コンテンツの編成について

コンテンツ管理にコンテンツを追加する前に、ユーザはコンテンツを管理する方法を計画しておく必要があります。これによって、個々のニーズに最も適した方法でコンテンツを編成することができます。同様に、管理者は、教育機関のニーズに従って、フォルダ構造を設計する場合、計画、研修およびメッセージをより効率的に行うことができます。

コンテンツ管理内のファイルは、コンテンツエリアレベルでネストしているフォルダ内にツリー構造で編成されています。各フォルダには、また他のフォルダを含めることができます。このことは、各フォルダは他のサブフォルダやファイルを含むことができるということです。「項目」という用語は、ファイルやフォルダを表します。

フォルダにはファイルと他フォルダの両方が格納されています。フォルダは、フォルダに追加されたユーザに対して自動的に利用可能となりますが、他のユーザがフォルダおよびコンテンツを参照する場合は共有する必要があります。すべてのフォルダが、ルート(/)フォルダ下の他のフォルダ内に含まれていることを覚えておくのは重要なことです。ルートフォルダは、他のすべてのフォルダが置かれているフォルダです。ユーザ、コース、教育機関、およびライブラリなどのコンテンツエリアは、ルートフォルダのすぐ下に格納されるフォルダです。

システムでは、1つの親フォルダの下に同じ名前のサブフォルダは許可されていません。たとえば、ユーザ名フォルダの最上位に、Group Projectsという名前の2つのフォルダを作成することはできません。また、システムでは1つのフォルダ内に、同じ名前のファイルが複数存在することは許可されていません。名前をつけるときに大文字と小文字は区別されるので、ファイルおよびフォルダの名前の大文字と小文字が違う場合、同じ文字を使用できます。たとえば、Group ProjectおよびGroup projectフォルダを同じ親フォルダに作成できます。

プライベートコンテンツスペースとパブリックコンテンツスペース

パーソナルなコンテンツ(プライベートスペース)用のフォルダと、他のユーザが利用可能(パブリックスペース)なフォルダを別々に作成することは、非常に有用なことです。これによってユーザは、パーソナルなコンテンツを保存する特定のフォルダを、自分だけが利用できるようにすることができます。たとえば、あるフォルダにはペーパーと進行中のプロジェクトとが含まれており、また別のフォルダにはジョブの履歴書やカバーレターなど、まだ共有されていないプロフェッショナルなコンテンツが含まれているとします。これらのパーソナルフォルダに対する追加のアクセス権は、誰にも許可されていません。

文書の共有化の準備が整ったら、文書はパブリックフォルダにコピーあるいは移動できます。たとえば、教員がコースドキュメントで作業する場合、パーソナルフォルダでドラフトを作成し、完成したら共有フォルダに移動させることができます。共有フォルダは、クラスに登録しているすべてのユーザで共有され(設定されているパブリックスペースはコースメンバに対してのみ利用可能)、コラボレーションが可能となります。

プライベートフォルダの作成

プライベートフォルダは、[フォルダの追加]機能を使用して、コンテンツ管理内の他のフォルダと同様に作成されます。フォルダに許可されているアクセス権によって、プライベートかどうかが決まります。

  • ユーザ名フォルダ内では、プライベートフォルダは他のユーザと共有されないサブフォルダです。ユーザは、自分のユーザ名のフォルダ内にサブフォルダを作成し、他のユーザのアクセスは許可しないようにできます。
  • コースフォルダ内では、プライベートフォルダは教員専用のものであったり、あるいは別のコースロールのユーザがアクセス可能である場合もあります。たとえば、教員、ティーチングアシスタント、およびコース作成者に許可された権限を使用してプライベートフォルダが作成される場合があります。このフォルダは、コースに登録している学生は利用できません。

パブリックフォルダの作成

プライベートフォルダと同様に、パブリックフォルダも、他のフォルダを作成する場合と同様に、[フォルダの追加]機能を使用して作成されます。フォルダに許可されているアクセス権によって、複数ユーザおよびグループユーザになるかどうかが決まります。管理権を持つユーザは、より広範なオーディエンスと項目を共有できます。

  • ユーザ名フォルダでは、パブリックフォルダが作成され、プロジェクトで共同作業を行っているユーザのグループがこれを共有できます。
  • コースフォルダでは、パブリックフォルダが作成され、コースに登録しているすべてのユーザがこれを共有できます。このフォルダには、クラス全体が目を通す必要のあるコース情報や記事が含まれています。

グループフォルダ

グループフォルダ

グループメンバは共通のファイルを共有したり、共同作業を行うことがよくあります。コンテンツ管理でグループとドキュメントを共有するために最初に行う手順は、グループの各メンバがアクセスできるフォルダを作成することです。お互いに共同作業を行うためにメンバ用のグループフォルダを作成する必要はありませんが、グループ内でファイルの集まりを共有するために特定のフォルダを作成しておくと役に立つことがあります。

グループフォルダを作成したら、ユーザは他のグループメンバに適切なアクセス権を付与する必要があります。教員がコースにグループを作成すると、ユーザはワンステップでグループのすべてのメンバとフォルダを共有できます。メンバを追加したり、グループからメンバを削除したりすると、コンテンツ管理は自動的にフォルダを編集されたグループメンバで共有します。

フォルダをコースグループと共有する

  1. コンテンツ管理で、グループフォルダを含むフォルダに移動します。
  2. グループフォルダのアクセス権アイコンを選択します。もしくは、フォルダメニューで[編集] > [アクセス権]を選択します。
  3. [場所による特定のユーザの選択]メニューで、[コースグループ] (グループがコミュニティに所属している場合は[コミュニティのグループ]) を選択します。
  4. ページに、ユーザが登録されているすべてのコースグループが表示されます。チェックボックスを使用して、フォルダを共有する1つのグループまたは複数のグループを選択します。
  5. 適切なアクセス権を選択します。グループにフルアクセス権を付与するには、すべてのチェックボックスをオンにします。
  6. [送信]を選択して変更を保存します。

フォルダをユーザグループと共有する

コースまたはコミュニティグループ外のユーザグループとフォルダを共有したい場合は、各ユーザにアクセス権を付与する必要があります。

  1. フォルダのアクセス権アイコンを選択します。もしくは、フォルダメニューで[編集] > [アクセス権]を選択します。
  2. [特定のユーザの選択]を選択します。
  3. [ユーザ名]フィールドに各グループメンバのユーザ名をカンマで区切って入力します。[参照]を選択して不明なユーザ名を検索します。
  4. これらのユーザに適切なアクセス権のチェックボックスをオンにします。グループのすべてのメンバにフルアクセス権を付与するには、すべてのチェックボックスをオンにします。
  5. [送信]を選択して変更を保存します。

グループフォルダの作成者は、フォルダの場所を各グループメンバに通知する必要があります。共有フォルダを作成したら、各ユーザがフォルダのブックマークを作成すると、グループのメンバが新規のフォルダに簡単に素早くアクセスできます。

グループフォルダのブックマーク

  1. コンテンツ管理で、[移動先] > [ツール]で[ブックマーク]を選択します。
  2. [ブックマークの作成]を選択します。
  3. ブックマークに名前を付け、場所を参照します。
  4. [送信]を選択します。

ブックマークが作成されると、コンテンツ管理メニューで[ブックマーク]を選択して、素早くアクセスできるようになります。グループフォルダの作成者は、ユーザ名フォルダからフォルダに直接アクセスできます。

ユーザは、[ツール]領域の[検索]を選択してグループフォルダを検索することもできます。