Planificación de la integración con SIS

Ventajas

Las principales ventajas de usar integraciones del sistema de información de alumnos (SIS) para pasar datos a Blackboard Learn y rellenar y actualizar automáticamente el sistema son las siguientes:

La administración de los datos de cursos y usuarios se puede delegar en uno o más administradores, que no necesitan acceder mediante línea de comandos a los servidores de Blackboard.
Los datos se pueden transferir rápida y eficazmente de un sistema de administración de aprendizaje (LMS) a otro.

Antes de comenzar

Antes de crear una o más integraciones SIS, es muy importante planificar con todas las partes interesadas los datos, los orígenes y el formato que usará Blackboard Learn para rellenar el sistema. Debido a que la comunicación del SIS a Blackboard Learn es unidireccional, todos los datos de los cursos, usuarios y roles de usuario deben definirse y describirse en Blackboard. Asimismo, todos los usuarios deben tener credenciales que los identifiquen de manera única en Blackboard.

La recopilación de datos de cursos, usuarios e inscripciones es un proceso que se repite. Hay personas que entran y salen de la institución, se crean cursos y se modifican las inscripciones y, por lo tanto, también los datos incluidos en Blackboard tienen que cambiar. La frecuencia con la que se recopilan y se cargan los datos depende de la política de la institución. Los orígenes de datos que facilitan información al sistema deberían establecer procesos repetibles para la entrega de datos a los administradores de Blackboard.

Es posible que su institución ya cuente con un proceso sólido que se base en unas reglas empresariales convenidas. En ese caso, no será necesaria una gran planificación. Lo que sí será necesario es entender los requisitos de información de Blackboard, así como el orden y la frecuencia de las tareas que se deben llevar a cabo. Si su institución es de nueva apertura o está cambiando los procesos automatizados, entonces será necesaria una planificación más exhaustiva con el fin de disponer de las reglas empresariales y la información antes de comenzar.

Información requerida para los usuarios, los cursos y las inscripciones

Para crear una integración, deberá facilitar a Blackboard la información siguiente sobre usuarios, cursos e inscripciones. La primera parte de la planificación consiste en identificar de dónde procede cada dato.

Información obligatoria
Objeto	Elemento
Usuarios (personas)	Identificador único de persona Identificador de inicio de sesión Contraseña (para acceder a Blackboard) Nombre Apellidos Alias (opcional) Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico institucional Rol institucional
Curso	Identificador único de curso Identificador de curso Nombre del curso Origen del contenido del curso (opcional)
Matriculaciones	Conjunto asociado de usuarios del curso Rol del usuario en el curso

Decidir el método de la autenticación

Obtenga un identificador de inicio de sesión y una contraseña para cada usuario. Puede utilizar el sistema de autenticación nativo de Blackboard o el de su institución.

Si va a utilizar el sistema de autenticación nativo de Blackboard, el identificador de inicio de sesión y la contraseña estarán entre los datos de usuario recopilados. El identificador de inicio de sesión y la contraseña deberán distribuirse a cada usuario.
Si el identificador de inicio de sesión y la contraseña proceden de su sistema de autenticación institucional, recopile el identificador de inicio de sesión y genere una contraseña aleatoria para cada usuario. A continuación, el usuario se autenticará de nuevo en su sistema de autenticación institucional.

Definir los orígenes de datos

Aunque se puede recopilar toda la información de manera interna a partir de un LMS como Vista, es mucho mejor utilizar los datos institucionales oficiales que su institución recopila y organiza. Probablemente, los datos institucionales procederán de distintos orígenes. Es posible que su institución ya haya establecido los orígenes de datos y los datos que se pueden recopilar de dichos orígenes, pero también puede ser que aún estén por decidir. En cualquier caso, para poder crear la integración deberá llegar a un acuerdo sobre los orígenes de datos y sobre un método de extracción de datos.

Cada institución está configurada de una manera, pero hay ubicaciones comunes a las que puede acudir para buscar la información que necesita.

Sistema de información del estudiante (SIS): repositorio que incluye la información de los estudiantes, como el nombre, la dirección, la información de contacto, el año escolar o las fechas de graduación.
Secretaría: información del catálogo de cursos, nombres de cursos, descripciones, información de secciones e inscripciones.
Departamento de recursos humanos o sistema de administración de recursos humanos (HRMS): información que describe a todas las personas de la institución, incluidos profesores, personal, adjuntos y profesores asistentes.
Servicio de directorio del centro (páginas blancas): en él encontrará números de teléfono de empleados y departamentos, así como direcciones de correo electrónico y de oficinas. Este directorio podría ser un origen de información para su LMS.
Departamento de TI o de servicios informáticos: establece los métodos de autenticación de usuarios como, por ejemplo, un servicio LDAP. Puede generar direcciones de correo electrónico y credenciales de inicio de sesión.

