Planification des intégrations SIS

Avantages

Les principaux avantages des intégrations SIS (« Student Information System » ou « systèmes d'informations étudiants ») reposent sur la transmission des données à Blackboard Learn pour renseigner et mettre à jour automatiquement votre système, notamment les éléments suivants :

La gestion des cours et des données utilisateur peut être déléguée à un ou plusieurs administrateurs qui ne nécessitent pas d'accès de ligne de commande aux serveurs Blackboard.
Les données peuvent être rapidement et efficacement transmises d'un système de gestion de l'apprentissage (LMS) à un autre.

Avant de commencer

Avant de créer une ou plusieurs intégrations SIS, il est crucial de demander à toutes les parties prenantes de planifier les données, les sources et le format de données utilisés par Blackboard Learn pour insérer des éléments dans le système. Étant donné que la communication est unidirectionnelle du système SIS vers Blackboard Learn, toutes les données de cours, les données utilisateur et les rôles des utilisateurs doivent être définies et décrites pour Blackboard. En outre, tous les utilisateurs doivent posséder des informations d'identification uniques dans Blackboard.

La collecte des données de cours, d'utilisateur et d'inscription est un processus récurrent. À mesure que des utilisateurs s'inscrivent et quittent l'établissement, des cours sont créés et des inscriptions changent. Les données contenues dans Blackboard doivent donc, elles aussi, changer. La fréquence de collecte et de chargement des données est déterminée par les règles de l'établissement. Les sources de données qui fournissent des informations au système doivent configurer des procédures reproductibles pour fournir des données aux administrateurs Blackboard.

Il est possible que votre établissement ait déjà mis en place un processus efficace basé sur des règles d'affaires convenues. Si tel est le cas, une planification poussée n'est peut-être pas utile. Toutefois, il vous faudra comprendre les informations nécessaires à Blackboard, ainsi que l'ordre et la fréquence des tâches à accomplir. Si votre établissement commence tout juste à exécuter ou à modifier des processus automatisés, vous devrez établir une planification plus poussée, de façon à avoir les informations et les règles d'affaires à votre disposition avant de commencer.

Informations requises pour les utilisateurs, les cours et les inscriptions

Pour créer une intégration, vous devez fournir à Blackboard les informations suivantes sur les utilisateurs, les cours et les inscriptions. Identifier la provenance des données constitue la première partie de la planification.

Informations obligatoires
Objet	Élément
Utilisateurs (personnes)	Identificateur unique d'une personne Identifiant de connexion Mot de passe (pour accéder à Blackboard) Prénom Nom Surnom (facultatif) Adresse e-mail Adresse e-mail de l'établissement Rôle dans l'établissement
Cours	Identificateur unique de cours Identificateur de cours Nom du cours Source du contenu du cours (facultatif)
Inscriptions	Ensemble d'utilisateurs associé au cours Rôle de l'utilisateur dans le cours

Sélection de la méthode d'authentification

Rassemblez un identifiant et un mot de passe de connexion pour chaque utilisateur. Vous pouvez utiliser le système d'authentification natif de Blackboard ou celui de votre établissement.

Si vous utilisez le système d'authentification natif de Blackboard, l'identifiant et le mot de passe de connexion figureront parmi les données utilisateur collectées. L'identifiant et le mot de passe de connexion devront être communiqués à chaque utilisateur.
Si l'identifiant et le mot de passe de connexion proviennent du système d'authentification de votre établissement, générez, à partir de l'identifiant de connexion, un mot de passe aléatoire pour chaque utilisateur. L'utilisateur pourra ainsi confirmer son identité auprès du système d'authentification de votre établissement.

Définition de sources de données

Bien qu'il soit possible de collecter toutes vos informations de données en interne à partir d'un système de gestion de l'apprentissage comme Vista, il est préférable d'utiliser les données institutionnelles officielles collectées et gérées par votre établissement. Ces données institutionnelles proviennent probablement de différentes sources de données. Il se peut que la nature de ces sources de données et des données pouvant être collectées à partir de ces sources de données ait déjà été établie par votre établissement, mais il est possible que cela n'ait pas encore été décidé. Dans tous les cas, vous devez convenir des sources de données et d'une méthode d'extraction des données pour créer une intégration.

