À propos de l'organisation du contenu

Avant d'ajouter du contenu à la bibliothèque de contenus, les utilisateurs doivent planifier la façon dont ils géreront leur contenu. Ceci leur permet d'organiser le contenu de la façon la plus adaptée à leurs besoins individuels. De même, si l'administrateur conçoit la structure des dossiers en fonction des besoins de l'établissement, il est possible d'appliquer des fonctionnalités plus efficaces de planification, de formation et de messagerie.

Les champs de la bibliothèque de contenus sont organisés en une structure arborescente de dossiers imbriqués allant jusqu'au niveau de l'onglet de contenu inclus. Cela signifie que chaque dossier peut contenir d’autres sous-dossiers et fichiers. Le terme « éléments » désigne des fichiers et des dossiers.

Un dossier permet de stocker des fichiers et d'autres dossiers. L’utilisateur qui a ajouté le dossier a automatiquement accès aux dossiers, mais ceux-ci doivent être partagés si d’autres utilisateurs ont besoin de consulter le dossier et son contenu. N’oubliez pas que tous les dossiers sont contenus dans d’autres dossiers jusqu’au dossier de premier niveau (/). Les dossiers de premier niveau sont des dossiers dans lesquels sont placés tous les autres dossiers. Les onglets de contenu, tels que Utilisateurs, Cours, Établissement et Bibliothèque, sont simplement des dossiers stockés dans le dossier racine.

Le système ne permet pas de donner le même nom à des sous-dossiers dans un seul dossier parent. Par exemple, il est impossible de créer deux dossiers appelés Projets de groupe au niveau supérieur du dossier Nom d'utilisateur. Le système ne permet pas non plus de donner le même nom à des fichiers d'un même dossier. Cependant, les noms sont sensibles à la casse, donc tant que les fichiers et dossiers ont des casses différentes, les caractères peuvent être les mêmes. Par exemple, les dossiers Projets de Groupe et Projets de groupe peuvent être créés dans le même dossier parent.


Espace de contenu privé et espace de contenu public

Il est très utile de créer des dossiers distincts pour le contenu personnel (espace privé) et pour le contenu qui est accessible aux autres utilisateurs (espace public). Cette méthode permet aux utilisateurs de rendre certains dossiers accessibles uniquement à eux-mêmes et d’y stocker du contenu personnel. Par exemple, un dossier personnel peut contenir des documents et des projets en cours de création alors qu'un autre contient des fichiers professionnels qui ne sont pas prêts pour le partage, comme des curriculum vitae et des lettres de demande d'emploi. Des autorisations supplémentaires pour ces dossiers personnels ne sont accordées à personne d’autre.

Lorsqu'un document est prêt à être partagé, il peut être copié ou déplacé vers un dossier public. Par exemple, si un professeur travaille sur un document pédagogique, il peut en créer une version en projet dans un dossier personnel puis le déplacer vers un dossier partagé lorsqu'il est terminé. Le dossier partagé est partagé avec les autres utilisateurs inscrits à la classe (espace public défini comme étant accessible aux autres membres du cours) et permet la collaboration.


Création d'un dossier privé

Un dossier privé peut être créé de la même manière que les autres dossiers de la bibliothèque de contenus, via la fonction Ajouter un dossier. Les autorisations accordées pour le dossier déterminent son caractère privé ou non.

  • Dans le dossier Nom d’utilisateur, un dossier privé est un sous-dossier qui n’est partagé avec aucun autre utilisateur. Un utilisateur peut créer un sous-dossier dans son dossier Nom d’utilisateur et n’accorder d’autorisation à aucun autre utilisateur pour ce dossier.
  • Dans un dossier de cours, un dossier privé peut être spécifiquement destiné au professeur ou il peut être accessible à des utilisateurs disposant d'autres rôles dans le cours. Par exemple, un sous-dossier privé peut être créé avec des autorisations pour le professeur, l'assistant et le concepteur de cours. Ce dossier ne serait alors pas accessible aux étudiants inscrits au cours.