Resolver conflictos en los datos

Cuando se recopilan datos de distintos orígenes, es posible que se obtenga información contradictoria. Es necesario implementar una directiva cuyo objetivo sea resolver dichos conflictos para que el sistema sepa qué origen usar. Por ejemplo, el HRMS puede pedirle al usuario una dirección de correo electrónico. La secretaría también puede hacer lo mismo. Es posible que haya direcciones de correo electrónico contradictorias si un usuario tiene dos roles distintos en la institución como los de estudiante y profesor asistente, o personal y profesor adjunto. En este caso, si hay dos direcciones de correo electrónico institucional distintas, se debe decidir cuál de las dos fuentes tiene prioridad y se utilizará como el correo electrónico institucional para el usuario.

Otro ejemplo de datos en conflicto se puede dar cuando tanto la secretaría como el SIS tienen una dirección de correo electrónico de los estudiantes. El servicio de directorio de la institución también puede contar con una dirección de correo para cada usuario. Una forma de resolver este conflicto es elegir un origen sobre otro. Otra solución sería permitir al usuario que configure su dirección de correo electrónico dentro de Blackboard.

Para que se creen las integraciones correctamente, es necesario identificar los lugares en los que puede haber datos en conflicto, y resolver esos problemas.

¿Qué es el correo electrónico institucional y qué posibilita?

El campo Correo electrónico institucional permite realizar asignaciones de campos personalizadas entre el servicio con soporte externo de un cliente y Blackboard Learn. En el caso de un proveedor de datos que también es proveedor de nube, como Microsoft, el nombre de usuario principal (UPN) es un identificador único primario para cada usuario que consiste en un prefijo UPN (nombre de la cuenta del usuario) y un sufijo UPN (nombre de dominio DNS) unidos con el símbolo @. De este modo, se crea una dirección de correo electrónico única para cada usuario específico en el directorio del servicio de datos.

Para garantizar que los datos sean precisos y que se realicen correctamente las inscripciones o membresías entre el proveedor del servicio de datos y Blackboard Learn, la dirección de correo electrónico de un usuario debe coincidir en ambos sistemas. En Blackboard Learn, un usuario puede cambiar o anular su dirección de correo electrónico personal existente en la interfaz del usuario, lo cual podría generar errores de sincronización y que no se agregue correctamente al usuario. Con la asignación del campo de correo electrónico institucional, se garantiza que se pueda administrar correctamente este nivel de seguridad y la comprobación de validación, independientemente de que el usuario cambie su correo electrónico personal en Blackboard o no.

Orden de carga de los datos

Toda la información que el sistema necesita para crear usuarios, cursos e inscripciones es obligatoria pero, debido a que los datos pueden proceder de distintos orígenes, deberán cargarse en Blackboard siguiendo un orden concreto. La información de cursos y de usuarios debe cargarse primero ya que las inscripciones dependen de esa información. El orden para la carga de datos es:

Usuarios
Cursos
Matriculaciones

La información específica para crear usuarios, cursos e inscripciones se describe en las secciones siguientes.

