В меню файла приведены все параметры для управления его настройками. После упорядочения элементов можно управлять другими функциями коллекции материалов, в частности свойствами, отслеживанием, контролем версий и комментариями. Для быстрого просмотра всех сведений о файле предусмотрен их полный обзор. Эти средства облегчают предоставление общего доступа к содержимому другим пользователям и отслеживание версий файла.

Изменение настроек файла

После создания файла можно изменить его настройки на странице Изменить настройки. Например, если при создании файл был заблокирован, на этой странице можно снять блокировку. На странице Изменить настройки также можно найти подробные сведения о файле, например информацию о его создателе или времени создания и последнего изменения.

  1. Перейдите в коллекции материалов к папке, содержащей файл.
  2. Выберите в меню файла пункт Изменить настройки.
  3. Выберите необходимые параметры.
  4. Нажмите кнопку Сохранить.

Доступные параметры

Свойства элемента
параметр Описание
Сведения о файле
Имя файла Просмотр или изменение имени файла. Изменение имени файла приведет к повреждению всех ссылок на него, включая пароли.
URL-адрес веб-папки Веб-ссылка на файл, включающая полный путь к его расположению.

На компьютерах Mac веб-папка называется общей папкой.
Постоянный URL-адрес Веб-ссылка на файл, включающая уникальный неизменный идентификатор, но отличная от пути расположения файла. Эти постоянные идентификаторы предотвращают повреждение ссылок на элементы коллекции материалов.
Тип файла Тип файла.
Размер файла Размер файла в килобайтах.
Владелец Имя пользователя, ответственного за поддержку элемента.
Автор Имя пользователя, создавшего элемент.
Создано День, дата и время создания элемента.
Последний раз изменено Имя пользователя, который внес последние изменения в элемент.
Последнее изменение День, дата и время последнего внесения изменений в элемент.
Параметры
Заблокировать файл Включение или отключение блокировки файла. Блокировка не дает возможности пользователям редактировать или менять файл.
Общие комментарии Включение или отключение общих комментариев.
Включить контроль версий Включение или отключение версий. Каждый раз при редактировании файла создается новая версия.
Включить отслеживание Включение или отключение отслеживания. При отслеживании ведется журнал с указанием времени взаимодействия пользователей с элементом, например просмотра или открытия.

Управление комментариями

С помощью комментариев можно сохранить свои мнения или инструкции относительно содержимого файла.

Чтобы прочесть комментарии к файлу в коллекции материалов, перейдите к папке, содержащей элемент, и выберите в меню файла пункт Комментарии. На этой странице можно выполнять действия, описанные ниже.

  • Создание комментария. Выберите Создать комментарий, введите комментарий и выберите Сохранить.
  • Удаление комментария. Установите флажок комментария и выберите Удалить.
  • Сортировка комментариев. Выберите заголовок столбца, чтобы отсортировать по нему комментарии.

Перезапись файла

Если нужно заменить существующий файл в коллекции материалов, можно перезаписать его на странице Перезаписать файл. При перезаписи файла его имя не изменяется. Для перезаписи файла нужны разрешения на чтение, запись и удаление.

Нельзя перезаписать файл файлом другого типа. Например, DOC-файл не следует перезаписывать JPG-файлом.

  1. Перейдите в коллекции материалов к папке, которая содержит файл для перезаписи.
  2. Выберите в меню файла пункт Перезаписать файл.
  3. Нажмите кнопку Обзор, чтобы найти и выбрать новый файл.
  4. Нажмите кнопку Сохранить.

Отправив новый файл, обновите страницу, чтобы очистить кэш браузера и отобразить имя нового файла.

Перезапись файлов и контроль версий

Если для перезаписанного файла включен контроль версий, будет создана новая версия, а старая сохранится в истории версий. Если контроль версий отключен, история прошлых версий после перезаписи файла не сохранится.

Управление отслеживанием файлов

При отслеживании записывается информация о каждом взаимодействии пользователя с файлом. С помощью отслеживания можно проверить, ознакомился ли пользователь с необходимым заданием, или просмотреть, кто внес последние изменения в файл. Для просмотра журнала отслеживания необходимо включить функцию отслеживания.

Журнал отслеживания

Каждая строка на странице Отслеживание содержит указанную ниже информацию о взаимодействии с файлом.

  • Имя пользователя, который получил доступ к файлу.
  • Действие, выполненное с файлом.
  • Версия файла, к которому получен доступ (если включен контроль версий).
  • Дата доступа к файлу.
  • IP-адрес компьютера, с которого выполнялся доступ к файлу.

Если пользователь одинаково взаимодействовал с файлом более одного раза, в журнале отслеживания будут записаны сведения только о первой операции. Например, если пользователь несколько раз откроет и прочитает один документ, будет записана только первая операция. Если пользователь очистит файлы cookie браузера и снова прочитает файл, в журнале отслеживания появится запись о второй операции.

Просмотр отслеживания файлов

  1. Перейдите в коллекции материалов к папке, содержащей файл.
  2. Выберите в меню файла пункт Отслеживание.
  3. Просмотрите действия, связанные с файлом.

Чтобы удалить Журнал отслеживания, выберите пункт Удалить журнал отслеживания. В результате все действия, перечисленные на странице, будут удалены. Отслеживание новых действий не прекратится.

Клиенты WebDAV

Некоторые клиенты WebDAV могут выполнять несколько операций при использовании с коллекцией материалов. Например, при чтении файла операция чтения может дважды отобразиться в журнале отслеживания, даже если пользователь прочитал файл только один раз.

Управление версиями файлов

При контроле версий отслеживается время каждого редактирования или изменения файла. На странице Управление версиями можно просматривать каждую версию файла с момента включения контроля версий. Для доступа к версиям файла перейдите к папке, содержащей файл. Выберите пункт Версии из меню файла или номер, отображаемый в столбце Версии рядом с файлом.

На странице Управление версиями приводятся следующие сведения о каждой версии:

  • номер версии в виде гиперссылки; При выборе версии файла для просмотра элемент откроется в браузере. В этом представлении нельзя вносить изменения или сохранять новые версии.
  • дата и время создания версии;
  • пользователь, который создал версию;
  • размер файла.

Дополнительные параметры

  • Блокировка файла. Чтобы заблокировать файл, выберите пункт Блокировать в меню файла. Данный параметр полезен для сохранения изменений в файле в определенный момент. При блокировке файла создается новая версия, а в ее меню появляются параметры Разблокировать и Возврат.
  • Возврат. Такой параметр отображается в меню заблокированного файла. При этом копия, которую вы редактировали, будет удалена без сохранения изменений, после чего восстановится предыдущая версия.
  • Удаление версий. Выберите версию и нажмите кнопку Удалить.

Открытый файл автоматически блокируется для других пользователей.

Блокировка версии

Чтобы создать другую версию своего содержимого, выберите пункт «Блокировать» из меню файла на странице Управление версиями. Выберите ссылку на последнюю версию, чтобы открыть файл, изменить его и сохранить изменения. Если вы совместно работаете над файлом, обязательно разблокируйте его, чтобы обеспечить доступ другим пользователям.