Sélectionnez une session pour en ouvrir les détails. Les informations dont vous avez besoin pour rejoindre ou partager la session se trouvent juste après le nom de la session. 

Vous pouvez inviter les utilisateurs de deux façons :

  • Envoyer un lien d'invitation public
  • Envoyer une invitation personnelle

Vous ne pouvez pas envoyer d'invitation à des sessions dans un cours. Toutes les personnes inscrites au cours ont accès à la session. Si vous souhaitez inviter quelqu'un ne figurant pas dans votre cours, envoyez-lui un lien de visiteur.


Lien de visiteur

Le lien d'invitation est un lien public qui peut être utilisé et partagé par toute personne qui y a accès.

Si vous souhaitez préserver la sécurité de votre session, n'utilisez pas les liens d'invitation. Pour en savoir plus, reportez-vous à la page Sécurité des sessions.

L'accès invité est désactivé par défaut. Décochez la case Accès invité pour l'activer. 

Copiez et envoyez une copie du lien d'invitation à vos étudiants ou à d'autres invités.

Les liens des sessions peuvent être longs et se briser lors de l'envoi. Utilisez un service de raccourcissement d'URL, tel que TinyURLTM ou Bitly pour créer un alias court pour votre session.

Toutes les personnes qui se connectent à partir de ce lien rejoignent la session avec le même rôle d'invité. Choisissez si les invités rejoignent la session en tant que participants, présentateurs ou modérateurs.

Vous n'êtes pas sûr des autorisations à accorder à un utilisateur ? Pas de soucis. Vous pouvez également définir les autorisations au cours de votre réunion.

Assurez-vous de bien comprendre les différents rôles avant de désigner des modérateurs. Tous les modérateurs disposent d'un contrôle total sur la session.

En savoir plus sur les rôles et les autorisations


Invitation

Si vous n'utilisez pas Collaborate en intégration à un système de gestion de l'apprentissage (LMS), envoyez des invitations personnelles. 

Cette fonctionnalité n'est disponible que sur la page Web du planificateur. Vous ne pouvez pas envoyer d'invitations depuis les cours LMS. Envoyez des liens d'invitation à la place.

Si vous invitez une personne en tant que modérateur, celle-ci dispose d'un contrôle total sur la session. Elle reçoit également le lien d'enregistrement par e-mail.

  1. Dans Invitations, sélectionnez Inviter une personne présente.
  2. Saisissez le nom et l'adresse e-mail de la personne présente.
  3. Sélectionnez le rôle que vous souhaitez leur attribuer.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Inviter plusieurs personnes dans Collaborate


Inviter plusieurs personnes

Vous pouvez créer un fichier (CSV) séparé par des virgules et inviter jusqu'à 500 personnes présentes en même temps. 

Les sessions Collaborate prennent en charge 250 personnes présentes à la fois. Les administrateurs peuvent activer le mode webinaire pour prendre en charge des sessions en grands groupes allant jusqu'à 500 personnes présentes. Si le nombre de personnes invitées est supérieur au nombre pris en charge dans la session, certaines personnes invitées ne pourront pas la rejoindre.

Commencez par le fichier CSV. Limitez le fichier CSV à 500 personnes présentes. Le fichier CSV doit comporter ces champs dans l'ordre indiqué et ces en-têtes de colonnes (mention exacte à respecter) :

  • nomAffichage (obligatoire)
  • e-mail (obligatoire)
  • rôle (optional)
    • modérateur
    • présentateur
    • participant

    Lorsque le rôle est vide, le rôle de participant est affecté par défaut.

Les en-têtes de colonne CSV doivent être repris tels quels. Par exemple, utilisez « nomAffichage » et non « nom Affichage ». Les en-têtes doivent également être en anglais. Les en-têtes traduits ne fonctionnent pas.

Charger le fichier

  1. Dans Paramètres de la session, sélectionnez Invitations.
  2. Sélectionnez Importer des personnes présentes.
  3. Sélectionnez Importer de nouvelles personnes présentes, recherchez votre fichier CSV, puis sélectionnez Charger.
  4. Si tout se déroule correctement, sélectionnez Confirmer pour terminer le chargement des personnes présentes. En cas d'erreurs, corrigez-les dans le fichier CSV, puis chargez à nouveau le fichier.
  5. Sélectionnez Ajouter à la session.
  6. Sélectionnez Enregistrer pour envoyer des invitations.

E-mail d'invitation

Collaborate transmet ces invitations personnelles par e-mail, accompagnées de toutes les informations nécessaires pour rejoindre la session, notamment un lien unique vers la session qu'ils sont les seuls à pouvoir utiliser.

  • Informations sur la session
  • Lien de session unique pour rejoindre la session

    Deux personnes ne peuvent pas utiliser le même lien d'invitation. Le lien est unique pour chaque personne invitée.

  • Informations d'appel entrant, si elles sont disponibles

Assurez-vous que le nom de votre session informe clairement les personnes présentes sur l'objectif de la session.

Ces invitations peuvent être renvoyées si elles ne sont pas reçues, ou sont perdues par leurs destinataires. Vous pouvez également supprimer des intervenants invités. Leur lien unique est alors désactivé et ils ne peuvent pas rejoindre la session. Ils peuvent cependant toujours rejoindre la session avec un lien d'invité.

Vous ne pouvez pas modifier une invitation. Si vous devez modifier un élément de l'invitation (une adresse e-mail par exemple) supprimez l'invitation et créez-en une nouvelle. 

Si vous souhaitez envoyer une invitation à un utilisateur enregistré, une personne disposant d'un compte utilisateur sur Collaborate, sélectionnez Rechercher des utilisateurs enregistrés.