حول تنظيم المحتوى

قبل إضافة أي محتوى إلى Content Collection يجب أن يضع المستخدمون خطة بشأن كيفية إدارة المحتوى الخاص بهم. مما سيتيح لهم إمكانية تنظيم المحتوى بطرق تلبي احتياجاتهم الشخصية بشكل أكبر. وبشكلٍ مماثل، إذا صمم المسؤولون بنية المجلد وفقًا لاحتياجات المؤسسة، فيمكن إجراء تطبيق للتخطيط والتدريب والمراسلات بشكل أكثر فاعلية.

يتم تنظيم الملفات الموجودة في "مجموعة المحتويات" على شكل بينة شجرية من المجلدات المتداخلة حتى مستوى منطقة المحتوى بما في ذلك هذا المستوى أيضًا. وهذا يعني أن كل مجلد قد يحتوي على ملفات ومجلدات فرعية أخرى. يشير مصطلح "العناصر" إلى الملفات والمجلدات.

يتيح المجلد إمكانية تخزين كل من الملفات والمجلدات الأخرى. وتتوفر المجلدات تلقائيًا للمستخدم الذي قام بإضافة المجلد لكن يجب مشاركته إذا أراد مستخدمون آخرون الاطلاع عليه وعلى محتوياته. ويجب الوضع في الاعتبار أن كافة المجلدات توجد في مجلدات أخرى حتى المجلد الجذر (/). وتعتبر مجلدات الجذر هي المجلدات التي توجد بداخلها كافة المجلدات الأخرى. أما مناطق المحتوى، مثل المستخدمين والمقررات الدراسية والمؤسسة والمكتبة، فهي مجرد مجلدات مخزنة داخل المجلد الجذر.

لا يسمح النظام بوجود مجلدات فرعية بالاسم نفسه في مجلد أساسي واحد. فعلى سبيل المثال، لا يمكن إنشاء مجلدين باسم Group Projects في المستوى الأعلى من مجلد اسم المستخدم. كما لا يسمح النظام وجود أكثر من ملف بنفس الاسم داخل المجلد. إن التسمية حساسة لحالة الأحرف، وعليه طالما أن الملفات والمجلدات تبدأ بأحرف كبيرة مختلفة، فيمكن أن تكون الأحرف متماثلة. على سبيل المثال، يمكن إنشاء المجلد Group Project و المجلد Group project في نفس المجلد الأصل.


مساحة المحتوى الخاصة ومساحة المحتوى العامة

تُعد ميزة إنشاء مجلدات مستقلة للمحتوى الشخصي (المساحة الخاصة) ومجلدات عامة للمستخدمين الآخرين (المساحة العامة) من الميزات المفيدة جدًا، حيث يسمح هذا الأسلوب للمستخدمين بإمكانية قصر إتاحة مجلدات معينة من أجلهم فقط، حيث يمكنهم تخزين المحتوى الشخصي الخاص بهم فيها. فعلى سبيل المثال، قد يحتوي مجلد شخصي واحد على أبحاث ومشروعات قيد التقدم، بينما يحتوي مجلد آخر على محتوى متخصص غير جاهز للمشاركة مثل السير الذاتية وخطابات التعريف الخاصة بالوظائف. ولا يُمنح أي شخص أذونات إضافية لهذه المجلدات الشخصية.

عندما يصبح المستند جاهزًا للمشاركة، فيمكن نسخه أو نقله إلى مجلد عام. فعلى سبيل المثال، إذا كان أحد المدرسين يستخدم أحد مستندات المقرر الدراسي، فيمكن لهذا المدرس أو هذه المدرسة إنشاء المسودة في مجلد شخصي، ثم نقلها إلى مجلد مشترك عند اكتمالها. تتم مشاركة المجلد المشترك مع كل المستخدمين المسجَّلين في الفصل (المساحة العامة التي تم تعيينها بحيث تكون متاحة لأعضاء المقرر الدراسي فقط)، كما يسمح بالتفاعل.


إنشاء مجلد خاص

يتم إنشاء مجلد خاص بنفس طريقة إنشاء المجلدات الأخرى في مركز ملفات المحتوى، من خلال الوظيفة إضافة مجلد. وتحدد الأذونات الممنوحة للمجلد ما إذا كان هذا المجلد مجلدًا خاصًا أم لا.

  • في مجلد اسم المستخدم، يعتبر أي مجلد خاص مجلدًا فرعيًا لا يمكن مشاركته مع مستخدمين آخرين. ويحق للمستخدم إنشاء مجلد فرعي في مجلد اسم المستخدم الخاص به كما يحق له عدم منح أي مستخدمين آخرين أذونات لهذا المجلد.
  • في أحد مجلدات المقرر الدراسي، يمكن تحديد مجلد خاص للمدرس، أو يمكن وصول المستخدمين إليه أيضًا من خلال الأدوار الأخرى في المقرر الدراسي. على سبيل المثال، يمكن إنشاء مجلد فرعي خاص مع منح أذونات للمدرس والمدرس المساعد ومنشئ المقرر الدراسي. لن تتم إتاحة هذا المجلد لأي طلاب مسجَّلين في المقرر الدراسي.

