قبل إضافة أي محتوى إلى مركز ملفات المحتوى، يجب أن تخطط طريقة إدارة المحتوى. وهذا يتيح لك تنظيم المحتوى بأفضل طريقة تناسب احتياجاتك.

يتم تنظيم Content Collection على شكل بينة شجرية من المجلدات المتداخلة حتى مستوى منطقة المحتوى بما في ذلك هذا المستوى أيضًا. يمكن أن يخزن كل مجلد الملفات والمجلدات الفرعية. ويجب الوضع في الاعتبار أن كافة المجلدات توجد في مجلدات أخرى حتى المجلد الجذر (/). أما مناطق المحتوى، مثل المستخدمين والدورات التدريبية والمؤسسة والمكتبة، فهي مجرد مجلدات مخزنة داخل المجلد الجذر.

تتم إتاحة المجلد تلقائيًا للمستخدم الذي أنشأه. وإذا كنت ترغب في مشاركة مجلد قمت بإنشائه، فامنح المستخدمين الآخرين صلاحية لعرض المجلد ومحتوياته.

يجب أن تكون المجلدات والملفات لها أسماء فريدة إذا كان سيتم تخزينها في نفس الموقع.

حول مجلد المستخدم

وفي أول مرة يدخل فيها مستخدم Content Collection، ينشئ النظام مجلد له. ويستخدم مجلد المستخدم الاسم نفسه الخاص باسم المستخدم، ويمكنك بعد ذلك تنظيم هذه المنطقة كيفما رغبت.

تحدد مؤسستك ما إذا كان يتم منح مجلدات اسم المستخدم لكل المستخدمين أم للمستخدمين الذين لديهم أدوار معينة فقط.

تخزين محتوى في مجلد مستخدم

يوصى بتنظيم مجلد المستخدم الخاص بك بحيث يكون من السهل الوصول إلى الملفات الشخصية والملفات المشتركة وإدارتها. يعتبر مجلد المستخدم منطقة جيدة لتخزين الملفات والمستندات الخاصة قيد التطوير. يمكنك اختيار استخدام مجلد المستخدم الخاص بك كمساحة عمل للمشاركة بين أعضاء المجموعة. فيما يلي بعض الأمثلة للمجلدات التي قد يكون إنشاؤها مفيدًا:

  • المجلد الخاص: منطقة عمل يمكنك تخزين مشروعاتك التي يتم الانتهاء منها بها. ولا تتم مشاركة هذا المجلد مع أية مستخدمين.
  • مجلدات المجموعات: هي مجلدات المشاركة بين المجموعات، وهي مشتركة مع أعضاء المجموعات الأخرى، حيث يتم العمل في المشاريع بشكل جماعي.

منح الأذونات

يتم فقط منح المستخدمين إذن قراءة في مجلد اسم المستخدم ذي المستوى الأعلى، حيث يؤدي منح أذونات إضافية لهذا المجلد إلى صعوبة إدارة المحتويات وتنظيمها. وإذا تم منح مستخدمين آخرين إذن "قراءة" لمجلد المستوى الأعلى، فتذكر إزالة الأذونات الخاصة بأية مجلدات فرعية أو عناصر يجب إبقاؤها خاصة.

المزيد عن الصلاحيات

مساحة المحتوى العامة مقابل المحتوى الخاصة

تُعد ميزة إنشاء مجلدات مستقلة للمحتوى الشخصي (المساحة الخاصة) ومجلدات عامة للمستخدمين الآخرين (المساحة العامة) من الميزات المفيدة جدًا، ويسمح لك هذا الأسلوب بعدم إتاحة مجلدات معينة إلا لك، يمكنك أن تقوم فيها بتخزين المحتوى الشخصي. فعلى سبيل المثال، قد يحتوي مجلد شخصي واحد على أبحاث ومشروعات قيد التقدم، بينما يحتوي مجلد آخر على محتوى متخصص غير جاهز للمشاركة مثل السير الذاتية وخطابات التعريف الخاصة بالوظائف. ولا يتم منح أي شخص صلاحيات إضافية لهذه المجلدات الشخصية، ما لم تقم بتحرير هذه الصلاحيات.

عندما تصبح جاهزًا لمشاركة أحد المستندات، يمكنك نسخها أو نقلها إلى أحد المجلدات العامة. في حالة قيامك باستخدام أحد مستندات المقرر الدراسي، يمكنك اختيار إنشاء المسودة في أحد المجلدات الشخصية، ومن ثمّ نقلها إلى مجلد مشترك بمجرد اكتمالها. وسيسمح ذلك بالوصول السريع والتعاون مع أعضاء المقرر الدراسي.

إنشاء مجلد عام أو خاص

تستطيع إنشاء جميع المجلدات بالطريقة نفسها في Content Collection باستخدام الخيار إنشاء مجلد. وتحدد الأذونات الممنوحة للمجلد ما إذا كان هذا المجلد مجلدًا خاصًا أم عامًا.

وعلى سبيل المثال، يمكنك إنشاء مجلد فرعي في مجلد مجموعة وعدم منح المستخدمين أذونات أخرى للاطلاع عليه. هذا هو مجلد خاص لأنه لا يمكن الوصول إليه إلا بواسطة شخص واحد. وإذا أنشأت مجلدًا آخر لمشاركته مع المجموعة، فقم بتعديل الأذونات للسماح للآخرين بالاطلاع على العناصر الموجود بداخله أو تغييرها. هذا هو مجد عام لأن أكثر من شخص يستطيع الوصول إليه.

يُرجى تذكر أنه يحق لأي مستخدم تتوفر لديه أذونات الإدارة مشاركة هذا العنصر مع عدد كبير من الأفراد، علاوةً على أن أذونات المجلد تُطبق تلقائيًا على جميع العناصر داخل المجلد. وقد ترغب في التحقق من عدم امتلاك المستخدمين لوصول غير مصرح به إلى مجلدات معينة في حالة قيامك بإجراء تغييرات على صلاحيات المجلد ذي المستوى الأعلى.

حذف محتوى أو نقله لسلة المحذوفات

يمكنك استعادة مساحة تخزين في Content Collection عن طريق إزالة العناصر. وتستطيع تنظيف مجلداتك عن طريق حذف العناصر التي لم تعد هناك حاجة لها أو نقلها إلى سلة المحذوفات. يُرجى الأخذ بعين الاعتبار أن الحذف دائم، ولكن العناصر التي تم نقلها إلى سلة المحذوفات يمكن إعادة تخزينها إذا كنت بحاجة إليها.

ولحذف مجلد أو ملف من Content Collection، حدد حذف من قائمة العنصر. حدد حذف المحتوى لنقل العنصر إلى سلة المحذوفات.

وتحدد مؤسستك إمكانية إتاحة سلة المحذوفات أم لا. وفي حالة عدم إتاحتها، فسترى الخيار "حذف" فقط في قائمة العنصر.

وحسب الإعدادات التي توفرها المؤسسة، يمكن أن تظهر سلة المحذوفات في كل مجلد مستخدم ومقرر دراسي ومنتدى مجموعة ومؤسسة في Content Collection. ولاستعادة عنصر قمت بنقله إلى سلة المحذوفات مسبقًا، انتقل إلى سلة المحذوفات، وحدد العنصر، ثم استعادة. تتم بعد ذلك استعادة العنصر لمكانه السابق.