Benutzer können Arbeitsabläufe erstellen, mit denen die Aufgaben und die Ausführungsreihenfolge eines bestimmten Prozesses definiert werden, unter anderem, welche Dokumente und Einzelpersonen beteiligt sind. Sie können festlegen, dass sie E-Mail-Benachrichtigungen bezüglich der Arbeitsabläufe, an denen sie beteiligt sind, erhalten, beispielsweise wenn ihnen Aufgaben zugewiesen werden oder wenn im Arbeitsablauf der nächste Arbeitsabschnitt erreicht wird.
Arbeitsabläufe werden mithilfe von Modellen bereitgestellt. Ein Modell dient als Grundlage für einen Arbeitsablauf: Arbeitsabschnitte und Aktionen sind vordefiniert, so dass ein Arbeitsablauf schnell und einfach bereitgestellt werden kann. Ein einzelnes Modell kann über mehrere Arbeitsablaufinstanzen verfügen und kann für andere Content Management-Benutzer freigegeben werden. Durch die Freigabe dieser Modelle für die entsprechenden Funktionen innerhalb einer Institution können Effizienz und Genauigkeit erhöht werden.
Mit Hilfe von Arbeitsabläufen können Institutionen häufige Geschäftsabläufe strukturieren. Beispiel:
- Bibliotheksverwalter können Genehmigungsprozesse hinsichtlich des Copyright für Kursleiter und Teilnehmer einrichten.
- IT-Abteilungen können Methoden zum Anfordern von Ressourcen festlegen.
- Institutionen können Verfahren zum Anfordern von Zugriffsberechtigungen für bestimmte Kursinhalte definieren.
- Teilnehmer können gemeinsam an Klassenprojekten arbeiten.
Sie finden Arbeitsabläufe im Abschnitt „Interaktive Tools“ des Content Collection-Menüs. Diese Seite ist auf den jeweiligen Benutzer zugeschnitten und enthält dessen Arbeitsablaufmodelle, Arbeitsabläufe, an denen er beteiligt ist, und die ihm zugewiesenen Aktionen.
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