إنشاء مجلد عام

كما هو الحال مع المجلدات الخاصة، يتم إنشاء المجلدات العامة بنفس طريقة إنشاء المجلدات الأخرى باستخدام الوظيفة إضافة مجلد. وتحدد الأذونات التي يتم منحها لأحد المجلدات ما إذا كان هذا المجلد سيصبح متاحًا للعديد من المستخدمين ومجموعات من المستخدمين أم لا. ويحق لأي مستخدم تتوفر لديه أذونات الإدارة مشاركة هذا العنصر مع عدد كبير من الأفراد.

  • في مجلد اسم المستخدم، يمكن إنشاء مجلد عام ومشاركته مع مجموعة من المستخدمين الذين يشتركون في أحد المشروعات.
  • في أحد مجلدات المقرر الدراسي، يمكن إنشاء مجلد عام ومشاركته مع كافة المستخدمين المسجَّلين في المقرر الدراسي، بحيث يشتمل هذا المجلد على المعلومات المتعلقة بالمقرر الدراسي أو المقالات التي يحتاج الفصل بأكمله إلى قراءتها.

مجلدات المجموعة

مجلدات المجموعات

يتشارك أعضاء المجموعة في كثير من الأحيان ويتشاركون لإنجاز مجموعة مشتركة من ملفات. وأول خطوة لمشاركة المستندات مع مجموعة في Content Collection هي إنشاء مجلد يستطيع كل عضو من الأعضاء الوصول إليه. بالإضافة إلى ذلك لن تحتاج إلى إنشاء مجلد مجموعة للأعضاء للمشاركة مع بعضم بعضًا، ولكن سيكون الأمر أكثر نفعًا عند إنشاء مجلد خاص لمشاركة مجموعة من الملفات بين المجموعة.

بعد إنشاء المستخدم لمجلد المجموعة، يتعين عليه تزويد أعضاء المجموعة الآخرين بالصلاحيات الملائمة. وإذا قام المعلم بإنشاء مجموعات في المقرر الدراسي، يمكن للمستخدمين مشاركة المجلد مع كافة أعضاء إحدى المجموعات في خطوة واحدة. إذا تمت إضافة أعضاء أو إزالتهم من المجموعة، فسيقوم Content Collection تلقائيًا بمشاركة المجلد مع أعضاء المجموعة المحررة بياناتهم.


مشاركة مجلد مع مجموعة مقرر دراسي

  1. في Content Collection، انتقل إلى المجلد الذي يحتوي على مجلد المجموعة.
  2. حدد رمز أذونات مجلد المجموعة، أو من قائمة المجلد، حدد تحرير > الصلاحيات.
  3. من قائمة تحديد المستخدمين المحددين على أساس المكان، حدد مجموعة المقرر الدراسي (أو مجموعات منتدى المجموعة إذا كانت المجموعة تنتمي إلى منتدى مجموعة).
  4. تعرض الصفحة جميع مجموعات المقررات الدراسية التي تم تسجيلك فيها. استخدم خانات الاختيار لتحديد المجموعة أو المجموعات لمشاركة المجلد.
  5. حدد الصلاحيات المناسبة. ولمنح المجموعة أذونات كاملة، حدد كل خانات الاختيار.
  6. حدد إرسال لحفظ تغييراتك.

مشاركة مجلد مع مجموعة المستخدمين

إذا رغبت في مشاركة مجلد مع مجموعة من المستخدمين موجودة خارج مقرر دراسي أو منتدى مجموعة، فستكون بحاجة إلى منح أذونات لكل فرد.

  1. حدد رمز أذونات مجلد، أو من قائمة المجلد، حدد تحرير > الصلاحيات.
  2. حدد تحديد المستخدمين المحددين.
  3. أدخل اسم المستخدم لكل عضو من المجموعة، مفصولاً بفاصلات في الحقل اسم المستخدم. حدد استعراض لتحديد موقع أسماء المستخدمين غير المعروفة.
  4. حدد خانات اختيار الأذونات الملائمة لهؤلاء المستخدمين. ولمنح كافة أعضاء المجموعة أذونات كاملة، حدد كافة خانات الاختيار.
  5. حدد إرسال لحفظ تغييراتك.

يجب أن يقوم منشئ مجلد المجموعة بإعلام كافة أعضاء المجموعة بموقع المجلد. بعد إنشاء مجلد مشترك، فإن أسهل وأسرع طريقة لأعضاء المجموعة للوصول إلى هذا المجلد الجديد هي إنشاء إشارة مرجعية للمجلد.

وضع إشارة مرجعية لمجلد مجموعة

  1. في مركز ملفات المحتوى، ضمن انتقال إلى > أدوات، حدد إشارات مرجعية.
  2. حدد إنشاء إشارة مرجعية.
  3. اكتب اسمًا للإشارة المرجعية واستعرض لتحديد مكانها.
  4. حدد إرسال.

وبمجرد إنشاء إشارة مرجعية، يمكنك تحديد الإشارات المرجعية في قائمة Content Collection للوصول السريع. يمكن لمنشئ مجلد المجموعة الوصول إلى المجلد مباشرةً من خلال مجلد اسم المستخدم الخاص به.

يمكن للمستخدمين أيضًا تحديد موقع مجلد المجموعة عن طريق تحديد الخيار بحث في المنطقة أدوات.