Crear usuarios

EXTERNAL_PERSON_KEY. Este elemento se utiliza para identificar al usuario de forma interna en la base de datos. Aunque esta clave nunca se muestra, no debe contener datos de identificación personal, como pueden ser nombres, números de la seguridad social y fechas de nacimiento. El motivo de esto es que los datos de las personas cambian. Algunos se casan, otros se divorcian, cambian de nombre legalmente o modifican su número de la seguridad social. Al no incluir datos identificables de esa persona, se evitarán los problemas con este tipo de cambios. Esta clave puede tener una longitud de hasta 64 caracteres. Debido a los riesgos de exponer de forma accidental los datos del alumno a otro, esta clave nunca debe reutilizarse. Una vez se le asigna a un alumno, no debe emitirse de nuevo. Una nueva emisión de la clave EXTERNAL_PERSON_KEY pone en riesgo la información de un usuario, ya que puede hacerla visible para otro. Por tanto, Blackboard recomienda que esta clave forme parte de un espacio de clave de gran tamaño. Una buena forma de crear una clave de este tipo, si no dispone ya de un identificador adecuado, es generar un número hexadecimal aleatorio de entre 16 y 20 dígitos para cada alumno. La amplia variabilidad y la distribución aleatoria permiten que la base de datos cree un índice equilibrado.
USER_ID. USER_ID suele conocerse como una ID de red, un nombre de usuario o un nombre de inicio de sesión. Este elemento, de forma conjunta con una contraseña, se utiliza para que un usuario pueda autenticarse en el LMS. Si no existe un sistema de autenticación centralizado, se puede usar Blackboard como sistema de autenticación. En este caso, el administrador de Blackboard debe crear los USER_ID y las contraseñas para cada usuario. Si utiliza un sistema de autenticación centralizado con un protocolo compatible con Blackboard, se recomienda autenticar a los usuarios de Blackboard con ese sistema. En este caso, hay que componer una lista de USER_ID vinculados con las EXTERNAL_PERSON_KEY para cargarla en Blackboard. Esto también servirá como autorización para Blackboard.
FIRSTNAME, LASTNAME, NICKNAME. Estos elementos determinan la forma en que se muestra la identidad del alumno dentro de Blackboard. Si es posible, divida los componentes del nombre en el origen de datos antes de que se envíen a Blackboard. Probablemente, este nombre será el nombre oficial utilizado por la institución en sus registros oficiales, como, por ejemplo, certificados de calificaciones, formularios de la agencia tributaria o tarjetas de identificación. No todas las personas responden por su nombre y algunos insisten en utilizar un alias. Blackboard permite especificar (de forma opcional) un alias con el elemento de datos NICKNAME. Configure el LMS para mostrar los contenidos de NICKNAME en lugar de FIRSTNAME. Se recomienda formalizar y centralizar la recopilación y el almacenamiento de alias.
EMAIL. La dirección de correo electrónico es obligatoria para comunicarse con el usuario.
- Blackboard admite dos direcciones de correo electrónico por persona (el personal y el institucional). Si el usuario cuenta con varias direcciones de correo electrónico debido a la recopilación de datos desde diferentes fuentes, la institución tiene dos opciones:
  - Puede elegir un sistema de registro como correo electrónico principal.
  - O bien, puede utilizar el campo de correo electrónico institucional como dirección oficial para la cuenta de los usuarios, lo cual permite que usuario establezca su propia dirección de correo electrónico en Blackboard sin que se produzca un conflicto.
- También pueden darse situaciones en las que haya varios correos electrónicos cuando un usuario tiene más de un rol dentro de la institución, como por ejemplo estudiante y profesor asistente, o personal y profesor adjunto. Debe seleccionar uno para el usuario.
- Algunos profesores pueden querer usar una dirección de correo electrónico en Blackboard que no sea la oficial y algunos alumnos querrán separar su dirección de correo para trabajos del curso de la que utilizan para sus relaciones sociales. Para que esto sea posible, el usuario debe poder actualizar la dirección de correo electrónico dentro de Blackboard. (La institución puede decidir si los estudiantes pueden actualizar su dirección de correo o no). Una vez que un usuario cambie su dirección de correo, esta no se podrá volver a actualizar desde la fuente oficial. Es responsabilidad del usuario mantener su dirección de correo electrónico actualizada dentro de Blackboard. El peligro en este caso es que el usuario olvide actualizar su registro oficial y que los mensajes por correo electrónico no lleguen a la dirección correcta.
INST_EMAIL: el correo electrónico institucional ahora está disponible para todos los tipos de integración de SIS existentes, excepto para SIF, y se trata de un identificador único primario para cada usuario que consiste en un prefijo UPN (nombre de la cuenta del usuario) y un sufijo UPN (nombre de dominio DNS) unidos con el símbolo @. De este modo, se crea una dirección de correo electrónico única para cada usuario específico dentro de un directorio de servicios de datos, lo cual permite que las instituciones administren el proceso de sincronización de datos entre Blackboard Learn Ultra y el servicio de forma efectiva. Se establece de forma predeterminada como el correo electrónico personal para todos los formatos del SIS y debe ser único para cada persona. Todas las integraciones existentes que se configuren y ejecuten tendrán esta asignación de datos, ya que el SIS no podrá importar usuarios si sus correos electrónicos están duplicados.
Puede administrarlo desde la Configuración avanzada del SIS > Tipo de objeto de Learn de usuarios > Asignación de campos.
No se envían mensajes de correo electrónico a inst_email. Solo se utiliza con integraciones de terceros por el momento.
El campo de usuario no se puede configurar mediante un archivo por lotes en la sección Usuarios > Crear del panel de administración.
INSTITUTION_ROLE. Este elemento contiene el rol del usuario en la institución. Este no es el rol en el curso, sino una forma de identificar el rol del usuario en la institución. INSTITUTION_ROLE determina lo que el usuario puede ver en Blackboard. Este rol también se utiliza para especificar qué usuarios cuentan con privilegios elevados dentro de la aplicación. Si no desea mostrar diferentes vistas de la página del portal a los usuarios en función de su rol en la institución, el elemento de datos INSTITUTION_ROLE puede configurarse como "none".
SYSTEM_ROLE. Este elemento contiene el rol del usuario dentro de Blackboard. Este rol otorga la capacidad de administrar diferentes aspectos de Blackboard. Estos incluyen la administración del sistema, la creación de cursos y la administración de contenido de los cursos. El rol "NONE" no proporciona privilegios de administración del sistema ni de creación de los cursos, y es el rol que más se asigna.

