使用访问许可在外部共享内容

您可以使用访问许可,与无权访问 Content Collection 的用户共享文件或文件夹。由于访问权限是特定且受控制的,因此,访问许可是与机构以外的其他人协作完成项目的一种安全方式。

关于访问许可

访问许可会为外部用户创建一个 URL,以用于访问 Content Collection 中的文件或文件夹。您可通过设置截止时间或日期来限制访问许可。您也可管理访问许可特权,以便外部用户(无权访问 Blackboard 系统的用户)协作完成工作或只是查看而不更改文件或文件夹。

访问许可列于管理访问许可页面上的表格中。每行均代表一个访问许可并包含以下信息:

  • 访问许可截止的日期和时间。
  • 指定给该访问许可的权限。绿色复选标记表示与访问许可关联的权限。
  • 允许 Content Collection 之外的用户访问内容的访问许可 URL。

发送文件夹的访问许可会将访问权限授予创建了该访问许可的文件夹内的所有子文件夹和文件。具有读取权限的访问许可收件人有权查看子文件夹和文件。具有读取/写入权限的访问许可收件人有权添加和编辑文件夹和文件。

如果文件或文件夹启用了共享评论,则具有访问许可的用户可以阅读评论并添加新评论。如果系统之外的用户添加了新评论,则与评论相关联的名称为“匿名”。


使用访问许可

接收访问许可的人员必须具有以下项目:

  • 电子邮件帐户
  • 访问 Internet 的权限
  • 能够打开文件的应用程序,例如,使用 Microsoft Word 打开 Microsoft Word 文档

创建访问许可

  1. 导航至包含文件或文件夹的文件夹。
  2. 从项目的菜单中选择访问许可
  3. 选择创建访问许可
  4. 设置访问许可截止时间中选择访问许可的有效时长。
  5. 选择访问许可用户的权限。
  6. 选择提交

对于设置为无截止日期的访问许可,从技术角度看其截止日期为 2038 年 1 月 1 日。一旦过了这个日期,用户将无法再延长其生命周期。


以电子邮件的形式发送访问许可

创建了访问许可之后,可以通过以电子邮件的形式发送访问许可页面与外部用户共享它。您可以向外部用户发送电子邮件,在其中提供用于访问 Content Collection 文件或文件夹的 URL。

  1. 导航至包含文件或文件夹的文件夹。
  2. 从项目的菜单中选择访问许可
  3. 选中访问许可旁边的复选框,然后选择以电子邮件的形式发送访问许可按钮。
  4. 或者,您可以从项目菜单中选择以电子邮件的形式发送访问许可
  5. 以电子邮件的形式发送访问许可页面中输入信息。
  6. 如果您向外部用户授予项目的只读权限,则具有选项将收件人发送至“文件信息”页面。如果需要,请选中此框。
  7. 要发送消息,请选择提交

如果您向用户授予项目的只读权限,则具有两个选项来链接 URL 路径。您可以配置 URL,以将用户直接发送到文件或将其链接到文件信息页面。文件信息页面可提供对项目及任何共享评论的访问。

如果您向用户授予项目的读取和写入权限,则 URL 会将其定向到文件信息页面。用户可以通过此页面访问文件,也可以访问如共享评论和版本之类的附加信息。