Inhoud ordenen

Voordat je inhoud toevoegt aan Content Collection, moet je plannen hoe je de inhoud wilt beheren. Op die manier kunt u inhoud ordenen op een manier die het best aansluit op uw behoeften. Wanneer je de mapstructuur opzet volgens de behoeften van de instelling, kunnen planning, studie en berichten effectiever worden toegepast.

In Content Collection worden bestanden geordend in een boomstructuur waarin ook geneste mappen en inhoudsgebieden worden weergegeven. Dit betekent dat elke map andere submappen en bestanden kan bevatten. De term 'items' heeft betrekking op bestanden en mappen.

In een map kunt u zowel bestanden als andere mappen opslaan. Mappen zijn automatisch beschikbaar voor de gebruiker die de map heeft toegevoegd. Wanneer ook andere gebruikers de map en de inhoud ervan moeten kunnen weergeven, moet deze worden gedeeld. Met uitzondering van de hoofdmap (/) bevinden alle mappen zich in andere mappen. Hoofdmappen zijn mappen waarin alle andere mappen zijn opgenomen. Inhoudsgebieden, zoals Gebruikers, Cursussen, Instelling en Bibliotheek, zijn gewoon mappen die zijn opgeslagen onder de hoofdmap.

Een bovenliggende map mag niet twee submappen met dezelfde naam bevatten. In de gebruikersmap mogen bijvoorbeeld niet twee mappen met de naam Groepsprojecten worden gemaakt. Een map mag ook niet twee bestanden met dezelfde naam bevatten. Het systeem is hoofdlettergevoelig, dus als bestanden en mappen verschillende hoofdletters hebben, kunnen de tekens gelijk zijn. De mappen GroepsProject en Groepsproject kunnen worden gemaakt in dezelfde bovenliggende map.

Ruimte voor persoonlijke en openbare inhoud

Het is zeer nuttig aparte mappen te maken voor persoonlijke inhoud (persoonlijke ruimte) en mappen die beschikbaar zijn voor andere gebruikers (openbare ruimte). Op die manier kunnen gebruikers persoonlijke inhoud opslaan in mappen die alleen voor hen beschikbaar zijn. Een persoonlijke map kan bijvoorbeeld papers en projecten bevatten waaraan u nog werkt, terwijl een andere map professionele inhoud bevat die u nog niet wilt delen, zoals cv's en sollicitatiebrieven. Voor deze persoonlijke mappen worden geen aanvullende machtigingen toegekend aan andere gebruikers.

Wanneer u een document wilt delen, kunt u het kopiëren of verplaatsen naar een openbare map. Wanneer een cursusleider bijvoorbeeld aan een cursusdocument werkt, kan hij of zij een conceptversie maken in een persoonlijke map. Zodra het document is voltooid, kan het vervolgens worden verplaatst naar een openbare map. De gedeelde map wordt gedeeld met alle gebruikers die zijn ingeschreven voor de klas (openbare ruimte die alleen beschikbaar is voor cursusleden). Samenwerking is dan mogelijk.

Een persoonlijke map maken

Net als andere mappen in Content Collection worden ook persoonlijke mappen gemaakt met de optie Map toevoegen. Of een map persoonlijk is, hangt af van de toegekende machtigingen voor die map.

  • In de gebruikersmap is een persoonlijke map een submap die niet wordt gedeeld met andere gebruikers. Een gebruiker kan in zijn of haar gebruikersmap een submap maken en geen machtigingen voor de map toekennen aan anderen.
  • Een cursusmap kan een persoonlijke map bevatten speciaal voor de cursusleider of deze kan toegankelijk zijn voor gebruikers met andere cursusrollen. Een persoonlijke submap kan bijvoorbeeld worden gemaakt met machtigingen die zijn toegekend aan de cursusleider, onderwijsassistent en cursusbouwer. Deze map is niet beschikbaar voor studenten die zijn ingeschreven voor de cursus.

