A Coleção de conteúdo contém muitas ferramentas para compartilhar e pesquisar conteúdo. Essas opções dependem do nível da pasta compartilhada. Por exemplo, as permissões definidas em uma pasta de nível superior versus uma subpasta afetam as ferramentas de pesquisa disponíveis para esses usuários.

Lembre-se que quando uma pasta é compartilhada, são concedidas permissões para todo seu conteúdo.

Todas as pastas versus pastas inscritas

Quando abrir a Coleção de conteúdo, a pasta de usuário e as pastas dos cursos e comunidades em que você está serão exibidas. Você pode alternar entre Mostrar todas as pastas e Mostrar pastas inscritas para filtrar a exibição entre as pastas e facilitar a localização do conteúdo.

Essa opção está disponível nestas pastas de nível superior:

  • Usuários
  • Cursos‎
  • Comunidades
  • Reservas digitais

Esta ferramenta é especialmente útil para bibliotecários de Reserva digital, que podem ter permissão para diversas pastas de curso no Reserva digital. Esta ferramenta permite ao bibliotecário exibir essas pastas sob a pasta Reserva digital no menu Coleção de conteúdo, sem se matricularem nos cursos.

Localizar Pasta

A função Localizar pasta permite que você pesquise por pastas de nível superior para as quais tem permissão. Por exemplo, se outro usuário tiver concedido a você permissão para a pasta de nome de usuário, isso pode ser exibido nas pesquisas usando Localizar pasta. Também é possível adicionar a pasta ao seu menu de Coleção de conteúdo, facilitando o acesso regular à pasta.

Você pode compartilhar uma pasta de nível superior com outro usuário e, em seguida, ajustar as permissões do conteúdo interno dentro da pasta para limitar o aceso. Por exemplo, se você quiser conceder permissão de leitura a um usuário em sua pasta de nome de usuário, mas não quiser compartilhar tudo que estiver dentro dela, remova a permissão de leitura do conteúdo dentro da pasta que esse usuário não deve ver. O usuário ainda pode usar a opção Localizar pasta, mas verá apenas o conteúdo específico da pasta.

A opção Localizar pasta não pode ser usada para encontrar pastas aninhadas.

Como pesquisar todos os arquivos e pastas

A pesquisa permite aos usuários localizarem todos os arquivos e pastas que foram compartilhados com eles. Quando um usuário realiza uma pesquisa, o sistema exibe apenas os itens para os quais o usuário tem permissão. Se as permissões forem concedidas em uma pasta aninhada (e não na pasta de nível superior), o usuário poderá pesquisar a pasta e marcá-la.

Saiba mais sobre como pesquisa a Coleção de conteúdo

Ir para o local

A opção Ir para o local permite que você vá diretamente para uma pasta específica que tenha sido compartilhada com você na Coleção de conteúdo, Esse recurso que poupa tempo permite ao usuário inserir o caminho para abrir a pasta e marcá-lo ao mesmo tempo.

Favoritos

Os favoritos permitem o acesso rápido ao conteúdo usado com frequência, dispensando a navegação por várias páginas. Você pode organizar os favoritos em pastas e subpastas, de acordo como precisar. Essa ferramenta é útil quando você tem acesso a uma pasta aninhada, pois a ferramenta Localizar pasta não retorna pastas aninhadas.

Você também pode ver seus favoritos no menu do usuário. Acesse o menu do usuário ao lado de seu nome no cabeçalho da página.

Saiba mais sobre como ver os favoritos no menu do usuário

Fluxos de trabalho

Se for esperado que um usuário adote uma ação ou responda a um item, pode ser útil enviar a ele um modelo de fluxo de trabalho com o item. Quando você cria um modelo de fluxo de trabalho, você seleciona usuários com os quais compartilhar o item e concede a eles permissões para isso. Também é possível selecionar uma opção para enviar ao usuário um e-mail informando que esse item foi compartilhado com ele, e que há um modelo de fluxo de trabalho em anexo.

Saiba mais sobre fluxos de trabalho

Criar passes

É possível usar passes para compartilhar um arquivo com um usuário por um tempo específico. Eles são especialmente úteis para compartilhar arquivos com usuários que não tenham contas no sistema. Quando você cria um passe, é possível decidir se concede permissão de leitura ou leitura e gravação ao arquivo por meio do passe. Quando o tempo alocado para o passe terminar, o usuário não poderá mais acessar o arquivo.

Para criar um passe, selecione Passes no menu do item. Selecione Criar passe e escolha suas configurações. Selecione Enviar quando concluir.

Saiba mais sobre passes

Criar um portfólio

Os portfólios permitem que você colete e organize arquivos em páginas da web personalizadas. Você pode apresentar esses portfólios a pessoas e grupos de usuários fora dos cursos. É importante considerar as permissões selecionadas para os arquivos com links no portfólio. Se outro usuário tiver permissões – diferente de leitura – para um arquivo vinculado a um portfólio, o arquivo poderá ser editado ou excluído, o que resulta em problemas para usuários do portfólio.

E-mail

Você pode enviar arquivos e pastas por e-mail para usuários específicos, um grupo de usuários ou qualquer pessoa com um endereço de e-mail válido de uma área da Coleção de conteúdo.

Sua instituição determina se essa ferramenta está disponível.

  1. Na Coleção de conteúdo, acesse a pasta que contém os arquivos ou pastas que você quer enviar.
  2. Use as caixas de seleção para selecionar os itens, e selecione Enviar por e-mail.
  3. Selecione o botão Para a fim de escolher para quem enviar a mensagem de e-mail:
    • Use Selecionar usuários específicos para pesquisar um nome de usuário. Selecione Enviar para adicioná-lo à lista de destinatário.
    • Use Selecionar grupo de usuários para escolher um grupo. Selecione Curso, Grupo do curso, Comunidade ou Grupo da comunidade. Escolha um grupo marcando as caixas de seleção apropriadas. Selecione Enviar para adicioná-lo à lista de destinatário.
    • Selecione Adicionar endereço de e-mail para inserir manualmente um endereço de e-mail. Quando concluir, selecione Enviar.
  4. Como opção, use Cc e Cco e selecione para quem você enviará cópias da mensagem.
  5. Selecione Enviar.