken en correcties aan te vragen voor gegevens waarvan zij denken dat deze onjuist of misleidend zijn.

Instellingen die adreslijstgegevens bekendmaken

Onderwijsinstellingen of hun agenten kunnen onder de volgende voorwaarden gegevens bekendmaken onder de wettelijke regeling van de FERPA: 20 U.S.C 1232g (a)(5) (A) en (B):

(a) Een onderwijsinstelling of instelling mag gegevens in een register bekendmaken als zij ouders van aanwezige studenten openbaar op de hoogte hebben gesteld en in aanmerking komende studenten die ingeschreven staan bij de organisatie of instelling van:

(1) de soorten persoonsgegevens die de organisatie of instelling als registerinformatie heeft aangewezen;

(2) het recht van een ouder of in aanmerking komende student om te weigeren dat de organisatie of instelling enige of alle soorten informatie over de student als registerinformatie aanwijst; en

(3) de periode waarbinnen een ouder of in aanmerking komende student de organisatie of instelling schriftelijk moet laten weten dat diegene geen van deze soorten informatie wil over de student die als registerinformatie is aangewezen.

(b) Een onderwijsinstelling of instelling kan registergegevens van voormalige studenten bekendmaken zonder dat zij aan de voorwaarden in alinea (a) van deze sectie voldoen.

Hoewel veel instellingen ervoor kiezen om de meeste of alle gegevens van studenten die onder FERPA worden vermeld, in verschillende vormen te publiceren, moet de instelling altijd voldoen aan de bovenstaande voorwaarden. Melding aan studenten van de soorten informatie die gepubliceerd worden en het recht van de student om zich daarvoor uit te schrijven gebeurt doorgaans door een studentenhandboek of een andere handleiding, niet door persoonlijke communicatie met de studenten. Het meldingsonderdeel van het proces heeft meestal geen invloed op het Blackboard-systeem.

Voor alumni van instellingen die Blackboard gebruiken: let op clausule (b) hierboven, die stelt dat instellingen gegevens van alumni mogen bekendmaken zonder dat aan alumni een uitschrijvingsmelding wordt verstrekt. Over het algemeen biedt FERPA minder rechten voor degenen die eerder waren ingeschreven bij de instelling dan voor degenen die er nu aanwezig zijn.

Beheerders die persoonlijke en adresgegevens bekendmaken in Blackboard Learn

Instellingen hebben verschillende manieren om te bepalen welke persoonlijke informatie wordt verzameld en bekendgemaakt binnen het gebruikersregister van Blackboard. Persoonlijke gegevens worden verzameld via een formulier met de naam Gebruikersprofiel. Dit formulier kan worden aangepast door beheerders. Beheerders kunnen velden op het formulier toevoegen of uitsluiten en gebruikers al dan niet toestaan om hun gegevens in die velden te bewerken. Pas het formulier met het gebruikersprofiel aan via configuratiescherm voor systeembeheer > Gebruikersprofiel aanpassen.

Instellingen die een proces hanteren voor het afhandelen van privacyverzoeken en updates van persoonlijke gegevens buiten het Blackboard systeem kunnen de toegang tot de pagina's met persoonlijke gegevens uitschakelen via het beheer van flexibele bevoegdheden of door de tool Persoonlijke gegevens uit te schakelen onder Configuratiescherm voor systeembeheer > Toolpaneel. Het uitschakelen van de tool voorkomt dat gebruikers wijzigingen kunnen doorvoeren in de gegevens op hun gebruikersprofiel.

Instellingen kunnen het gebruikersregister helemaal uitschakelen en geen gegevens vrijgeven met behulp van Blackboard Learn. Het gebruikersregister kan in het gehele systeem worden uitgeschakeld via Configuratiescherm voor systeembeheer > Tabbladen en modules > Tools.

Gebruikers die persoonlijke en adresgegevens bekendmaken in Blackboard Learn

Als de tool Persoonlijke gegevens beschikbaar is, kunnen gebruikers hun eigen privacykeuzes maken op de pagina Persoonlijke gegevens. Deze pagina is toegankelijk vanaf elk tabblad in het deelvenster Tools of onder Tools in elke cursus of organisatie in Blackboard Learn. Op deze pagina kan de gebruiker aangeven of hij of zij opgenomen wordt in het gebruikersregister. De gebruiker kan ook kiezen of diegene opgenomen wil worden in het gebruikersregister en kiezen of het e-mailadres, adres (straat, plaats, provincie, postcode, land), de werkgegevens (bedrijf, functie, zakelijke telefoon en fax) en andere aanvullende contactgegevens (huistelefoon, mobiele telefoon, website) moeten worden weergegeven.

Deze velden en de naam van de gebruiker zijn de enige persoonlijke gegevens die ooit in het gebruikersregister worden weergegeven, en ze worden standaard niet opgenomen in het gebruikersregister. Gebruikers moeten er bewust voor kiezen dat hun informatie in het register openbaar wordt gemaakt. Op die manier is het Blackboard-systeem conservatiever in het beschermen van privacy dan FERPA-regelgeving. FERPA vraagt om een uitschrijvingsoptie voor registerinformatie, maar Blackboard biedt een inschrijvingsoptie. Blackboard staat de gebruiker toe om deze optie op ieder moment uit te oefenen, niet alleen gedurende een periode die de instelling heeft opgegeven.

Wanneer gebruikers ervoor kiezen hun e-mailadressen beschikbaar te maken, ongeacht of ze ervoor hebben gekozen om in het gebruikersregister te worden opgenomen, worden hun e-mailadressen weergegeven in de Naamlijst en de Groepspagina's van alle Cursussen en Organisaties waarvoor ze zijn ingeschreven. Raadpleeg voor meer informatie het onderwerp Privacy en persoonlijke gegevens voor cursusstudenten en organisatiedeelnemers in dit gedeelte.

Als de gebruiker ervoor heeft gekozen om diens persoonlijke gegevens op te nemen in het gebruikersregister, worden de velden die de gebruiker heeft geselecteerd weergegeven in het gebruikersregister aan andere gebruikers die zijn aangemeld bij het systeem.

Gebruikers hebben tevens het recht om te bevestigen dat hun persoonlijke gegevens kloppen. Ze kunnen hun gegevens bekijken en wijzigen op de pagina Persoonlijke gegevens als deze beschikbaar zijn gemaakt.