Chaque établissement possède sa propre configuration, mais les informations dont vous avez besoin sont généralement disponibles dans certains lieux connus :

Système d'informations pour les étudiants (SIS) : référentiel contenant les informations des étudiants telles que leur nom, leur adresse, leurs données de contact, leur année scolaire ou la date d'obtention de leur diplôme.
Bureau des inscriptions : vous renseigne sur le catalogue des cours, les noms et la description des cours, les sections de cours et les inscriptions.
Département des ressources humaines ou système de gestion des ressources humaines (HRMS) : fournit une description de chaque membre de votre établissement, y compris les professeurs, le personnel, les professeurs adjoints et les assistants.
Service d'annuaire de l'école (pages blanches) : répertorie les numéros de téléphone, adresses e-mail et adresses de bureaux des employés et des services. Cet annuaire peut constituer une source d'informations pour votre système de gestion de l'apprentissage.
Services informatiques : définit les méthodes d'authentification des utilisateurs (par exemple, un service LDAP). Ils peuvent générer les adresses e-mail et les informations d'identification de connexion.

Traitement des données conflictuelles

Lorsque des données sont collectées à partir de plusieurs sources de données, un conflit de données peut se produire. Une politique de résolution des conflits doit être mise en place pour que le système sache quelle source utiliser. Par exemple, le système HRMS peut demander à l'utilisateur une adresse e-mail, Une adresse e-mail peut être demandée au bureau des inscriptions. Un conflit d'adresses e-mail peut se produire si un utilisateur exerce deux rôles différents dans l'établissement (par exemple, s'il est à la fois étudiant et assistant, ou professeur adjoint et membre du personnel d'administration). Dans ce cas, lorsque deux adresses e-mail d'établissement sont différentes, il faut décider quelle source a la priorité et sera considérée comme l'adresse e-mail d'établissement de l'utilisateur.

Autre exemple de conflit de données : le bureau des inscriptions et le système d'informations étudiant (SIS) peuvent avoir des adresses e-mail différentes pour les étudiants. Le service d'annuaire de l'établissement peut également conserver une adresse e-mail pour chaque utilisateur. Pour résoudre ce conflit, il est possible de privilégier une source au détriment d'une autre. Une autre solution consiste à autoriser l'utilisateur à définir sa propre adresse e-mail au sein de Blackboard.

Pour créer des intégrations efficaces, il faut identifier les emplacements où des conflits de données peuvent se produire et les résoudre.

Qu'implique l'adresse e-mail de l'établissement et que prend-elle en charge ?

Le champ Adresse e-mail de l'établissement permet d'effectuer des mappages de champs personnalisés entre le service externe d'un client et Blackboard Learn. Lorsque le fournisseur de données est également un fournisseur cloud, comme Microsoft, le nom d'utilisateur principal (UPN) est un identifiant unique primaire pour chaque utilisateur. Il est composé d'un préfixe UPN (le nom du compte de l'utilisateur) et d'un suffixe UPN (un nom de domaine DNS) réunis par le symbole @. Cela crée une adresse e-mail unique pour chaque utilisateur spécifique au sein du répertoire de service de données.

Pour que les données soient exactes et que les inscriptions ou adhésions entre les classes Blackboard Learn et le fournisseur de service de données soient correctement réalisées, l'adresse e-mail d'un utilisateur doit correspondre entre les deux systèmes. Dans Blackboard Learn, un utilisateur peut modifier ou remplacer son adresse e-mail existante dans l'interface utilisateur, ce qui peut entraîner des erreurs de synchronisation et l'ajout incorrect de l'utilisateur. Le mappage du champ Adresse e-mail d'établissement permet de gérer correctement ce niveau de sécurité et de contrôle de validation, que l'utilisateur ait ou non modifié son adresse e-mail personnelle dans Blackboard.