Crear cursos

EXTERNAL_COURSE_KEY. Este elemento identifica el curso de forma única. Ninguno de los usuarios de Blackboard puede verlo. Se recomienda aplicar un formato a estos elementos de datos de forma que pueda ordenarlos y modificarlos fácilmente. Tendrá que recopilar varios elementos de datos que describan el curso de forma única a lo largo de varios años (su tiempo de retención de datos). La secretaría suele asignar un número que identifica el curso de forma única, como mínimo, dentro de un semestre determinado. Por ejemplo, si tiene un curso de química 301 para el semestre de otoño de 2012 con el identificador único 12345, podría elegir 2012_fall_12345_CH_301 como valor de EXTERNAL_COURSE_KEY. Una mejora adicional sería hacer que todos los elementos de EXTERNAL_COURSE_KEY tuvieran la misma longitud siempre que fuera posible, sobre todo los departamentos y las fechas. Un semestre se puede representar con un dígito de mes: 1, 6, 9. Algunos Building Blocks de terceros exigen que los campos tengan la misma longitud. Esto se aplica sobre todo a la información sobre fechas. En el ejemplo anterior, los elementos de los datos individuales se separaban con un guión bajo ("_") como elemento separador de los datos.
COURSE_ID. Este elemento se utiliza para los módulos de portal cuando se ordenan los cursos. Este elemento no se puede modificar una vez se ha creado el curso. Esta clave es visible para los usuarios y debe incluir información que el usuario pueda comprender con facilidad. En general, esta clave debería contener tanto un año como un semestre para poder ordenar los contenidos. También debería incluir los números de curso y departamento, así como un identificador único. Por ejemplo, una COURSE_ID podría ser 2010_9_12345_CHEM_301. Use el mismo separador de datos (se recomienda el guión bajo). De forma predeterminada, el módulo de portal "Mis cursos" ordena los cursos por COURSE_ID. Esto es importante cuando la lista de cursos aumenta de tamaño.
COURSE_NAME. Este elemento puede ser cualquier cosa que describa el curso. No tiene que ser único y puede modificarse durante una carga de datos o puede cambiarlo el profesor. Algunos Building Blocks se ordenan por COURSE_NAME.
TEMPLATE_COURSE_KEY. TEMPLATE_COURSE_KEY es opcional e incluye el nombre de un curso existente que se ha preparado con contenido. Algunas organizaciones necesitan ofrecer cursos con contenido estandarizado. Esto es posible gracias a TEMPLATE_COURSE_KEY. Este contenido puede incluir archivos, sondeos, pruebas, anuncios e incluso profesores. El curso de la plantilla debe finalizarse antes de que se creen los cursos. El contenido se copia al curso nuevo en el momento de la creación. Si modifica el curso de la plantilla después de que se creen los cursos, no se producirá ninguna modificación en los cursos ya creados. El curso de la plantilla debe encontrarse en su estado final antes de poder crear cursos nuevos basados en la plantilla. Seleccione una convención de nombres estándar para los cursos de la plantilla. Por ejemplo, todos los cursos de la plantilla pueden empezar por la palabra "plantilla" seguida de un guión bajo y algún otro identificador.

Crear las inscripciones

Una inscripción es la asignación de un usuario a un curso y la definición del rol del usuario en el curso como, por ejemplo, alumno o profesor.

EXTERNAL_COURSE_KEY. Este elemento es la clave única de los datos del curso.
EXTERNAL_PERSON_KEY. Este elemento es la clave única de los datos de usuario. Estas claves deben definirse antes de procesar un registro de inscripción concreto.
ROLE. El elemento de datos ROLE define el rol del usuario en el curso.

