Documenten en presentaties toegankelijk houden bij conversie naar PDF

Hoewel het gebruiken van inhoud in het originele bestandsformaat de beste garantie is om ervoor te zorgen dat het document toegankelijk blijft, geven veel cursusleiders er de voorkeur aan om hun documenten en presentaties te exporteren als PDF. Als je een bestand exporteert als PDF, is het belangrijk om in de exportinstellingen te controleren of er tags worden toegevoegd aan de PDF. Alleen dan kunnen studenten namelijk eenvoudig door de PDF navigeren.

Als een PDF geen tags heeft, krijgt het bestand een lage toegankelijkheidsscore.

Selecteer de indicator Toegankelijkheidsscore voor meer informatie en om een beschrijving toe te voegen.

Een PDF taggen

Je moet dit probleem oplossen in het originele bronbestand, bijvoorbeeld in Microsoft® Word. Open het bestand, sla het bestand op als een PDF met tags en upload het bijgewerkte bestand naar de cursus. Selecteer Een PDF taggen voor stapsgewijze instructies.

  1. Selecteer Een PDF taggen en selecteer Ja.
  2. Open het bronbestand op je computer.
  3. Sla het bestand op als een PDF met tags .
    • Microsoft Word: selecteer Bestand en Opslaan als. Selecteer PDF in de lijst met bestandstypen. Selecteer Beste voor elektronische distributie en toegankelijkheid en selecteer Exporteren.
    • PowerPoint: het is niet mogelijk om PowerPoint-bestanden op te slaan als PDF’s met tags. Upload het PowerPoint-bestand.
    • LibreOffice Writer en Impress: selecteer File en Export as PDF. Selecteer Tagged PDF (add document structure) en Export bookmarks in PDF Options. Selecteer Export.
  4. Upload het bijgewerkte bestand naar de cursus.

    Als de instructies nog geopend zijn in het feedbackvenster voor de cursusleider, selecteer je Volgende en vervolgens Bladeren om het bestand te uploaden. Als het feedbackvenster niet geopend is, selecteer je de indicator voor de toegankelijkheidsscore naast het bestand in de cursus en selecteer je Bladeren om het bestand te uploaden.

Originele bronbestand uploaden

Een andere mogelijkheid is om de PDF te vervangen door het oorspronkelijke bronbestand, dus door het Word-document of PowerPoint-bestand.

  1. Selecteer Een PDF taggen en selecteer Ja.
  2. Selecteer Origineel document uploaden.
  3. Selecteer Bladeren en upload het oorspronkelijke bronbestand.

Een bibliotheekreferentie toevoegen

Het kan lastig zijn om het oorspronkelijke bronbestand te vinden. Overleg voor het begin van het semester met de bibliothecaris of administratie om er zeker van te zijn dat studenten die deze bestandsformaten nodig hebben niet achterop raken.

Je kunt ook een bibliotheekreferentie toevoegen aan Ally om je studenten te helpen.

  1. Selecteer Nee op de vraag of je aan de originele of een op tekst gebaseerde versie van het bestand kunt komen.
  2. Selecteer Ja op de vraag of het document of de presentatie in de bibliotheek kan worden gevonden.
  3. Voer in het feedbackformulier van Ally zo veel mogelijk gegevens in en selecteer vervolgens Verwijzing toevoegen.

Nadat je de bibliografische gegevens hebt toegevoegd, kunnen studenten de documentgegevens raadplegen door naar het bestand te gaan en Alternatieve formaten te selecteren in het menu naast de bestandsnaam. Selecteer Bibliotheekreferentie.

Alternatieve formaten

Als je in het feedbackvenster van Ally voor beide vragen Nee selecteert, genereert Ally alternatieve formaten die studenten kunnen gebruiken. Helaas is dit geen definitieve oplossing en dus blijft de score hetzelfde. Het is nog steeds wenselijk om de PDF te taggen als dat mogelijk is.

Meer informatie over alternatieve formaten voor studenten