Creación de un período de respuesta

Los períodos de respuesta representan al grupo de personas a las que se les envía la encuesta y el marco temporal durante el que está abierta la recopilación de datos de la encuesta. Los destinatarios de una encuesta se pueden seleccionar en función de si están o no inscritos en un curso, del rol que tengan en el sistema de Blackboard o de la dirección de correo electrónico.

El tipo de destinatarios que seleccione determinará el tipo de informe que pueda realizar. Los destinatarios que están inscritos en cursos o que tienen un rol en Blackboard tendrán, con toda seguridad, otra información demográfica guardada en el sistema, que puede utilizarse en informes para analizar las respuestas. Los destinatarios cargados desde una lista de correo electrónico no dispondrán de la información para realizar comparaciones demográficas.

Los períodos de respuesta se establecen para recopilar respuestas anónimas de manera predeterminada.

La manera más eficiente de enviar una única encuesta a distintos grupos de personas y durante períodos de tiempo diferentes es crear varios períodos de respuesta. Cuando analice los resultados de la encuesta, puede comparar los resultados de diferentes períodos de respuesta.

Ejemplos

• Cree una evaluación de curso universitario con períodos de respuesta para el primer y segundo trimestre. Mientras las preguntas sean las mismas, los resultados de los estudiantes inscritos en períodos diferentes se pueden analizar en función de varios criterios como, por ejemplo, sus cursos o el departamento al que pertenecen.

  Si un estudiante está inscrito en más de un curso que forme parte de la implementación de una encuesta, el estudiante recibirá una notificación por CADA curso y tendrá que responder a la encuesta individualmente para cada curso. Cada respuesta estará asociada al curso al que corresponda.

• Cree una encuesta de posgrado para todos los licenciados y distribúyalo por correo electrónico. Cree períodos de respuesta para cada año de graduación utilizando varias listas de correo electrónico. Los resultados se pueden analizar según el año de graduación y la pregunta.

Crear períodos de respuesta

1. Abra el menú de una encuesta institucional existente.
2. Seleccione Período de respuesta.
3. En la página Períodos de respuesta, seleccione Crear período de respuesta.
4. Escriba la información en la pestaña Resumen detallado.
5. Las encuestas recopilan respuestas anónimas de forma predeterminada. Para solicitar información demográfica de los destinatarios, desactive Aceptar respuestas anónimas.
6. Seleccione Guardar y continuar. Continúe a las pestañas Seleccionar destinatarios, Notificar y Programación que se describen a continuación.
7. Seleccione Guardar y salir cuando finalice de configurar los parámetros de período de respuesta.

Para actualizar un período de respuesta, vaya a la página Períodos de respuesta, abra el menú de un período y seleccione Editar período de respuesta.

Seleccionar destinatarios

En la pestaña Seleccionar destinatarios, los destinatarios se seleccionan por ubicación, rol o cargando direcciones de correo electrónico. Los períodos de respuesta solo pueden tener un conjunto de destinatarios en función de su inscripción, rol o dirección de correo electrónico.

En un período de respuesta no es posible combinar una lista de direcciones de correo cargadas y un conjunto de estudiantes inscritos en un curso. En su lugar, utilice la misma encuesta y cree dos períodos de respuesta: uno para las direcciones de correo electrónico y otro para los usuarios inscritos.

Por lugares

Las plazas se refieren a inscripciones en cursos y organizaciones. Puede enviar encuestas a todos los usuarios que estén inscritos en cursos, organizaciones o ambos. Puede acotar el conjunto de destinatarios si incluye únicamente algunos roles de curso, cursos de un período y cursos de un departamento o unidad de negocio si su institución autoriza la participación en la comunidad.

Esta opción permite divulgar los resultados de la encuesta a los profesores desde la pestaña Programación.

El siguiente ejemplo ilustra el envío de una evaluación de curso a alumnos inscritos en todos los cursos del departamento de biología del segundo trimestre de 2024. Se da por sentado que se crearon plazas en la institución y que se agregaron períodos.

1. En la pestaña Elegir lugares, seleccione Enviar a ubicación.
2. Seleccione Buscar ubicación y luego busque Departamento de Biología.
3. Seleccione Buscar términos y seleccione Primavera de 2024.
4. Seleccione Estudiante en Roles del curso.
5. Seleccione Calcular o el botón de actualización para ver la cantidad aproximada de destinatarios.
6. Seleccione Guardar y salir.

Por usuarios

Puede enviar encuestas a todos los usuarios en función del rol institucional. Puede restringir el conjunto de destinatarios si incluye solamente ciertos roles institucionales o roles institucionales de un lugar, como, por ejemplo, un departamento o una unidad de negocio, si su institución autoriza la implicación comunitaria y ha creado ubicaciones.

Seleccionar destinatarios con este método limita el acceso a informes a los autores y los administradores de los sondeos. Si necesita divulgar los resultados del sondeo a profesores, seleccione los destinatarios utilizando la opción Lugares. Siempre se puede guardar los informes y distribuirlos manualmente.

El siguiente ejemplo muestra cómo se envía un sondeo de satisfacción al profesorado y personal de empleados de la Escuela de Artes y Ciencias.

1. En la pestaña Seleccionar usuarios, seleccione Enviar a usuarios por ubicación.
2. Seleccione Buscar ubicación y luego busque Escuela de Artes y Ciencias.
3. Seleccione Personal docente y Personal en Roles disponibles y seleccione la flecha para moverlos a Roles seleccionados.
4. Seleccione Calcular o el botón de actualización para ver la cantidad aproximada de destinatarios.

1. Seleccione Guardar y salir.

Por carga de direcciones de correo electrónico

Las direcciones de correo electrónico se cargan al sistema mediante un archivo de texto. Puede cargar el archivo desde su ordenador o desde Content Collection si su institución autoriza la administración de contenido. Cada dirección de correo electrónico debe estar en una línea independiente del archivo.

