Att läsa långa dokument fulla av text kan vara en krävande aktivitet vid inlärning. Välstrukturerade dokument hjälper deltagarna att organisera och bearbeta innehåll.

Mer information om att skriva med tillgänglighet i åtanke

Rubriker

Genom att använda rubriker i dina dokumentformat kan du utforma avsnitt och underavsnitt i dina dokument. Rubriker kan hjälpa deltagarna att navigera och förstå innehåll och är avgörande för skärmläsare.

Använd inbyggda rubrikstilar i ditt ordbehandlingsprogram.

Välj alltid ”Rubrik 1” för rubriker på nivå 1, ”Rubrik 2” för avsnittsrubriker, ”Rubrik 3” för underavsnittsrubriker osv. ”Normal” används för stycken.

Alternativtext för bilder

Eftersom många dokument innehåller bilder är det viktigt att det finns alternativa beskrivningar för bilderna.

Lägg till alternativtext i ditt ordbehandlingsprogram.

Microsoft Word har två textfält, Titel och Beskrivning. Skriv alternativtexten i rutan Beskrivning så att den konverteras till det nya formatet när du konverterar Word-dokument till PDF eller HTML. Titlar konverteras inte till andra format, vilket innebär att du måste ange dem igen i det nya formatet.

Beskrivande länkar

Det är viktigt att dina länkar är beskrivande. Varje länk ska ha en beskrivning av det användaren kan förvänta sig att hitta när han eller hon klickar på länken.

Lägg till beskrivande länkar i ditt ordbehandlingsprogram.

Listor

Korrekt skapade listor informerar användare av skärmläsare hur många punkter som finns i listan.

Använd den inbyggda listfunktionen i ordbehandlingsprogrammet.

Tabellrubriker

Att använda tabeller i ditt dokument kan vara ett bra sätt att organisera komplex information för deltagare. För att säkerställa att dina tabeller är effektiva och tillgängliga bör du dock bara använda dem för data och inte för visuella layouter. Om du lägger till rubriker till dina tabeller kan deltagarna lättare navigera i tabeller, i synnerhet om de använder en skärmläsare.

Lägg till tabellrubriker i ordbehandlingsprogrammet.

Tillgänglighetskontroll i Microsoft

Detta är en praktisk funktion som kan hjälpa dig att identifiera och korrigera tillgänglighetsproblem. Välj Tillgänglighet under Verktyg.

Mer information om tillgänglighetskontroll

Göra PDF-dokument tillgängliga

Det bästa sättet att se till att ett dokument är tillgängligt är att behålla innehållet i den ursprungliga källfilen, men många deltagare föredrar att exportera sina dokument och presentationer som PDF-filer.

PDF är ett öppet standardfilformat som visar innehåll på ett konsekvent sätt. Det spelar ingen roll om du skriver ut filen eller visar den på en enhet. Formateringen är densamma.

När du exporterar ett dokument som PDF är det viktigt att kontrollera exportinställningarna för säkerställa att PDF-filen är taggad. I taggade PDF-filer finns taggar och element som förklarar sidans innehåll, till exempel citatavsnitt, stycke eller rubrik. Genom struktur på webbsidorna blir det enklare för de som använder skärmläsare. Detta gör PDF:en enkel att navigera i.

Spara dokument som taggade PDF-filer

  1. Börja med ett tillgängligt textdokument.
  2. Spara dokumentet som en tillgänglig PDF-fil.
    • Microsoft Word: Välj Arkiv och Spara som. Välj PDF från menyn Filformat. Välj Bäst för elektronisk distribution och tillgänglighet och sedan Exportera. Mer information finns i Spara ett Word-dokument som en tillgänglig PDF-fil.

      Använd inte funktionen Skriv ut till PDF.

    • LibreOffice Writer och Impress: Välj Arkiv och Exportera som PDF. Välj Taggad PDF (lägg till dokumentstruktur) och Exportera bokmärken i PDF-alternativ. Välj Exportera.

Skapa tillgängliga PDF-filer med Adobe Acrobat

Med Adobe Acrobat kan du skapa tillgängliga PDF-filer och skanna befintliga PDF-filer för att säkerställa att de är  tillgängliga. 

Mer information om att skapa tillgängliga PDF-filer med Adobe Acrobat