Voordat je inhoud toevoegt aan de Content Collection, moet je plannen hoe je de inhoud wilt beheren. Deel je inhoud in op een manier die het best aansluit op je behoeften.

De Content Collection is ingedeeld in een boomstructuur waarin ook geneste mappen en inhoudsgebieden worden weergegeven. Iedere map kan bestanden en subbestanden bevatten. Met uitzondering van de hoofdmap (/) bevinden alle mappen zich in andere mappen. Inhoudsgebieden, zoals Gebruikers, Cursussen, Instelling en Bibliotheek, zijn mappen die zijn opgeslagen onder de hoofdmap.

Een map is automatisch beschikbaar voor de gebruiker die deze map gemaakt heeft. Als je een map hebt gemaakt die je wilt delen, moet je andere gebruikers toestemming geven om de map en de inhoud ervan te bekijken.

Mappen en bestanden moeten een unieke naam hebben als ze op dezelfde locatie worden opgeslagen.

Informatie over de gebruikersmap

De eerste keer wanneer een gebruiker de Content Collection opent, maakt het systeem een aparte map aan. Je gebruikersmap heeft dezelfde naam als je gebruikersnaam en je kunt dit gedeelte indelen zoals jij wilt.

Je instelling bepaalt of voor alle gebruikers een map met de gebruikersnaam wordt gemaakt of alleen voor gebruikers met bepaalde rollen.

Inhoud opslaan in een gebruikersmap

We raden aan om je gebruikersmap zo in te delen dat persoonlijke en gedeelde bestanden eenvoudig kunnen worden geopend en beheerd. De gebruikersmap is geschikt voor het opslaan van persoonlijke bestanden en documenten die nog niet zijn voltooid. Je kunt ervoor kiezen om je gebruikersmap als werklocatie te gebruiken om als groep in samen te werken. Hieronder wordt een aantal voorbeelden beschreven van mappen die nuttig kunnen zijn:

  • Persoonlijke map: Een werklocatie waar je lopende projecten opslaat. Deze map wordt niet gedeeld met andere gebruikers.
  • Groepsmappen: Mappen voor groepssamenwerking die worden gedeeld met andere groepsleden en waarin gezamenlijk aan projecten kan worden gewerkt.

Machtigingen toekennen

Voor de gebruikersmap op het hoogste niveau moet je alleen de machtiging Lezen toekennen. Wanneer je extra machtigingen toekent voor deze map, wordt beheren en ordenen van de inhoud lastig. Wanneer u voor de map op het hoogste niveau de machtiging Lezen toekent aan andere gebruikers, moet u niet vergeten de machtigingen te verwijderen voor de submappen of items met persoonlijke gegevens.

Meer over machtigingen

Locatie voor persoonlijke en locatie voor openbare inhoud

Het is zeer nuttig aparte mappen te maken voor persoonlijke inhoud (persoonlijke ruimte) en mappen die beschikbaar zijn voor andere gebruikers (openbare ruimte). Op die manier kun je bepaalde mappen voor jezelf houden, bijvoorbeeld om er persoonlijke inhoud in op te slaan. Een persoonlijke map kan bijvoorbeeld papers en projecten bevatten waaraan u nog werkt, terwijl een andere map professionele inhoud bevat die u nog niet wilt delen, zoals cv's en sollicitatiebrieven. Voor deze persoonlijke mappen worden geen aanvullende machtigingen toegekend aan andere gebruikers, tenzij je de machtigingen aanpast.

Wanneer je een document wilt delen, kun je het kopiëren of verplaatsen naar een openbare map. Als je werkt aan een cursusdocument, kun je de conceptversie maken in een persoonlijke map. Zodra het document is voltooid, kun je het verplaatsen naar een gedeelde map. Hierdoor is het document snel toegankelijk voor cursusleden en kunnen ze er samen aan werken.

Een persoonlijke of openbare map maken

Alle mappen in de Content Collection moeten met de optie Map maken worden gemaakt. Of een map persoonlijk of openbaar is, hangt af van de toegekende machtigingen voor die map.

Je kunt bijvoorbeeld een submap maken in een groepsmap en andere gebruikers niet machtigen om deze te kunnen bekijken. Dit is een persoonlijke map, aangezien maar één persoon toegang heeft. Als je nog een map maakt die met de groep wordt gedeeld, dan wijzig je de machtigingen om anderen toestemming te geven om de items erin te bekijken of te wijzigen. Dit is een openbare map, omdat meer dan één persoon toegang heeft.

Elke gebruiker met de machtiging Beheren kan het item delen met een grotere groep gebruikers. Vergeet ook niet dat machtigingen voor mappen automatisch van toepassing zijn op alle items in een map. Het is een goed idee om te controleren of gebruikers niet ongewild toegang krijgen tot bepaalde mappen als je de machtigingen voor mappen op het hoogste niveau wijzigt.

Inhoud verwijderen of naar de prullenbak verplaatsen

Creëer meer opslagruimte in de Content Collection door items te verwijderen. Je kunt je mappen opschonen door items die overbodig zijn te verwijderen of naar de prullenbak te verplaatsen. Items worden permanent verwijderd, maar items in de prullenbak kunnen hersteld worden als je ze nodig hebt.

Selecteer Verwijderen in het menu van het item om een bestand of map uit de Content Collection te verwijderen. Selecteer Naar prullenbak verplaatsen om naar de prullenbak te verplaatsen.

Je instelling bepaalt of de tool Prullenbak beschikbaar is. Als deze niet beschikbaar is, zie je alleen Verwijderen als optie in het menu van het item.

Afhankelijk van de instellingen van je instelling kan de Prullenbak in de Content Collection worden weergegeven in elke map voor gebruikers, cursussen, organisaties en instellingen. Om een item te herstellen dat je eerder hebt hergebruikt, ga je naar de Prullenbak, selecteer je het item en vervolgensHerstellen. Het item wordt naar de oorspronkelijke locatie verplaatst.