Auf der Seite Arbeitsabläufe werden alle mit Ihnen verknüpften Arbeitsabläufe angezeigt. Dies erfolgt unabhängig davon, ob Sie Initiator oder Teilnehmer sind. Sie können folgende Aktionen durchführen:

  • Arbeitsablauf-Abonnements verwalten
  • Selbst erstellte Arbeitsabläufe bearbeiten, starten oder anhalten
  • Arbeitsablaufdetails anzeigen
  • Arbeitsabläufen auf dieser Seite Kommentare hinzufügen

Wählen Sie im interaktiven Menü die Option Fortschritt meines Arbeitsablaufs, um auf die Seite Arbeitsabläufe zuzugreifen.

Wenn ein Benutzer an einem Arbeitsablauf beteiligt ist, der geplant, aber noch nicht erreicht wurde, hat er keinen Zugriff auf die Arbeitsablaufdetails.

Arbeitsabläufe anzeigen

Wählen Sie zur Anzeige der Arbeitsabläufe, an denen Sie beteiligt sind, im interaktiven Menü die Option Fortschritt meines Arbeitsablaufs. Diese Seite enthält diese Funktionen:

  • Löschen: Wählen Sie diese Option aus, um den ausgewählten Arbeitsablauf dauerhaft zu entfernen.
  • Abonnieren: Wählen Sie diese Option aus, um die ausgewählten Arbeitsabläufe zu abonnieren.
  • Arbeitsabläufe anzeigen: Verfeinern Sie mithilfe der Anzeigeoptionen die Liste der angezeigten Arbeitsabläufe.
  • Name: Zeigt den Namen des Arbeitsablaufs an.
  • Typ: Zeigt den Typ des Arbeitsablaufs an: Gesendet oder Empfangen.
  • Fortschritt: Zeigt den Fortschritt des Arbeitsablaufs an.
  • Termin für aktuellen Arbeitsabschnitt: Zeigt den Termin des aktuellen Arbeitsabschnitts eines bestimmten Arbeitsablaufs an.
  • Status: Zeigt die Schaltfläche Start/Stopp an. Benutzer können Start auswählen, um eine von ihnen erstellte Arbeitsablauf-Instanz zu starten, oder auf Stopp, um diese anzuhalten. Angehaltene Arbeitsablauf-Instanzen können durch Auswählen von Start erneut gestartet werden. Wenn Sie einen Arbeitsablauf empfangen haben, wird in dieser Spalte In Bearbeitung angezeigt.

Sie möchten ein von Ihnen erstelltes Modell bearbeiten? Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsablaufmodelle erstellen und bearbeiten.

Seite „Modellentwurf“

Zum Anzeigen sämtlicher Details eines Arbeitsablaufmodells, einschließlich Arbeitsabschnitten und Aktionen, wählen Sie den Namen des Arbeitsablauf aus der Liste auf der Seite Arbeitsabläufe aus. Sie gelangen auf die Seite Modellentwurf.

Die Seite Modellentwurf bietet eine übersichtliche Anzeige der Details einer bestimmten Arbeitsablaufinstanz. Jeder Arbeitsabschnitt wird auf dieser Seite zusammen mit detaillierten Informationen zu den Aktionen angezeigt, aus denen sich der Arbeitsabschnitt zusammensetzt. Die am Arbeitsablauf beteiligten Benutzer können Aktionen innerhalb eines Arbeitsabschnitts bearbeiten und Kommentare hinzufügen.

Wenn Sie der Eigentümer des Arbeitsablaufs sind, können Sie eine Aktion außer Kraft setzen, um sie abzuschließen oder fehlschlagen zu lassen. Joe wurde beispielsweise eine Aktion in Arbeitsabschnitt 1 zugewiesen. Er fehlt jedoch wegen Krankheit und kann daher die Aktion nicht abschließen. Sie können mithilfe der Funktion Aktion genehmigen den Arbeitsablauf weiter zum nächsten Arbeitsabschnitt verschieben.

Die Seite Modellentwurf bietet folgende Informationen und Funktionen:

  • Arbeitsabschnitt ein-/ausblenden: Wählen Sie das Plus- oder das Minuszeichen, um die Details für diesen Arbeitsabschnitt ein- bzw. auszublenden.
  • Inhaltselemente: Sie können über diese Links auf jedes mit einem Arbeitsabschnitt verbundenes Inhaltselement zugreifen.
  • Aktion genehmigen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Aktion zu genehmigen und den Arbeitsablauf zum nächsten Arbeitsabschnitt zu verschieben.
  • Aktion fehlschlagen lassen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Aktion fehlschlagen zu lassen.
  • Aktion bearbeiten: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Seite Arbeitsablaufaktion anzuzeigen.
  • Kommentare: Wählen Sie diese Option, um dieser Aktion Kommentare hinzuzufügen.
  • Alle einblenden: Zeigt den Text für jeden Kommentar im darunterliegenden Feld an.
  • Alle verbergen: Blendet den Text für jeden Kommentar im darunterliegenden Feld aus.

