Acerca de la organización del contenido

Antes de agregar cualquier contenido a Content Collection, los usuarios deben planear cómo van a gestionar su contenido. De esta forma pueden organizar el contenido como mejor se ajuste a sus necesidades individuales. De modo similar, si los administradores diseñan la estructura de carpetas de acuerdo con las necesidades de la institución, pueden aplicarse una planificación, formación y mensajería más eficaces.

Los archivos de Content Collection se organizan en una estructura de árbol de carpetas anidadas hasta el nivel del área de contenido inclusive. Esto significa que cada carpeta puede contener otras subcarpetas y archivos. El término "elementos" hace referencia a archivos y carpetas.

Una carpeta almacena tanto archivos como otras carpetas. De forma automática, las carpetas están disponibles para el usuario que ha añadido las carpetas, pero deben compartirse para que otros usuarios puedan ver las carpetas y su contenido. Es importante recordar que todas las carpetas están contenidas en otras carpetas, hasta la carpeta raíz (/). Las carpetas raíz son carpetas en las que se encuentras ubicadas todas las demás carpetas. Las áreas de contenido como, por ejemplo, usuarios, cursos, institución y biblioteca, son sencillamente carpetas almacenadas dentro de la carpeta raíz.

El sistema no permite subcarpetas con el mismo nombre en una única carpeta principal. Por ejemplo, no se pueden crear dos carpetas con el nombre Proyectos de grupo en el nivel superior de la carpeta de nombre de usuario. El sistema tampoco permite archivos con el mismo nombre en una misma carpeta. Si bien, en los nombres se diferencia entre mayúsculas y minúsculas, por lo que los nombres de los archivos y carpetas pueden contener los mismos caracteres siempre que el uso de mayúsculas y sea diferente. Por ejemplo, las carpetas de proyecto Grupo y Proyecto de grupo pueden crearse en la misma carpeta principal.

Espacio de contenido privado y espacio de contenido público

La creación de carpetas independientes para contenido personal (espacio privado) y carpetas disponibles para el resto de usuarios (espacio público) es muy útil. Este método permite al usuario tener a su única disposición determinadas carpetas, en las que puede almacenar contenido personal. Por ejemplo, una carpeta personal puede contener documentos y proyectos en curso, y otra puede contener material profesional que no esté listo para ser compartido como, por ejemplo, currículos y cartas de presentación para ofertas de empleo. No se conceden permisos adicionales sobre estas carpetas personales a ningún usuario más.

Cuando un documento está listo para ser compartido, se puede copiar o mover a una carpeta pública. Por ejemplo, si un profesor está trabajando en un documento de un curso, puede crear el borrador en una carpeta personal y, a continuación, moverlo a una carpeta compartida una vez completado. La carpeta se comparte con todos los usuarios inscritos en la clase (espacio público que se establece como disponible solo para los miembros del curso), y permite la colaboración.

Crear una carpeta privada

Las carpetas privadas se crean igual que cualquier otra carpeta de Content Collection, mediante la función Añadir carpeta. Los permisos concedidos sobre la carpeta determinan si esta es privada o no.

  • En la carpeta de nombre de usuario, una carpeta privada es una subcarpeta que no se comparte con ningún otro usuario. Un usuario puede crear una subcarpeta en su carpeta de nombre de usuario y no conceder permisos sobre ella a ningún otro usuario.
  • En una carpeta de curso, una carpeta privada puede ser específicamente del profesor, o puede estar disponible para usuarios con otros roles de curso. Por ejemplo, es posible crear una subcarpeta privada con permisos concedidos al profesor, profesor asistente y desarrollador del curso. Esta carpeta no estará disponible para los alumnos inscritos en el curso.

Crear una carpeta pública

Al igual que las carpetas privadas, las públicas se crean como cualquier otra carpeta, utilizando la función Añadir carpeta. Los permisos concedidos a una carpeta determinan si estará disponible para varios usuarios o grupos de usuarios o si, por el contrario, no lo estará. Cualquier usuario con permisos de administración puede compartir el elemento con otros usuarios.

