コンテンツ管理に コンテンツを追加する前に、コンテンツをどのように管理するかを計画する必要があります。ニーズに最も適した方法でコンテンツを編成します。
コンテンツ管理は、コンテンツエリアレベルでネストしているフォルダ内にツリー構造で編成されています。各フォルダには、他のフォルダやサブフォルダを保存することができます。すべてのフォルダが、ルート(/)フォルダ下の他のフォルダ内に含まれていることを覚えておくのは重要なことです。ユーザ、コース、教育機関、およびライブラリなどのコンテンツエリアは、ルートフォルダのすぐ下に格納されるフォルダです。
フォルダを作成したユーザは自動的にそのフォルダを利用できます。作成したフォルダを共有する場合、フォルダおよびそのコンテンツを表示する権限を他のユーザに付与します。
フォルダおよびファイルを同じ場所に保存する場合、それぞれ一意の名前を付ける必要があります。
ユーザーフォルダについて
ユーザがコンテンツ管理に初めて入る時、システムがフォルダを作成します。ユーザフォルダにはユーザ名と同じ名前が使われます。ユーザはこの領域を好きなように編成できます。
教育機関は、ユーザ名フォルダに対するアクセス権をすべてのユーザに付与するか、特定のロールを持つユーザにのみ付与するかを決定します。
ユーザフォルダにコンテンツを保存する
個人ファイルおよび共有ファイルに簡単にアクセスして管理できるように、ユーザフォルダを編成することをおすすめします。ユーザフォルダは、プライベートファイルや作成中の文書を保存するのに最適な領域です。グループコラボレーションの作業スペースとしてユーザフォルダを使用することもできます。次に、作成する場合に役立つフォルダの例をいくつか示します。
- プライベートフォルダ : 進行中のプロジェクトを保存する作業領域です。このフォルダは他のユーザと共有されません。
- グループフォルダ : 他のグループメンバと共有するグループコラボレーションフォルダで、一緒にプロジェクトを進行します。
アクセス権の付与
ユーザは最上位のユーザ名フォルダに対して付与するアクセス権を読み取り権のみにする必要があります。このフォルダに対する追加のアクセス権を付与すると、コンテンツの管理および編成が非常に困難になります。他のユーザが最上位フォルダに読み取り権を付与した場合、プライベートの設定を維持するサブフォルダまたは項目でアクセス権を忘れずに削除してください。
プライベート vs パブリックコンテンツスペース
パーソナルなコンテンツ(プライベートスペース)用のフォルダと、他のユーザが利用可能(パブリックスペース)なフォルダを別々に作成することは、非常に有用なことです。これによって、パーソナルなコンテンツを保存する、自分だけが利用できる特定のフォルダを持てることになります。たとえば、あるフォルダにはペーパーと進行中のプロジェクトとが含まれており、また別のフォルダにはジョブの履歴書やカバーレターなど、まだ共有されていないプロフェッショナルなコンテンツが含まれているとします。これらのパーソナルフォルダに対する追加のアクセス権は、アクセス権を編集しない限り、誰にも許可されません。
文書を共有する準備ができたら、パブリックフォルダにコピーまたは移動できます。コース文書を作成する場合、パーソナルフォルダでドラフトを作成し、完成したら共有フォルダに移動させることができます。これにより、コースメンバが素早くアクセスし、コラボレーションすることができます。
プライベートまたはパブリックフォルダを作成する
[フォルダの作成]オプションを使用して、コンテンツ管理で同じようにフォルダを作成します。フォルダに許可されているアクセス権によって、プライベートかパブリックかどうかが決まります。
たとえば、グループフォルダにサブフォルダを作成し、他のユーザにそのサブフォルダのアクセス権を付与しないようにします。これは、アクセスできるのが1人だけなので、プライベートフォルダということになります。グループと共有するために別のフォルダを作成したら、他のユーザがフォルダ内の項目を表示または変更できるようアクセス権を調整します。これは複数のユーザがアクセスできるので、パブリックフォルダということになります。
管理権を持つユーザは、より広範なオーディエンスと項目を共有できます。また、フォルダのアクセス権は自動的にフォルダ内のすべての項目に適用されます。最上位のフォルダアクセス権を変更する場合、ユーザの特定のフォルダへのアクセスが未承認になっていないか確認することもできます。
コンテンツを削除またはリサイクルする
項目を削除することで、コンテンツ管理の保存スペースを回復させます。必要なくなった項目を削除またはリサイクルすることで、フォルダをクリーンアップできます。削除は元に戻せませんが、リサイクルした項目は必要な時にリストアできます。
コンテンツ管理からファイルまたはフォルダを削除するには、項目メニューで[削除]を選択します。[リサイクル]を選択して、項目をリサイクルします。
ごみ箱を利用可能にするかどうかは、教育機関が管理しています。利用できない場合は、項目メニューに[削除]オプションしか表示されません。
教育機関の設定によって、コンテンツ管理のユーザ、コース、コミュニティ、教育機関フォルダのそれぞれにごみ箱が表示されます。以前リサイクルした項目をリストアするには、[ごみ箱]に移動し、項目を選択して、[リストア]をクリックします。項目は以前の場所にリストアされます。
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