Liste der zu erledigenden Aufgaben

Wählen Sie in der Content Collection im interaktiven Menü die Option To-Do-Liste. Sie gelangen auf die Seite Aktionen, auf der alle mit Arbeitsabläufen, an denen Sie beteiligt sind, verbundenen Aktionen organisiert und angezeigt werden. Sie können über die To-Do-Liste auf die Seite Arbeitsabläufe zugreifen, indem Sie oben in der Ecke des Fensters die Option Arbeitsabläufe auswählen.

Sobald eine Aktion abgeschlossen ist, wird sie automatisch von der Seite Aktionen entfernt. Sie können über die Seite Arbeitsabläufe weiterhin auf diesen Arbeitsablauf (und die Aktion) zugreifen.

Die Seite Aktionen bietet folgende Informationen und Funktionen:

  • Aktionen anzeigen: Verfeinern Sie mithilfe der Anzeigeoptionen die Liste der angezeigten Arbeitsabläufe.
  • Aktionsname: Zeigt den Namen der Aktion an.
  • Aktionsstatus: Zeigt den Status der Aktion an.
  • Termin für Aktion: Zeigt den Termin für die Aktion an.
  • Arbeitsablaufname: Zeigt den Namen des Arbeitsablaufs an, der mit dieser Aktion verknüpft ist.
  • Fortschritt des Arbeitsablaufes: Zeigt die abgeschlossene und verbleibende Arbeit für den Arbeitsablauf an.
  • Bearbeiten: Wählen Sie im Menü der Aktion diese Option, um die Seite Arbeitsablaufaktion anzuzeigen.
  • Öffnen: Wählen Sie im Menü der Aktion diese Option, um die Details des Arbeitsablaufs anzuzeigen.

Aktion aktualisieren

Wählen Sie zum Aktualisieren einer Aktion im Menü der Aktion auf der Seite To-Do-Liste die Option Bearbeiten. Sie können auch über die Option Aktion bearbeiten auf die Seite Modellentwurf zugreifen.

Auf der Seite Arbeitsablaufaktion werden die Details und Inhaltselemente aufgelistet, die mit einer bestimmten Arbeitsablaufaktion verknüpft sind. Im Bereich „Aktion aktualisieren“ auf dieser Seite können Sie den Status der Aktion ändern und Kommentare hinzufügen.

Jeder am Arbeitsablauf beteiligte Benutzer kann Kommentare zu einer Aktion hinzufügen. Jedoch kann nur der Benutzer, dem eine Aktion zugewiesen ist, den Status der Aktion bearbeiten.

Die Seite Arbeitsablaufaktion verfügt über diese Funktionen:

  • Anweisungen: Zeigt die Anweisungen für diese Aktion an.
  • Termin: Zeigt den Termin für diese Aktion an.
  • Zugewiesener Teilnehmer: Zeigt den Namen des Benutzers an, dem diese Aktion zugewiesen ist.
  • Erforderlich: Zeigt an, ob die Aktion erforderlich ist.
  • Inhaltselemente: Zeigt die Links zu allen Inhaltselementen an, die mit dieser Aktion verknüpft sind.
  • Status: Wählen Sie eine der Optionen aus der Liste aus, um den Status dieser Aktion zu ändern.
  • Betreff: Geben Sie einen Betreff für die Aktualisierung ein.
  • Kommentar: Geben Sie einen Kommentar zur Statusänderung ein.
  • Statusverlauf: Zeigt den Statusverlauf dieser Aktion an. Verwenden Sie die Optionen Alle einblenden und Alle ausblenden, um die Verlaufsdaten ein- bzw. auszublenden.

Arbeitsablaufbenachrichtigungen

Wenn Sie regelmäßige Aktualisierungen zu einem Arbeitsablauf erhalten möchten, können Sie ihn abonnieren.

  1. Aktivieren Sie auf der Seite Arbeitsabläufe das Kontrollkästchen neben dem entsprechenden Arbeitsablauf und wählen Sie dann Abonnieren. Sie gelangen auf die Seite Arbeitsablaufbenachrichtigungen, wo Sie Ihre Benachrichtigungen verwalten können.
  2. Wählen Sie unter Benachrichtigungen eine der folgenden Optionen:
    • Ich muss eine Aktion durchführen: Sie erhalten Statusbenachrichtigungen zu Aktionen und Arbeitsabschnitten, die Sie abschließen müssen.
    • Ein Ereignis findet statt: Sie erhalten alle Benachrichtigungen zu einem Arbeitsablauf, einschließlich Aktions- und Arbeitsabschnittstatus.
    • Ein Arbeitsablauf wird abgeschlossen oder schlägt fehl: Sie erhalten Benachrichtigungen nur dann, wenn ein Arbeitsablauf abgeschlossen wird oder fehlschlägt.
    • Nie: Sie erhalten keine Benachrichtigungen für den ausgewählten Arbeitsablauf.
  3. Wählen Sie Senden aus.

Wechseln Sie zu Persönliche Einstellungen im Menü Tools, um alle Arbeitsablaufbenachrichtigungen zu deaktivieren. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine Arbeitsablaufbenachrichtigungen und wählen Sie „Senden“.