Ordre de chargement des données

Toutes les informations nécessaires au système pour créer des utilisateurs, des cours et des inscriptions sont obligatoires. De plus, étant donné que les données peuvent provenir de différentes sources, elles doivent être téléchargées dans Blackboard dans un ordre spécifique. Les informations relatives aux cours et aux utilisateurs doivent être téléchargées en premier, car les inscriptions sont fonction de ces informations. Le chargement de données s'effectue dans l'ordre suivant :

Utilisateurs
Cours
Inscriptions

Les informations spécifiques pour la création de cours, d'utilisateurs et d'inscriptions sont décrites dans les sections ci-dessous.

Créer des utilisateurs

EXTERNAL_PERSON_KEY. Cet élément permet d'identifier l'utilisateur interne à la base de données. Même si cette clé n'est jamais affichée, elle ne doit contenir aucune donnée permettant d'identifier une personne, c'est-à-dire aucun nom, numéro de sécurité sociale ou date de naissance, car certaines de ces données personnelles peuvent changer. Certains se marient, divorcent, changent leur nom officiel ou leur numéro de sécurité sociale. Ne pas inclure de données personnelles permet d'éviter tout problème causé par ces changements. Cette clé peut contenir jusqu'à 64 caractères. En raison du disque de divulgation accidentelle des données d'un étudiant à un autre, cette clé ne doit jamais être réutilisée. Une fois qu'elle est communiquée à un étudiant, elle ne doit plus être émise. Toute nouvelle émission de la clé EXTERNAL_PERSON_KEY risque de rendre les informations d'un utilisateur visibles par un autre. C'est pourquoi Blackboard recommande d'intégrer cette clé à un vaste espace de clés. Si vous ne disposez pas déjà d'un identificateur adéquat, un excellent moyen de concevoir cette clé consiste à générer un numéro hexadécimal de 16 à 20 chiffres par étudiant. La grande variabilité et la distribution aléatoire permet à la base de données de créer un index équilibré.
USER_ID. La clé USER_ID est parfois désignée de nom d'identificateur réseau, nom d'utilisateur ou nom de connexion. Cet élément, en association avec un mot de passe, permet d'authentifier un utilisateur dans le système LMS. S'il n'existe aucun système d'authentification centralisé, Blackboard peut servir de système d'authentification. Si tel est le cas, l'administrateur Blackboard doit créer des codes USER_ID et des mots de passe pour chaque utilisateur. En cas d'utilisation d'un système d'authentification centralisé avec un protocole pris en charge par Blackboard, il est recommandé d'authentifier les utilisateurs Blackboard à l'aide de ce système. Dans ce cas, une liste d'USER_ID liés aux EXTERNAL_PERSON_KEY doit être compilée en vue d'être chargée dans Blackboard. Elle servira également d'autorisation pour Blackboard.
FIRSTNAME, LASTNAME, NICKNAME. Ces éléments déterminent la façon dont l'identité de l'étudiant s'affiche dans Blackboard. Si possible, configurez la source des données de nom afin qu'elle divise les noms par composants avant de les communiquer à Blackboard. Ce nom peut être soit un nom officiel utilisé par l'établissement pour ses archives officielles, telles que les transcriptions de notes, les formulaires W2 de l'Internal Revenue Service, soit des fiches d'identification. Toutes les personnes ne sont pas appelées par leur prénom officiel et certaines insistent à avoir un surnom. Si vous le souhaitez, Blackboard offre la possibilité de spécifier un surnom à l'aide de l'élément de données NICKNAME. Configurez le système LMS afin qu'il affiche le contenu de NICKNAME et non FIRSTNAME. Il est préférable d'officialiser et de centraliser le regroupement et le stockage des surnoms.
EMAIL. L'adresse e-mail est nécessaire pour communiquer avec l'utilisateur.
- Blackboard prend en charge deux adresses e-mail par personne (adresse e-mail de la personne et adresse e-mail de l'établissement). Si l'utilisateur possède plusieurs adresses e-mail suite à la collecte de données à partir de plusieurs sources, l'établissement doit :