Etiquetar y dar formato a los datos

Después de identificar todos los orígenes de datos, establecer las reglas de resolución de conflictos y recopilar todos los elementos de datos de los orígenes, deberá crear algunas etiquetas para los datos. Estas etiquetas se denominan claves de origen de datos y sirven para que un conjunto de datos se pueda procesar en una sola operación. También debe asegurarse de que los datos tengan formato para que puedan ser reconocidos y procesados correctamente por el tipo de integración que seleccione.

Crear las claves del origen de datos

Una clave de origen de datos es una etiqueta que puede asignarse a un conjunto de datos para que estos puedan gestionarse con una sola operación en lugar de tener que procesar cada registro por separado. Se pueden crear varias claves de origen de datos y se pueden usar para cargar y procesar datos en Blackboard.

Lo más recomendable es que diseñe sus claves de origen de datos de modo que pueda cargar conjuntamente todos los elementos parecidos. Ponga a los usuarios bajo una clave de origen de datos. Ponga los cursos de cada semestre en otra clave de origen de datos. De este modo, podrá manipular de manera eficiente todos los cursos de un semestre mediante un único comando sin que esto repercuta en los usuarios. Cargue las inscripciones de cada semestre en su propia clave de origen de datos por los mismos motivos.

Cree el nombre DATA_SRC_KEY utilizando el año, el semestre, el origen y el tipo de datos. Por ejemplo, utilice 2011_otoño_SIS_cursos para etiquetar todos los cursos de otoño de 2011.

Más información sobre las claves del origen de datos

Dar formato a los datos

El formato aplicado a los datos tiene que permitir que el Building Block de la integración SIS pueda reconocer cada elemento y procesarlo según corresponda. Cada elemento de datos tiene que identificarse según su tipo. El lenguaje Extensive Markup Language (XML) proporciona un método sencillo, generalizado y detallado para describir estos datos. El formato XML variará ligeramente en función del tipo de integración que seleccione.

Información de planificación adicional

Al planificar las integraciones SIS, deberá decidir qué tipo o tipos de integración desea crear y tomar otras decisiones basadas en las políticas y los requisitos de su institución.

Tipos de integración

Hay seis tipos de integraciones disponibles, y el formato de datos diferirá ligeramente en función del tipo que haya seleccionado. Un sistema puede tener un número ilimitado de integraciones. Un sistema puede tener varios tipos de integraciones, aunque no es lo habitual.

Enterprise 1.1 de IMS
IMS Enterprise 1.1 - Vista
Servicios de información de aprendizaje IMS
Archivo de instantáneas sin formato
XML de Instantánea
Grades Journey

Para obtener más información sobre la asignación de datos para cada tipo de integración, consulte Crear y editar las integraciones SIS.

Cifrado de contraseña SSHA para los servicios de información del aprendizaje IMS

La autorización se basa en los métodos utilizados por Sungard Banner. Si en la asignación de campos configura el tipo de cifrado como SSHA, hará como si {SSHA} no estuviera ahí. Además de configurar e incrustar el prefijo SSHA, pwencryptiontype también se configurará e incrustará tal y como se muestra en el ejemplo siguiente:

Plan en caso de interrupciones en las comunicaciones

En caso de que se produzca un problema de comunicación entre el SIS y Blackboard, necesitará un plan para abordarlo. Los datos se pueden cargar manualmente en la integración desde la GUI. Es necesario establecer activadores del sistema y copias de seguridad para que el sistema siga funcionando y los datos se mantengan actualizados.

Configuración del estado de la integración

Blackboard recomienda que las nuevas integraciones se inicien en el estado Prueba. Al seleccionar este estado podrá probar la integración, así como solucionar los problemas que surjan antes de confirmar la integración. Cuando la prueba finalice, establezca el estado en Inactivo o Activo. Un estado inactivo no procesará solicitudes ni actualizará datos en la base de datos. En estado activo, el sistema procesará solicitudes, actualizará datos en la base de datos y será visible para los usuarios.

Blackboard también sugiere crear esta integración en un entorno de puesta en marcha o de prueba antes de entrar en el entorno de producción.

Creación de registros

Al configurar el nivel de detalle de registro durante la creación de la integración, se determina el tipo y la cantidad de información registrada en el sistema para la integración seleccionada. Los registros pueden filtrarse utilizando un método de búsqueda avanzada que incluya el tipo de error, la integración y un rango de fechas.

Configuración avanzada

El tipo de objeto de Learn y el tipo de objeto de su sistema SIS se asignan en una lista de 1 a 1. Seleccione la forma en que se van a gestionar las inserciones, actualizaciones y eliminaciones para cada tipo de objeto.

Más información

Learning Information Services Specification Primer

Servicios de información de aprendizaje

Idioma