在文件的菜单中,您可以找到用于管理文件设置的所有选项。将项目组织之后,您可以管理资源库中提供的其他功能,如属性、跟踪、版本控制和评论。您还可以查看文件的 360º 视图,以迅速了解关于文件的所有信息。如果您要与他人共享内容或需要跟踪文件中的编辑内容,则此类工具十分有用。

编辑文件 设置

创建文件后,您可以在编辑设置页面上更改其设置。例如,如果您选择在创建文件之后将其锁定,可以在该页面上取消锁定。在编辑设置页面上,您也可以查找有关文件的详细信息,如文件的创建人及创建时间和上次编辑时间。

  1. 在资源库中,转到包含文件的文件夹。
  2. 在文件菜单中,选择编辑设置
  3. 视情况选择选项。
  4. 选择提交

可用选项

项目属性
选项说明
文件信息
文件名查看或更改文件的名称。更改文件的名称将中断文件的所有链接,包括访问许可。
Web 文件夹 URL此文件的 Web 链接包含其完整的位置路径。

在 Mac 上,Web 文件夹称为共享位置

永久 URL此文件的 Web 链接包含其唯一且不可改变的标识符,但不包含其位置路径。这些永久标识符意味着资源库项目的链接不会断开。
文件类型文件的类型。
文件大小文件的大小(以 KB 为单位)。
所有者负责维护项目的用户的用户名。
创建人创建项目的用户的用户名。
创建时间项目创建的日期和时间。
上次编辑者上次更改项目的用户的用户名。
上次编辑时间更改项目的最新日期和时间。
选项
锁定文件启用或禁用文件锁定。锁定可阻止用户编辑或更改文件。
共享评论启用或禁用评论共享。
启用版本控制启用或禁用版本。每次编辑文件时都会创建一个新版本。
启用跟踪启用或禁用跟踪。跟踪会记录用户与项目交互的时间,如查看或打开。

管理评论

评论可用于存储与文件内容相关的意见或说明。

要在资源库中阅读文件的评论,请转到包含项目的文件夹,然后在文件菜单中选择评论。在此页面上,您可以:

  • 创建评论。选择创建评论,键入您的评论,然后选择提交
  • 删除评论。选中评论对应的复选框,然后选择删除
  • 对评论排序。选择列标题,可根据该列对评论排序。

覆盖文件

如果您要替换资源库中的现有文件,可以在覆盖文件页面上将其覆盖。覆盖文件不会更改文件的名称。要覆盖文件,您必须具有该文件的读取、写入和删除权限。

您不能使用不同文件类型来覆盖文件。例如,不应该使用 JPG 文件来覆盖 DOC 文件。

  1. 在资源库中,转到包含您要覆盖的文件的文件夹。
  2. 在文件菜单中,选择覆盖文件
  3. 选择浏览以找到并选择新文件。
  4. 选择提交

在您上传新文件后,刷新该页面以清除浏览器缓存,并显示新文件名。

覆盖文件和版本控制

如果对覆盖的文件启用了版本控制,则系统会创建新版本并将旧版本存储在版本历史记录中。如果禁用了版本控制,则在文件被覆盖后系统不会存储以往版本的历史记录。


管理文件跟踪

跟踪将记录用户与文件交互的每个实例。在验证某人是否读取了要求的作业,或查看文件的最后更改者时,跟踪功能会十分有用。必须打开跟踪功能才能查看跟踪日志。

关于跟踪日志

跟踪页面上的每一行会说明与文件的交互并包括以下信息:

  • 访问文件的用户名。
  • 对文件执行的操作。
  • 访问的文件版本(如果启用了版本控制)。
  • 访问文件的日期。
  • 用于访问文件的计算机 IP 地址。

如果用户通过相同的方式多次与文件交互,则跟踪日志将仅记录第一次操作。例如,如果用户多次打开并读取相同的文档,则仅记录第一次操作。如果用户清除浏览器 cookie 并再次读取文件,跟踪日志中将显示第二次操作。

查看文件跟踪

  1. 在资源库中,转到包含文件的文件夹。
  2. 在文件菜单中,选择跟踪
  3. 查看与文件相关的操作。

要删除跟踪日志,请选择删除跟踪日志 。这会删除该页面上列出的所有操作。系统仍将继续跟踪新操作。

WebDAV 客户端

某些 WebDAV 客户端在与资源库一起使用时可能会执行多次操作。例如,读取文件后,即使用户仅读取文件一次,跟踪日志中仍然可能显示两次读取操作。


管理文件版本

版本控制会跟踪每次编辑或更改文件的时间。在管理版本页面上,您可以查看自启用版本控制以来文件的每个版本。要访问文件的版本,请转到包含文件的文件夹。从文件的菜单中选择版本,或在文件旁边选择版本列中显示的数字。

管理版本页面列出了有关每个版本的以下信息:

  • 作为超链接的版本号。当您选择要查看的文件版本时,相应项目会在 Web 浏览器中打开。您无法在此视图中做出更改或保存新版本。
  • 版本创建的日期和时间。
  • 版本的创建者。
  • 文件大小。

其他选项

  • 锁定文件:要锁定文件,请在文件的菜单中选择 锁定。在某个时间点保留文件的编辑内容时,此选项非常有帮助。锁定某个文件后,系统会创建新版本,且新版本的菜单中会显示解锁撤消选项。
  • 撤消:如果您锁定了文件,则此选项会显示在文件的菜单中。这会删除您在编辑的副本,而不保存更改,并恢复到之前的版本。
  • 删除版本:选择一个版本并选择 删除

打开某个文件后,它将自动对其他用户锁定。

锁定 版本

要创建内容的其他版本,请在管理版本页面上的文件菜单中选择“锁定”。选择最新版本的链接以打开文件,然后进行编辑并保存更改。如果您要在文件上进行协作,请务必将其解锁,以便他人可访问它。