  - Choisir un système d'enregistrement comme adresse e-mail principale, ou
  - Utiliser le champ Adresse e-mail de l'établissement pour définir une adresse e-mail officielle pour le compte de l'utilisateur afin de lui permettre de définir sa propre adresse e-mail dans Blackboard sans conflit.
- Les cas d'adresses e-mail multiples se produisent généralement lorsqu'un utilisateur exerce plusieurs rôles dans l'établissement (par exemple, s'il est à la fois étudiant et assistant, ou professeur adjoint et membre du personnel d'administration). Vous devez choisir l'une de ces adresses pour cet utilisateur.
- Certains professeurs souhaitent utiliser une adresse e-mail non officielle dans Blackboard, tandis que certains étudiants préfèreront séparer l'adresse e-mail utilisée pour les travaux de cours de leur adresse sociale. Pour que cela soit possible, l'utilisateur doit pouvoir mettre à jour son adresse e-mail dans Blackboard. (L'établissement peut décider si les étudiants peuvent mettre à jour leur adresse e-mail). Une fois qu'un utilisateur a changé son adresse e-mail, vous ne pouvez pas la mettre à jour à nouveau à partir de la source officielle. L'utilisateur est alors responsable de l'actualisation de son adresse e-mail dans Blackboard. Le danger est que l'utilisateur oublie de mettre son dossier officiel à jour et que l'e-mail ne parvienne pas au destinataire approprié.
INST_EMAIL : désormais disponible pour tous les types d'intégration du système d'informations pour les étudiants existants, à l'exception des SIF, l'adresse e-mail de l'établissement est un identificateur unique principal pour chaque utilisateur, composé d'un préfixe UPN (le nom du compte de l'utilisateur) et d'un suffixe UPN (un nom de domaine DNS) associés par le symbole @. Cela crée une adresse e-mail unique pour chaque utilisateur spécifique au sein d'un répertoire de service de données, permettant aux établissements de gérer le processus de synchronisation des données de manière efficace entre Blackboard Learn Ultra et le service. Elle est définie par défaut sur Adresse e-mail de la personne pour tous les formats du système d'informations pour les étudiants et doit être propre à chaque personne. Toutes les intégrations existantes configurées et en fonctionnement auront ce mappage de données en place, car le système d'informations pour les étudiants n'importera pas les utilisateurs si leur adresse e-mail est dupliquée.
Vous pouvez la gérer à partir des paramètres de configuration avancés du système d'informations pour les étudiants > Type d'objet Learn des utilisateurs > Mappage de champ.
Aucune communication par e-mail n'est envoyée à inst_email. Elle est strictement utilisée avec des intégrations tierces pour le moment.
Ce champ d'utilisateur ne peut pas être défini par le biais d'un fichier batch dans Utilisateurs > Créer une section du panneau de configuration de l'administrateur.
INSTITUTION_ROLE. Cet élément constitue un rôle d'utilisateur dans l'établissement. Il ne s'agit pas du rôle de cet utilisateur au sein du cours, mais d'une manière d'identifier un rôle d'utilisateur dans l'établissement. La clé INSTITUTION_ROLE détermine les éléments visibles par l'utilisateur dans Blackboard. Ce rôle permet également d'indiquer quels utilisateurs se verront accorder des privilèges élevés au sein de l'application. Si vous ne souhaitez pas présenter différents affichages de page de portail aux utilisateurs selon leur rôle dans l'établissement, l'élément de données INSTITUTION_ROLE peut être défini sur « Aucune ».
SYSTEM_ROLE. Cet élément constitue un rôle d'utilisateur dans Blackboard. Ce rôle donne la possibilité de gérer les aspects de Blackboard, parmi lesquels l'administration système, la création de cours et la gestion de contenu de cours. Le rôle « NONE » n'accorde aucun privilège d'administration système ou de création de cours. C'est le rôle la plus couramment affecté.