Een openbare map maken

Net als persoonlijke mappen worden ook openbare mappen gemaakt met de optie Map toevoegen. Of een map beschikbaar is voor meerdere gebruikers en gebruikersgroepen, hangt af van de toegekende machtigingen voor die map. Elke gebruiker met de machtiging Beheren kan het item delen met een grotere groep gebruikers.

  • In een gebruikersmap kan een openbare map worden gemaakt en gedeeld met een gebruikersgroep die samenwerkt aan een project.
  • In een cursusmap kan een openbare map worden gemaakt en gedeeld met alle gebruikers die zijn ingeschreven voor de cursus. Deze map bevat meestal cursusinformatie of artikelen die de hele klas moet lezen.

Groepsmappen

Groepsmappen

Groepsleden delen vaak een aantal bestanden en werken er samen aan. Het eerste dat je moet doen om documenten met een groep te delen in de Content Collection, is een map maken die iedereen in de groep kan openen. Je hoeft geen groepsmap te maken zodat leden met elkaar samen kunnen werken, maar het is misschien handiger om een bepaalde map te maken waarin verschillende bestanden met de groep gedeeld kunnen worden.

Als een gebruiker een groepsmap heeft gemaakt, moet hij/zij de benodigde machtigingen toekennen aan andere groepsleden. Wanneer een cursusleider groepen heeft gemaakt in de cursus, kunnen gebruikers de map met één stap delen met alle leden van een groep. Als er leden aan de groep worden toegevoegd of uit de groep worden verwijderd, deelt de Content Collection de map automatisch met alle groepsleden van de bijgewerkte groep.

Een map delen met een cursusgroep

  1. Ga in de Content Collection naar de map met de groepsmap.
  2. Selecteer het machtigingspictogram van de groepsmap. Of selecteer Bewerken > Machtigingen in het menu van de map.
  3. Selecteer in het menu Specifieke gebruikers selecteren op locatie, Cursusgroep (of Organisatiegroep als de groep bij een organisatie hoort).
  4. Op de pagina worden alle cursusgroepen weergegeven waarvoor je bent ingeschreven. Gebruik de selectievakjes om de groep of groepen te selecteren waarmee de map gedeeld moet worden.
  5. Selecteer de juiste machtiging. Als je volledige machtigingen wilt toekennen aan de groep, schakel je alle selectievakjes in.
  6. Selecteer Verzenden om de wijzigingen op te slaan.

Een map delen met een gebruikersgroep

Als je een map wilt delen met een gebruikersgroep buiten een cursus- of organisatiegroep, moet je iedereen persoonlijk machtigen.

  1. Selecteer het machtigingspictogram van de map. Of selecteer Bewerken > Machtigingen in het menu van de map.
  2. Selecteer Specifieke gebruikers selecteren.
  3. Voer de gebruikersnamen van de groepsleden in, gescheiden door komma's, in het veld Gebruikersnaam. Selecteer Bladeren als je onbekende gebruikersnamen wilt zoeken.
  4. Schakel de selectievakjes in voor de juiste machtigingen voor deze gebruikers. Als je volledige machtigingen wilt toekennen aan alle leden van de groep, schakel je alle selectievakjes in.
  5. Selecteer Verzenden om de wijzigingen op te slaan.

De maker van de groepsmap moet elk groepslid op de hoogte stellen van de locatie van de map. Nadat je de gedeelde map hebt gemaakt, kunnen groepsleden deze map het eenvoudigst en snelst openen als ze een bladwijzer voor de map maken.

Een bladwijzer maken voor een groepsmap

  1. Selecteer in de Content Collection onder Ga naar > Tools de optie Bladwijzers.
  2. Selecteer Bladwijzer maken.
  3. Geef de bladwijzer een naam en blader naar de locatie.
  4. Selecteer Verzenden.

Als de bladwijzer is gemaakt, kun je voor snelle toegang Bladwijzers selecteren in het Content Collection-menu. De maker van de groepsmap kan de map rechtstreeks openen vanuit zijn of haar gebruikersmap.

Gebruikers kunnen de groepsmap ook vinden door Zoeken te selecteren in het gebied Tools.