Notificar a los destinatarios de la disponibilidad de encuestas

En la pestaña Notificar, puede seleccionar el método de notificación y editar el mensaje que reciben los destinatarios. Si hay una encuesta disponible, puede notificárselo a los destinatarios mediante las alertas del curso, las alertas de Mi Blackboard o a través de correo electrónico. Los métodos de notificación disponibles dependen del tipo de destinatarios que se hayan seleccionado. Por ejemplo, los destinatarios seleccionados desde una lista de correo electrónico no recibirán alertas del curso ni alertas de Mi Blackboard.

• Las notificaciones del curso se muestran a los usuarios en la parte superior de cada página del curso. Solo se les muestran a los usuarios inscritos en el curso cuyo rol en el curso cumple con los criterios seleccionados. NOTA: Las encuestas enviadas a los usuarios en función de su rol institucional o desde una lista de correo electrónico cargada no aparecen en los cursos.
• Mi Blackboard es una ubicación centralizada en la que los usuarios reciben alertas, anuncios y otro tipo de información sobre su participación. Los usuarios recibirán notificación de una encuesta en Mi Blackboard si disponen de un rol en el sistema. NOTA: Las encuestas enviadas a los usuarios desde una lista de correo electrónico cargada no aparecen en Mi Blackboard.
• Las notificaciones por correo electrónico están disponibles para todos los tipos de destinatarios de la encuesta. También se puede seleccionar el correo electrónico como método de notificación adicional para las notificaciones del curso y de Mi Blackboard. NOTA: Las encuestas que se envían a los usuarios desde una lista de correo electrónico cargada siempre aparecen en Notificaciones por correo electrónico.

Editar notificaciones de encuestas

Use el editor de texto para personalizar la notificación y los mensajes de envío que reciben los destinatarios para generar respuestas oportunas. Las notificaciones son solo de texto y no pueden incluir imágenes, enlaces o archivos multimedia. El editor de texto incluye variables para rellenar texto de manera automática; por ejemplo, el nombre de la encuesta, el nombre de la institución y la fecha de finalización de la encuesta.

1. En la página Editar período de respuesta, seleccione la pestaña Notificar.
2. En Método de notificación, seleccione Editar para abrir el editor de texto. Escriba el asunto:
   • Puede usar variables para personalizar el mensaje para el destinatario. Por ejemplo, puede utilizar una variable para mostrar el nombre específico del curso.
   • Para agregar una variable, escriba o pegue la variable completa, incluidos los corchetes. En Variables de plantilla de encuesta institucional, se proporciona una lista de variables.
3. Escriba un mensaje. También puede escribir variables en este cuadro de texto.
4. Seleccione Vista preliminar para comprobar cómo verán el mensaje los destinatarios.

Editar las respuestas automáticas del sistema

Las respuestas automáticas del sistema son mensajes de solo texto que se envían a los destinatarios de la encuesta después de que estos hayan realizado alguna acción.

• Mensaje de entrega: se envía cuando se envía la encuesta.
• Mensaje de entrega duplicada: se envía cuando el destinatario intenta enviar una encuesta más de una vez.
• Mensaje de entrega duplicada: se envía cuando un destinatario intenta responder una encuesta una vez finalizado el período de respuesta.

Editar una respuesta automática:

1. En la página Editar período de respuesta, acceda a la pestaña Notificar.
2. En Respuestas automáticas del sistema, seleccione Editar para abrir el editor de texto de un mensaje.
3. Escriba el asunto:
   1. Puede usar variables para personalizar el mensaje para el destinatario. Por ejemplo, puede utilizar una variable para mostrar el nombre específico del curso.
   2. Para agregar una variable, escriba o pegue la variable completa, incluidos los corchetes. Se proporciona una lista de variables sobre este tema, en Variables de plantilla de encuesta institucional.
4. Escriba un mensaje. También puede escribir variables en este cuadro de texto.
5. Seleccione Vista preliminar para comprobar cómo verán el mensaje los destinatarios.

Variables de plantilla de encuesta institucional

Para usar variables, escríbalas o péguelas en el editor. Las variables aparecen como marcadores de posición en el editor, pero una variable muestra dinámicamente su valor relevante cuando se envía la notificación.

Variable de nombre de institución: [__SYSTEM.REGISTER_NAME__]
Variable de nombre de encuesta: [__INSTRUMENT.NAME__]
Variable de nombre del período de respuesta: [__DEPLOYMENT.NAME__]
Variable de fecha de finalización del período de respuesta: [__DEPLOYMENT.ENDDATE__]
Variable de nombre del curso: [__RESPONSE.COURSENAME__]
Variable de rol de curso/organización: [__RESPONSE.COURSEORGROLE__]
Variable de nombres de profesores: [__RESPONSE.INSTRUCTORNAMES__]

Ejemplo de variables en un mensaje

En el editor:

Programar la entrega de encuestas y configurar recordatorios

En la pestaña Programación, puede enviar o cerrar al instante una encuesta institucional o programar la entrega o finalización para una hora y una fecha futuras.

1. En la página Editar período de respuesta, seleccione la pestaña Programación.
2. Elija la fecha y la hora en la que la encuesta se enviará y finalizará.
3. Seleccione Agregar recordatorio para enviar recordatorios por correo electrónico a los destinatarios que no hayan respondido a la encuesta.
4. Seleccione el intervalo de tiempo o elija una fecha específica para enviar el primer recordatorio.
5. Repita el recordatorio en intervalos distintos según la fecha del primer recordatorio.
6. Escriba un asunto o un mensaje y edite el Texto del enlace de la encuesta.
7. Seleccione Guardar.