créer des cours

EXTERNAL_COURSE_KEY. Cet élément identifie le cours de façon unique. Il n'est visible par aucun utilisateur Blackboard. Il est préférable de formater ces éléments de données afin qu'ils soient faciles à trier et manipuler. Il vous faudra rassembler plusieurs éléments de données décrivant un cours de façon unique pendant plusieurs années (votre délai de conservation des données). Le bureau des inscriptions conserve souvent un numéro qui identifie de façon exclusive le cours au moins pendant un semestre donné. Par exemple, si vous suivez le cours de chimie 301 portant le numéro de cours unique 12345 en automne 2012, vous pouvez définir la clé EXTERNAL_COURSE_KEY sur 2012_automne_12345_CH_301. Une autre amélioration consiste à définir la même longueur pour tous les éléments de EXTERNAL_COURSE_KEY, si cela est possible, et notamment le service et les dates. Un semestre peut être représenté par un chiffre de mois, comme 1, 6, 9. Certains Building Blocks tiers requièrent des champs de même longueur. Cela est particulièrement vrai pour les informations de date. Dans l'exemple précédent, chaque élément de données est délimité par un même séparateur de données, le trait de soulignement (« _ »).
COURSE_ID. Cet élément est utilisé pour les modules du portail lors du tri des cours. Il ne peut pas être modifié une fois que le cours a été créé. Cette clé est visible par les utilisateurs et doit contenir des informations aisément compréhensibles. En général, cette clé doit contenir une année et un semestre pour le tri. Elle doit également contenir les numéros du service et du cours, ainsi qu'un identificateur unique. Par exemple, un code COURSE_ID peut porter le numéro 2010_9_12345_CHEM_301. L'utilisation d'un séparateur de données cohérent, tel que le caractère de soulignement, est vivement conseillée. Par défaut, le module de portail « Mes cours » permet de trier les cours par code COURSE_ID, ce qui est particulièrement important lorsque la liste des cours est longue.
COURSE_NAME. Cet élément peut représenter tout ce qui décrit le cours. Il n'est pas obligatoirement unique et peut être modifié lors d'un chargement de données ou par le professeur. Certaines Créations de blocs effectuent un tri par COURSE_NAME.
TEMPLATE_COURSE_KEY. La clé facultative TEMPLATE_COURSE_KEY contient le nom d'un cours existant qui a été préparé avec du contenu. Certaines communautés souhaitent proposer des cours au contenu standardisé, ce qui est possible avec la clé TEMPLATE_COURSE_KEY. Ce contenu peut inclure des fichiers, des examens non notés, des tests, des annonces et même des professeurs. Le modèle de cours doit être complet avant que les cours ne soient créés. Le contenu est copié dans le nouveau cours au moment de la création. Toute modification du modèle de cours une fois les cours créés n'aura aucune incidence sur les cours précédemment créés. Un modèle de cours doit exister dans sa forme finalisée avant de créer de nouveaux cours basés sur ce modèle. Choisissez une convention d'affectation de noms standardisée pour les modèles de cours. Par exemple, démarrez tous les modèles de cours contenant le terme « modèle » suivi d'un trait de soulignement et d'un autre identificateur.

Création d'inscriptions

Le terme "inscription" désigne l'affectation d'un utilisateur à un cours et la définition du rôle de cet utilisateur au sein du cours (par exemple, étudiant ou professeur).

EXTERNAL_COURSE_KEY. Cet élément est la clé unique provenant des données du cours.
EXTERNAL_PERSON_KEY. Cet élément est la clé unique provenant des données utilisateur. Ces clés doivent être définies avant qu'un dossier d'inscription particulier ne puisse être traité.
ROLE. L'élément de données ROLE définit le rôle d'un utilisateur au sein du cours.

Étiquetage et mise en forme de vos données

Après avoir identifié l'ensemble de vos sources de données, défini les règles de résolution des conflits d'utilisation et collecté les éléments de données provenant de vos sources, vous devez créer des étiquettes pour vos données. Ces étiquettes sont des clés de sources de données, et permettent de traiter un ensemble de données en une seule opération. Vous devez également vous assurer que vos données sont mises en forme de manière à être reconnues et traitées correctement par le type d'intégration sélectionné.

Création de clés de sources de données

Une clé de source de données est une étiquette pouvant être affectée à un ensemble de données pour permettre son traitement en une seule opération, ce qui évite de traiter individuellement chaque enregistrement. Vous pouvez créer plusieurs clés de sources de données et les utiliser pour charger et traiter des données dans Blackboard.

