About organizing content

Before adding any content to the Content Collection, users should plan out how they will manage their content. This will allow them to organize content in ways which best meets their individual needs. Similarly, if administrators design the folder structure according to the institution's needs, more effective planning, training and messaging can be applied.

Files in the Content Collection are organized in a tree structure of nested folders up to, and including, the content area level. This means that each folder may contain other subfolders and files. The term "items" refers to files and folders.

A folder stores both files and other folders. Folders are automatically available to the user who added the folder but must be shared if other users are to view the folder and its contents. It is important to remember that all folders are contained within other folders up to the root (/) folder. Root folders are folders in which all other folders are placed. Content areas, such as users, courses, institution, and library, are simply folders stored under the root folder.

The system does not allow subfolders with the same name in a single parent folder. For example, two folders named Group Projects may not be created in the top-level of the username folder. The system also does not allow files with the same name to exist in a folder. Naming is case-sensitive, however, so as long as files and folders have different capitalizations, the characters can be the same. For example, Group Project and Group project folders can be created in the same parent folder.


Private content space and public content space

Creating separate folders for personal content (private space) and folders that are available to other users (public space) is very helpful. This method allows the user to have certain folders available only to them, where they can store personal content. For example, one personal folder may contain papers and projects that are in progress, while another contains professional content that is not ready to be shared, such as resumes and cover letters for jobs. Additional permissions for these personal folders are not granted to anyone else.

When a document is ready to be shared, it may be copied or moved to a public folder. For example, if an Instructor is working on a course document he or she can create the draft in a personal folder, and then move it to a shared folder when it is complete. The shared folder is shared with all users enrolled in the class (public space that is set to be available to only course members), and allows for collaboration.


Create a private folder

A private folder is created in the same way as other folders in the Content Collection, through the Add Folder function. The permissions granted on the folder determine whether or not it is private.

  • In the username folder, a private folder is a subfolder that is not shared with any other users. A user may create a subfolder in his or her username folder and not grant any other users permissions to it.
  • In a course folder, a private folder may be specifically for the Instructor, or it may also be accessible by users with other course roles. For example, a private subfolder may be created with permissions granted to the instructor, teaching assistant, and course builder. This folder would not be available to any students enrolled in the course.

Create a public folder

Similar to private folders, public folders are created in the same way as other folders, using the Add Folder function. The permissions granted on a folder determine whether or not it becomes to multiple users and groups of users. Any user with manage permissions may share the item with a wider audience.

  • In a username folder, a public folder may be created and shared with a group of users collaborating on a project.
  • In a course folder, a public folder may be created and shared with all users enrolled in the course. This folder would include course information or articles that the whole class needs to read.

Group folders

Gruppenordner

Gruppenmitglieder arbeiten häufig gemeinsam an mehreren Dateien. Um Dokumente in der Content Collection an eine Gruppe freizugeben, müssen Sie einen Ordner erstellen, auf den alle Gruppenmitglieder zugreifen können. Sie müssen keinen Gruppenordner erstellen, damit Gruppenmitglieder miteinander arbeiten können, da es wahrscheinlich sinnvoller ist, einen spezifischen Ordner zu erstellen, in dem Dateien für die Gruppe freigegeben werden können.

Wenn ein Benutzer einen Gruppenordner erstellt hat, muss der Benutzer den anderen Gruppenmitgliedern die entsprechenden Berechtigungen erteilen. Wenn ein Kursleiter Gruppen im Kurs erstellt hat, können die Benutzer in einem einzigen Schritt den Ordner für alle Mitglieder einer Gruppe freigeben. Wenn Gruppenmitglieder von der Gruppe entfernt oder zu ihr hinzugefügt werden, gibt die Content Collection den Ordner automatisch für die bearbeiteten Gruppenmitglieder frei.


Einen Ordner an eine Kursgruppe freigeben

  1. Navigieren Sie in der Content Collection zu dem Ordner, der den Gruppenordner enthält.
  2. Wählen Sie die Symbole für die Berechtigungen des Gruppenordners. Oder wählen Sie im Ordnermenü Bearbeiten > Berechtigungen aus.
  3. Wählen Sie im Menü Bestimmte Benutzer nach Ort auswählen und anschließend Kursgruppe (oder Organisationsgruppe aus, wenn die Gruppe zu einer Organisation gehört).
  4. Die Seite zeigt alle Kursgruppen an, bei denen Sie angemeldet sind. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um eine oder mehrere Gruppen für die Freigabe des Ordners auszuwählen.
  5. Wählen Sie die passende Berechtigung aus. Um der Gruppe umfassende Berechtigungen zu erteilen, aktivieren Sie alle Kontrollkästchen.
  6. Wählen Sie Senden aus, um Ihre Arbeit zu speichern.

Einen Ordner an eine Benutzergruppe freigeben

Wenn Sie einen Ordner an eine Gruppe von Benutzern freigeben möchten, der sich außerhalb eines Kurses oder einer Organisationsgruppe befindet, müssen Sie Berechtigungen für jede Person zuweisen.

  1. Wählen Sie die Symbole für die Berechtigungen des Ordners. Oder wählen Sie im Ordnermenü Bearbeiten > Berechtigungen aus.
  2. Wählen Sie Bestimmte Benutzer auswählen aus.
  3. Geben Sie in das Feld Benutzername für jedes Gruppenmitglied den Benutzernamen ein (mehrere Namen durch Kommas trennen). Um nach unbekannten Benutzernamen zu suchen, wählen Sie Durchsuchen aus.
  4. Aktivieren Sie für diese Benutzer die Kontrollkästchen für die entsprechenden Berechtigungen. Um allen Mitgliedern der Gruppe umfassende Berechtigungen zu erteilen, aktivieren Sie alle Kontrollkästchen.
  5. Wählen Sie Senden aus, um Ihre Arbeit zu speichern.

Der Ersteller des Gruppenordners sollte alle Gruppenmitglieder über den Speicherort des Ordners informieren. Wenn Sie einen gemeinsamen Ordner erstellt haben, greifen Gruppenmitglieder am einfachsten und am schnellsten auf neue Ordner zu, wenn für jede Person eine Textmarke für den Ordner erstellt wird.

Textmarke für Gruppenordner erstellen

  1. Wählen Sie in der Content Collection unter Wechseln zu > Tools die Option Textmarke aus.
  2. Klicken Sie auf Textmarke erstellen.
  3. Benennen Sie die Textmarke und suchen Sie nach seinem Speicherort.
  4. Wählen Sie Senden aus.

Sobald die Textmarke erstellt wurde, können Sie die Textmarken im Content Collection-Menü für einen schnellen Zugriff auswählen. Der Ersteller des Gruppenordners kann über den Ordner mit seinem Benutzernamen direkt auf den Ordner zugreifen.

Benutzer können auch nach dem Gruppenordner suchen, indem sie im Bereich Tools die Option Suche auswählen.