Création d'un dossier public

À l'instar des dossiers privés, les dossiers publics sont créés comme n'importe quel autre dossier, via la fonction Ajouter un dossier. Les autorisations accordées pour un dossier déterminent s’il est accessible à plusieurs utilisateurs ou groupes d’utilisateurs. Tout utilisateur disposant d'une autorisation de gestion peut partager l'élément avec un public plus vaste.

  • Dans un dossier Nom d’utilisateur, un dossier public peut être créé et partagé avec un groupe d’utilisateurs qui collaborent sur un projet.
  • Dans un dossier de cours, un dossier public peut être créé et partagé avec tous les utilisateurs inscrits au cours. Ce dossier pourrait contenir des informations sur le cours ou des articles que l’ensemble de la classe doit lire.

Dossiers de groupe

Dossiers de groupe

Les membres de groupe partagent des contenus et collaborent souvent sur un ensemble commun de fichiers. La première étape du partage de documents avec un groupe dans la bibliothèque de contenus consiste à créer un dossier auquel chaque membre du groupe peut accéder. Il n'est pas nécessaire de créer un dossier de groupe pour que les membres du groupe puissent travailler ensemble, mais il peut être utile de créer un dossier destiné au partage des fichiers au sein du groupe.

Lorsqu'un utilisateur crée le dossier de groupe, il doit accorder les autorisations adéquates aux autres membres du groupe. Si un professeur a créé des groupes dans le cours, les utilisateurs peuvent partager le dossier avec les autres membres d'un groupe en une seule opération. Si des membres sont ajoutés au groupe ou en sont supprimés, la bibliothèque de contenus ajustera automatiquement le partage.


Partager un dossier avec un groupe de cours

  1. Dans la bibliothèque de contenus, accédez au dossier qui contient le dossier du groupe.
  2. Sélectionnez l'icône des autorisations du dossier du groupe. Sinon, dans le menu du dossier, sélectionnez Modifier > Autorisations.
  3. Dans le menu Sélectionner des utilisateurs spécifiques par emplacement, sélectionnez Groupe de cours (ou Groupe d'associations, si le groupe appartient à une association).
  4. La page affiche tous les groupes de cours dans lesquels vous êtes inscrit. Cochez les cases pour sélectionner le ou les groupe(s) avec le(s)quel(s) partager le dossier.
  5. Sélectionnez les autorisations souhaitées. Pour accorder des autorisations totales à un groupe, cochez toutes les cases.
  6. Sélectionnez Soumettre pour enregistrer vos modifications.

Partager un dossier avec un groupe d'utilisateurs

Si vous voulez partager un dossier avec un groupe d'utilisateurs qui existe en dehors d'un groupe de cours ou d'associations, vous devez accorder les autorisations à chaque personne.

  1. Sélectionnez l'icône des autorisations du dossier. Sinon, dans le menu du dossier, sélectionnez Modifier > Autorisations.
  2. Sélectionnez Sélectionner des utilisateurs spécifiques.
  3. Entrez les noms d'utilisateur de tous les membres du groupe, en les séparant par des virgules, dans le champ Nom d'utilisateur. Sélectionnez Parcourir pour retrouver les noms d'utilisateur inconnus.
  4. Cochez les cases correspondant aux autorisations voulues pour ces utilisateurs. Pour accorder des autorisations totales à tous les membres d'un groupe, cochez toutes les cases.
  5. Sélectionnez Soumettre pour enregistrer vos modifications.

le créateur du dossier de groupe doit informer chaque membre du groupe de l'emplacement du dossier. Une fois que vous avez créé le dossier partagé, la façon la plus simple et la plus rapide pour que les membres du groupe accèdent à ce nouveau dossier est que chaque personne crée un signet vers le dossier.

Créer un signet vers un dossier de groupe

  1. Dans la bibliothèque de contenus, sous Accéder à > Outils, sélectionnez Signets.
  2. Cliquez sur Créer un signet.
  3. Nommez le signet et recherchez son emplacement.
  4. Sélectionnez Soumettre.

Une fois le signet créé, vous pouvez sélectionner Signets dans le menu de la bibliothèque de contenus pour y accéder rapidement. Le créateur du dossier de groupe peut accéder directement au dossier via son dossier personnel (nom d'utilisateur).

Les utilisateurs peuvent également localiser le dossier de groupe en sélectionnant Rechercher dans l'onglet Outils.