Il est préférable de concevoir vos clés de sources de données de façon à pouvoir charger tous les éléments similaires en même temps. Chargez les utilisateurs dans une clé de source de données unique. Chargez les cours de chaque semestre dans une autre clé de source de données. Vous pourrez ainsi manipuler efficacement les cours enseignés en un semestre à l'aide d'une seule commande sans affecter les utilisateurs. Pour les mêmes raisons, chargez les inscriptions de chaque semestre dans leur clé de source de données propre.

Créez le nom DATA_SRC_KEY à partir de l'année, du semestre, de la source et du type de données. Par exemple, utilisez 2011_fall_SIS_courses pour désigner les cours de l'automne 2011.

En savoir plus sur les clés de source de données

Mise en forme des données

Les données doivent être mises en forme de sorte que le Building Block d'intégration SIS puisse reconnaître chaque élément et le traiter en conséquence. Chaque type d'élément de données doit être identifié. Le format XML (Extensible Markup Language) représente une méthode simple, généralisée et détaillée pour décrire ces données. Selon le type d'intégration sélectionné, le format XML sera légèrement différent.

Informations supplémentaires relatives à la planification

Dans le cadre de votre planification d'intégrations SIS, vous devrez décider du ou des types d'intégration que vous souhaitez créer et d'autres décisions en fonction des règles et exigences de votre établissement.

Types d'intégration

Six types d'intégration sont disponibles. Selon le type sélectionné, le format des données sera légèrement différent. Le nombre d'intégrations dont peut disposer un système est illimité. Il est possible, mais inhabituel, qu'un seul système dispose de nombreux types d'intégration.

IMS Enterprise 1.1
IMS Enterprise 1.1 - Vista
IMS Learning Information Services
Fichier plat d'instantané
XML d'instantanés
Grades Journey

Pour en savoir plus sur le mappage de données pour chaque type d'intégration, reportez-vous à la section Créer et modifier des intégrations SIS.

Chiffrement de mot de passe SSHA pour IMS Learning Information Services

L'autorisation repose sur les méthodes employées par Sungard Banner. Si vous définissez le type de chiffrement dans le mappage de champ sur SSHA, le préfixe {SSHA} sera ajouté s'il n'y figure pas déjà. Outre la définition et l'incorporation du préfixe SSHA, pwencryptiontype est également défini et incorporé comme illustré dans l'exemple suivant :

Planifier le traitement des problèmes de communication

En cas de problème de communication entre le SIS et Blackboard, vous devez avoir planifié, au préalable, le traitement de ces perturbations. Vous pouvez télécharger vos données manuellement dans l'intégration de l'interface graphique. Les déclencheurs et les sauvegardes du système doivent être établis pour que votre système continue de s'exécuter sans problème et que vos données système restent à jour.

Configurer l'état d'intégration

Blackboard recommande de commencer les nouvelles intégrations à l'état Test. La sélection de ce statut vous permettra de tester l'intégration et de résoudre les problèmes pouvant se poser avant de valider l'intégration. Une fois le test terminé, définissez l'état sur Inactif ou Actif. Si l'état est défini sur Inactif, le système ne traitera pas les demandes ou ne mettra pas les données à jour dans la base de données. S'il est défini sur Actif, le système traitera les demandes, mettra à jour les données dans la base de données et sera visible par les utilisateurs.

Nous vous suggérons également de créer cette intégration sur un environnement intermédiaire ou de test, avant de la basculer sur votre environnement de production.

Journalisation

Le fait de configurer la verbosité du journal lors de la création d'une intégration déterminera le type et la profondeur de journalisation conservée dans votre système pour l'intégration sélectionnée. Les journaux peuvent être filtrés à l'aide d'une méthode de recherche avancée qui inclut le type d'erreur, l'intégration et une plage de dates.

Configuration avancée

Le type d'objet Learn et le type d'objet de votre système SIS sont mappés dans une liste un à un. Sélectionnez la méthode de gestion des insertions, des mises à jour et des suppressions pour chaque type d'objet.

En savoir plus

Learning Information Services Specification Primer

Learning Information Services

Langue