About organizing content

Before adding any content to the Content Collection, users should plan out how they will manage their content. This will allow them to organize content in ways which best meets their individual needs. Similarly, if administrators design the folder structure according to the institution's needs, more effective planning, training and messaging can be applied.

Files in the Content Collection are organized in a tree structure of nested folders up to, and including, the content area level. This means that each folder may contain other subfolders and files. The term "items" refers to files and folders.

A folder stores both files and other folders. Folders are automatically available to the user who added the folder but must be shared if other users are to view the folder and its contents. It is important to remember that all folders are contained within other folders up to the root (/) folder. Root folders are folders in which all other folders are placed. Content areas, such as users, courses, institution, and library, are simply folders stored under the root folder.

The system does not allow subfolders with the same name in a single parent folder. For example, two folders named Group Projects may not be created in the top-level of the username folder. The system also does not allow files with the same name to exist in a folder. Naming is case-sensitive, however, so as long as files and folders have different capitalizations, the characters can be the same. For example, Group Project and Group project folders can be created in the same parent folder.


Private content space and public content space

Creating separate folders for personal content (private space) and folders that are available to other users (public space) is very helpful. This method allows the user to have certain folders available only to them, where they can store personal content. For example, one personal folder may contain papers and projects that are in progress, while another contains professional content that is not ready to be shared, such as resumes and cover letters for jobs. Additional permissions for these personal folders are not granted to anyone else.

When a document is ready to be shared, it may be copied or moved to a public folder. For example, if an Instructor is working on a course document he or she can create the draft in a personal folder, and then move it to a shared folder when it is complete. The shared folder is shared with all users enrolled in the class (public space that is set to be available to only course members), and allows for collaboration.


Create a private folder

A private folder is created in the same way as other folders in the Content Collection, through the Add Folder function. The permissions granted on the folder determine whether or not it is private.

  • In the username folder, a private folder is a subfolder that is not shared with any other users. A user may create a subfolder in his or her username folder and not grant any other users permissions to it.
  • In a course folder, a private folder may be specifically for the Instructor, or it may also be accessible by users with other course roles. For example, a private subfolder may be created with permissions granted to the instructor, teaching assistant, and course builder. This folder would not be available to any students enrolled in the course.

Create a public folder

Similar to private folders, public folders are created in the same way as other folders, using the Add Folder function. The permissions granted on a folder determine whether or not it becomes to multiple users and groups of users. Any user with manage permissions may share the item with a wider audience.

  • In a username folder, a public folder may be created and shared with a group of users collaborating on a project.
  • In a course folder, a public folder may be created and shared with all users enrolled in the course. This folder would include course information or articles that the whole class needs to read.

Group folders

Grup Klasörleri

Grup üyeleri çoğu zaman ortak dosya kümeleri üzerinde işbirliği yaparlar ve bunları paylaşırlar. İçerik Koleksiyonu'nda bir grupla belge paylaşmanın ilk adımı grubun her üyesinin erişebileceği bir klasör oluşturmaktır. Üyelerin işbirliği yapabilmesi için bir grup klasörü oluşturmanız gerekmez, ancak grup arasında bir dosya koleksiyonunu paylaşmak üzere belirli bir klasör oluşturmak daha yararlı olabilir.

Bir kullanıcı grup klasörü oluşturduktan sonra, diğer grup üyelerine ilgili izni vermelidir. Bir eğitmen kursta gruplar oluşturursa kullanıcılar klasörü tek adımda tüm grup üyeleriyle paylaşabilir. Gruba üye eklenir veya çıkarılırsa İçerik Koleksiyonu otomatik olarak klasörü düzenlenen grup üyeleriyle paylaşır.


Bir kurs grubuyla klasör paylaşma

  1. İçerik Koleksiyonu'nda grup klasörünü içeren klasöre gidin.
  2. Grup klasörünün izinler simgesini seçin. Veya klasörün menüsünden Düzenle > İzinler'i seçin.
  3. Özel Kullanıcıları Yere Göre Seç menüsünden Kurs Grubu'nu (veya grup bir organizasyona aitse Organizasyon Grubu'nu seçin).
  4. Sayfada, kaydolduğunuz tüm kurs grupları gösterilir. Klasörün paylaşılacağı grubu veya grupları seçmek için onay kutularını kullanın.
  5. Uygun izni seçin. Gruba tüm izinleri vermek için, onay kutularının tümünü seçin.
  6. Değişikliklerinizi göndermek için Gönder'i seçin

Bir kullanıcı grubuyla klasör paylaşma

Bir kurs veya organizasyon grubunun dışındaki bir kullanıcı grubuyla klasör paylaşmak istiyorsanız her kişiye ilgili izinleri vermeniz gerekir.

  1. Klasörün izinler simgesini seçin. Veya klasörün menüsünden Düzenle > İzinler'i seçin.
  2. Özel Kullanıcıları Seç öğesini seçin.
  3. Kullanıcı adı alanında, grup üyelerinin kullanıcı adlarını virgüllerle ayırarak girin. Bilinmeyen kullanıcı adlarını bulmak için Gözat'ı seçin.
  4. Bu kullanıcılar için ilgili izin onay kutularını seçin. Tüm grup üyelerine tüm izinleri vermek için, onay kutularının tümünü seçin.
  5. Değişikliklerinizi göndermek için Gönder'i seçin

Grup klasörünü oluşturan, her grup üyesine klasör konumunu bildirmelidir. Paylaşılan klasör oluşturulduktan sonra, grup üyelerinin bu yeni klasöre erişmesinin en kolay ve hızlı yolu her kişinin klasöre ilişkin yer işareti oluşturmasıdır.

Grup klasörü için yer işareti oluşturma

  1. İçerik Koleksiyonu'nda Atla > Araçlar altından Yer İşaretleri'ni seçin.
  2. Yer İşareti Oluştur'u seçin.
  3. Yer işaretine bir ad verin ve konumuna seçmek üzere gözatın.
  4. Gönder'i tıklatın.

Yer işareti oluşturulduktan sonra, hızlı erişim için İçerik Koleksiyonu menüsünden Yer İşaretleri'ni seçebilirsiniz. Grup klasörünü oluşturan kişi, kendi kullanıcı adı klasöründen klasöre doğrudan erişebilir.

Kullanıcılar ayrıca Araçlar alanında Ara'yı seçerek de grup klasörünü bulabilir.