Bevor Sie der Content Collection Inhalte hinzufügen, sollten Sie planen, wie Sie ihre Inhalte verwalten möchten. Organisieren Sie Inhalte ihren eigenen Anforderungen entsprechend.

Die Content Collection ist in eine Baumstruktur aus verschachtelten Ordnern bis zur Ebene des Inhaltsbereichs gegliedert. In jedem Ordner können Dateien und Unterordner gespeichert werden. Denken Sie daran, dass alle Ordner bis hinauf zum Stammordner (/) in anderen Ordnern enthalten sind. Inhaltsbereiche wie „Benutzer“, „Kurse“, „Institution“ und „Bibliothek“ sind einfach Ordner, die im Stammordner gespeichert sind.

Ein Ordner ist automatisch für den Benutzer verfügbar, der ihn erstellt hat. Wenn Sie einen von Ihnen erstellten Ordner teilen möchten, müssen Sie anderen Benutzer die Berechtigung zum Anzeigen des Ordners und seines Inhalts gewähren.

Ordner und Dateien müssen eindeutige Namen haben, wenn sie am selben Ort gespeichert werden.

Informationen zum Benutzerordner

Wenn ein Benutzer das erste Mal auf die Content Collection zugreift, erstellt das System einen Ordner für ihn. Ihr Benutzerordner ist nach Ihrem Benutzernamen benannt und Sie können diesen Bereich nach Belieben organisieren.

Ihre Institution legt fest, ob auf einen Benutzernamenordner alle Benutzer zugreifen dürfen oder nur Benutzer mit bestimmten Funktionen.

Inhalte in einem Benutzerordner speichern

Es empfiehlt sich, den Ordner so organisieren, dass der Zugriff auf persönliche und freigegebene Dateien sowie deren Verwaltung erleichtert wird. Der Benutzerordner eignet sich zum Speichern von Dokumenten und persönlichen Dateien, bei denen es sich um Entwürfe handelt. Sie können entscheiden, ob Sie Ihren Benutzerordner als Arbeitsbereich für eine Zusammenarbeit in Gruppen bereitstellen möchten. Es folgen einige Beispiele für Ordner, deren Erstellung für Sie sinnvoll ist:

  • Persönlicher Ordner: Ein Arbeitsbereich, in dem Sie Ihre Projekte speichern, die noch in Bearbeitung und noch nicht abgeschlossen sind. Dieser Ordner wird nicht für andere Benutzer freigegeben.
  • Gruppenordner: Ordner für Gruppenarbeit, die für alle Gruppenmitglieder freigegeben sind und als Arbeitsbereich für gemeinsame Projekte dienen.

Erteilen von Berechtigungen

Sie sollten für den Benutzernamenordner der obersten Ebene nur Leseberechtigungen erteilen. Die Erteilung weiterer Berechtigungen für diesen Ordner erschwert die Verwaltung und Organisation der Inhalte. Wenn Sie anderen Benutzern Leseberechtigungen für den Ordner der obersten Ebene erteilen, vergessen Sie nicht, die Berechtigungen für alle Unterordner oder Elemente zu löschen, die persönliche Daten enthalten.

Mehr zu Berechtigungen

Persönliche vs. öffentliche Arbeitsbereiche

Die Erstellung separater Ordner für persönliche Inhalte (persönlicher Bereich) und von Ordnern, die für andere Benutzer verfügbar sind (öffentlicher Bereich), ist sehr sinnvoll. Auf diese Weise können Sie Ordner bereitstellen, auf die nur Sie zugreifen und in denen Sie persönliche Inhalte speichern können. Beispielsweise kann ein persönlicher Ordner laufende Beiträge und Projekte beinhalten, während in einem anderen Ordner berufsbezogene Inhalte gespeichert sind, die noch nicht freigegeben werden können, wie beispielsweise Lebensläufe oder Anschreiben für Stellenausschreibungen. Für diese persönlichen Ordner werden keinem anderen Benutzer Berechtigungen erteilt, sofern Sie die Berechtigungen nicht bearbeiten.

Wenn Sie ein Dokument für andere Benutzer freigeben möchten, können Sie es in einen öffentlichen Ordner kopieren oder verschieben. Wenn Sie an einem Kursdokument arbeiten, können Sie den Entwurf zunächst in einem persönlichen Ordner speichern und dann in einen gemeinsamen Ordner verschieben, sobald das Dokument fertig ist. Dieser Ansatz erleichtert allen Kursmitgliedern den schnellen Zugriff und die Zusammenarbeit.

Einen persönlichen oder öffentlichen Ordner erstellen

In der Content Collection werden alle Ordner auf die gleiche Weise über die Option Ordner erstellen erstellt. Anhand der Berechtigungen, die für den Ordner erteilt werden, wird bestimmt, ob es sich um einen persönlichen oder öffentlichen Ordner handelt.

Sie können beispielsweise einen Unterordner in einem Gruppenordner erstellen und keine Berechtigungen für andere Benutzer erteilen. Das ist ein persönlicher Ordner, da nur eine Person darauf zugreifen kann. Wenn Sie einen Ordner für die ganze Gruppe erstellen möchten, müssen Sie die Berechtigungen so anpassen, dass andere die Element darin anzeigen oder bearbeiten dürfen. Das ist dann ein öffentlicher Ordner, da mehr als eine Person darauf zugreifen kann.

Bedenken Sie jedoch, dass jeder Benutzer mit Berechtigungen zum Verwalten das Element für weitere Benutzer freigeben kann. Bedenken Sie außerdem, dass die Ordnerberechtigungen automatisch für alle Elemente in einem Ordner gelten. Wenn Sie Änderungen für Ordner auf oberster Ebene vornehmen, sollten Sie überprüfen, dass Benutzer keinen unberechtigten Zugriff auf bestimmte Ordner haben.

Inhalte löschen oder recyceln

Sie können Speicherplatz in der Content Collection freigeben, indem Sie Elemente verschieben. Sie können Ihre Ordner aufräumen, indem Sie Elemente löschen oder recyceln, die Sie nicht mehr brauchen. Das Löschen ist endgültig, aber die recycelten Elemente können wiederhergestellt werden, wenn Sie sie benötigen.

Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner aus der Content Collection löschen möchten, wählen Sie Löschen aus dem Menü des Elements aus. Wählen Sie Recyceln aus, um das Element zu recyceln.

Ihre Institution entscheidet, ob der Papierkorb verfügbar ist. Wenn er nicht verfügbar ist, wird nur „Löschen“ als Option im Menü des Elements angezeigt.

Je nach den Einstellungen Ihrer Institution kann sich der Papierkorb im Benutzer-, Kurs-, Organisations- oder Institutionsordner in der Content Collection befinden. Um ein Element wiederherzustellen, dass Sie zuvor recycelt haben, navigieren Sie zum Papierkorb, wählen das Element aus und klicken anschließend auf Wiederherstellen. Das Element wird an seinem vorherigen Speicherort wiederhergestellt.