  • En la carpeta de nombre de usuario, se puede crear una carpeta pública y compartirla con un grupo de usuarios que colaboran en un proyecto.
  • En una carpeta de curso, se puede crear una carpeta pública y compartirla con todos los usuarios inscritos en el curso. Esta carpeta puede incluir información del curso o artículos que toda la clase debe leer.

Carpetas de grupo

Carpetas de grupo

Con frecuencia, los miembros del grupo comparten un conjunto de archivos y trabajan con estos. El primer paso para compartir documentos en Content Collection con un grupo es crear una carpeta a la que todos los miembros del grupo tengan acceso. No hace falta que cree una carpeta de grupo para que los miembros puedan colaborar entre sí, pero resulta más conveniente establecer una carpeta específica para compartir una colección de archivos con el grupo.

Una vez que un usuario crea una carpeta de grupo, debe proporcionar los permisos adecuados a otros integrantes del grupo. Si un instructor ha creado grupos en el curso, los usuarios pueden compartir la carpeta con todos los integrantes de un grupo en un único paso. Si se agregan o se eliminan miembros del grupo, Content Collection compartirá automáticamente la carpeta con los miembros del grupo editados.

Compartir una carpeta con un grupo del curso

  1. En Content Collection, acceda a la carpeta que contiene la carpeta de grupo.
  2. Seleccione el ícono de permisos de la carpeta de grupo. O bien, en el menú de la carpeta, seleccione Editar > Permisos.
  3. En el menú Seleccionar usuarios específicos por lugar, seleccione Grupo del curso (o Grupo de la organización si el grupo pertenece a una organización).
  4. En la página se mostrarán todos los grupos del curso en los que esté inscrito. Use las casillas de verificación para seleccionar el grupo o los grupos con los que desea compartir la carpeta.
  5. Seleccione los permisos correspondientes. Para otorgar permisos completos al grupo, seleccione todas las casillas de verificación.
  6. Seleccione Enviar para guardar los cambios.

Compartir una carpeta con un grupo de usuarios

Si desea compartir una carpeta con un grupo de usuarios que existe fuera de un grupo del curso o de la organización, deberá otorgar permisos para cada persona.

  1. Seleccione el ícono de permisos de la carpeta. O bien, en el menú de la carpeta, seleccione Editar > Permisos.
  2. Seleccione Seleccionar usuarios específicos.
  3. Introduzca el nombre de usuario de cada miembro del grupo, separado por comas, en el campo Nombre de usuario. Seleccione Examinar para buscar nombres de usuario desconocidos.
  4. Seleccione las casillas de verificación de los permisos adecuados para estos usuarios. Para otorgar permisos completos a todos los miembros del grupo, seleccione todas las casillas de verificación.
  5. Seleccione Enviar para guardar los cambios.

El creador de la carpeta de grupo debe informar a cada miembro del grupo de la ubicación de la carpeta. Una vez que cree la carpeta compartida, la forma más sencilla y rápida de que los miembros del grupo accedan a esta nueva carpeta es que cada persona cree un marcador a la carpeta.

Asignar un marcador a una carpeta de grupo

  1. En la colección de contenido, debajo de Ir a > Herramientas, seleccione Marcadores.
  2. Seleccione Crear marcador.
  3. Introduzca un nombre para el marcador y busque la ubicación de la carpeta.
  4. Seleccionar Enviar.

Una vez que se haya creado el marcador, puede seleccionar Marcadores en el menú de Content Collection para un acceso rápido. El creador de la carpeta de grupo puede acceder a la carpeta directamente a través de su carpeta de nombre de usuario.

Los usuarios también pueden seleccionar Buscar en el área Herramientas para buscar la carpeta de grupo.