Starta ett arbetsflöde

Du kan distribuera arbetsflöden manuellt eller automatiskt. Du kan starta ett arbetsflöde manuellt på följande sätt:

  • Skapa ett aktuellt arbetsflöde (en ny arbetsflödesmodell och instans från noll).
  • Starta ett nytt arbetsflöde från en delad arbetsflödesmodell.
  • Markera ett Content Collection-objekt och starta eller skapa en arbetsflödesmodell omkring det.

Skapa ett aktuellt arbetsflöde

Användare kan skapa ett aktuellt arbetsflöde, som guidar användaren genom en smidig process där man skapar ett nytt arbetsflöde och verkställer det.

  1. I Content Collection ska du markera Collaboration. Välj pilen för att komma till Collaborations landningssida.
  2. Markera Kom igång.
  3. Välj Skapa aktuellt arbetsflöde eller Kopiera existerande arbetsflödesmodell. Om du kopierar en modell, ska du markera Bläddra för att välja den modell du vill kopiera.
  4. Ge namn åt det nya arbetsflödet och skriv in valfria instruktioner. De utgör instruktioner åt andra användare. Om detta arbetsflöde är delat kan sektionen exempelvis användas för att förklara hur andra ska använda arbetsflödet.
  5. Bestäm vilka termer som ska användas för Aktivitetsstatus i arbetsflödet: Pågående, Godkänd och Inte godkänd.
  6. Markera Bläddra för att länka innehållsobjekt till arbetsflödet.
  7. Markera Skicka in när du är klar.

Använd en delad arbetsflödesmodell

Användare kan starta ett arbetsflöde baserat på en delad arbetsflödesmodell.

  1. I Content Collection ska du markera Collaboration. Välj pilen för att komma till Collaborations landningssida.
  2. Markera Kom igång.
  3. Markera Kopiera existerande arbetsflödesmodell.
  4. Markera Bläddra för att välja den modell du vill kopiera.
  5. Klicka på Skicka.
  6. Om du vill kan du skriva in ytterligare kommentarer om arbetsflödet i fältet Kommentarer.
  7. Markera Bläddra i Content Collection för att lägga till ett objekt till detta arbetsflöde.
  8. Expandera var och en av milstolparna för att tilldela tidsgränser och innehållsobjekt.
    • Fastställ en tidsgräns för milstolpen genom att markera Ange datum och använda fälten Datum och Tid.
    • Markera Bläddra i Content Collection för att lägga till ett objekt till denna åtgärd.
  9. För att få e-postmeddelande när arbetsflödet har slutförts, markerar du Skicka e-post när det är slutfört.
  10. Välj när arbetsflödet ska startas genom att använda ett av följande alternativ:
    • Markera alternativet Starta manuellt för att starta arbetsflödet när du vill.
    • Markera alternativet Starta nu för att starta arbetsflödet så fort som möjligt.
    • Markera alternativet Ange startdatum och använd fälten Datum och tid för att välja ett datum och en tidpunkt när arbetsflödet ska starta.
  11. Markera Skicka in när du är klar.

Skapa ett objektbaserat arbetsflöde

Användare kan skapa ett nytt arbetsflöde genom att använda ett Content Collection-objekt som startpunkt. Med den här metoden kan du vara säker på att ett specifikt objekt omfattas av arbetsflödet.

  1. Välj ett objekt från valfri Content Collection-mapp och markera Starta arbetsflöde.
  2. Välj Skapa ett aktuellt arbetsflöde eller Kopiera existerande arbetsflödesmodell.
  3. Om du skapar ett aktuellt arbetsflöde, ska du ge namn åt arbetsflödet och ange en beskrivning.
  4. Redigera åtgärdsetiketterna efter önskemål.
  5. Om du vill kan du bifoga ytterligare Content Collection-objekt och tilldela behörigheter.
  6. Markera Skicka in när du är klar.

Redigera ett aktivt arbetsflöde

Användare kan redigera alla pågående arbetsflöden som de äger. Du kan endast redigera ett arbetsflöde om du avbryter det, eller om milstolparna och åtgärderna ännu inte har startats.

Systemet måste stoppa arbetsflödet innan det går att redigera det. Den här varningen visas i ett meddelande. Markera OK för att stoppa arbetsflödet.

Mer om redigering av arbetsflöde