Коллекция материалов содержит множество инструментов для предоставления общего доступа и поиска содержимого. Их возможности зависят от уровня папки, к которой предоставляется общий доступ. Например, от того, для какой папки вы присвоили разрешение — папки верхнего уровня или подпапки — зависит, какие средства поиска будут доступны таким пользователям.

Обратите внимание, что при предоставлении общего доступа к папке разрешения даются на все ее содержимое.

Все папки и папки с данными о зачислении

Открывая коллекцию материалов, пользователь видит свои папки, а также папки курсов и организаций, в которые он зачислен. Вы можете фильтровать отображение папок, переключаясь между параметрами Отобразить все папки и Отобразить папки с данными о зачислении, чтобы упростить поиск содержимого.

Эта возможность доступна в указанных ниже папках верхнего уровня.

  • Пользователи
  • Курсы
  • Организации
  • Электронные резервы

Это средство особенно полезно для библиотекарей электронных резервов, у которых может быть разрешение на ряд папок курсов в области электронных резервов. С помощью этого средства библиотекарь может отображать эти папки в папке электронных резервов в меню коллекции материалов, не регистрируясь в курсах.

Поиск папки

Параметр Найти папку позволяет пользователям искать папки верхнего уровня, для которых у них есть разрешения. Например, другой пользователь может предоставить вам разрешение на чтение собственной папки, носящей его имя пользователя. В таком случае эта папка может отображаться в результатах поиска, выполненного с помощью параметра «Найти папку». Вы можете также добавить папку в свое меню коллекции материалов, после чего ее всегда будет легче находить.

Вы можете предоставить другому пользователю общий доступ к папке верхнего уровня, а затем выставить разрешения на содержимое этой папки для ограничения доступа. Например, если вы хотите предоставить пользователю разрешение на чтение собственной папки, носящей ваше имя пользователя, но не ко всему ее содержимому, удалите разрешение на чтение содержимого этой папки, которое второй пользователь не должен видеть. Этот пользователь по-прежнему сможет пользоваться функцией Найти папку, но будет видеть не все содержимое папки.

Параметр «Найти папку» нельзя использовать для поиска вложенных папок.

Поиск файлов и папок

Поиск позволяет пользователям находить доступные им файлы и папки. Когда пользователь выполняет поиск, система возвращает только те элементы, на которые у него есть разрешения. Если пользователю предоставлены разрешения для вложенной папки, но не для папки верхнего уровня, он может найти ее и создать закладку.

Дополнительная информация о поиске в Content Collection

Переход к местоположению

Функция Перейти к местоположению дает возможность пользователям перейти сразу к доступной им папке в коллекции материалов. С ее помощью пользователи могут указать путь к папке и сразу же создать для нее закладку, что существенно экономит время.

Закладки

Закладки обеспечивают быстрый доступ к часто используемому содержимому, избавляя от необходимости перехода через несколько папок. Пользователи могут упорядочивать закладки в папки и подпапки по необходимости. Это полезное средство для доступа ко вложенной папке, поскольку средство Найти папку не возвращает вложенные папки.

Рабочие процессы

Если пользователь собирается выполнить операцию или ответить на элемент, рекомендуется отправить ему модель рабочего процесса вместе с этим элементом. При создании модели рабочего процесса вы выбираете пользователей для предоставления им общего доступа к элементу и разрешения на такие же действия. Вы можете также выбрать параметр для отправки пользователю сообщения электронной почты с информацией о предоставлении общего доступа к данному элементу и прикрепленной модели рабочего процесса.

Создание паролей

Пароли предоставляют пользователю общий доступ к файлу на определенный период времени. Это удобно, когда доступ к файлу предоставляется пользователям, не имеющим учетной записи в системе. При создании пароля пользователь выбирает, какое разрешение (только на чтение или на чтение и запись) предоставить вместе с ним. По истечении времени, отведенного для пароля, пользователь больше не сможет получить доступ к файлу.

Для создания пароля выберите в меню элемента пункт Пароли. Выберите Создать пароль и настройки. По окончании нажмите Сохранить.

Дополнительные сведения о паролях

Создание портфолио

С помощью портфолио вы можете собирать и упорядочивать файлы в настраиваемые веб-страницы. Такие портфолио можно представить индивидуальным пользователям или группам пользователей, не зачисленных на ваши курсы. Важно учитывать выбранные разрешения для файлов, связанных в портфолио. Если у другого пользователя есть разрешения (отличные от чтения) на связанный с портфолио файл, он может изменить или удалить его, из-за чего у пользователей портфолио возникнут проблемы.

Подробнее о портфолио

Электронная почта

Вы можете отправлять файлы и папки из области содержимого коллекции материалов по электронной почте отдельным пользователям, группам пользователей или любым лицам с действительным адресом электронной почты.

Решение о доступности этого средства принимает ваше учреждение.

  1. Перейдите в коллекции материалов к папке, которая содержит файлы или папки для отправки.
  2. Выберите элементы с помощью флажков и затем пункт Отправить элементы по электронной почте.
  3. Нажмите кнопку Кому чтобы выбрать адресата сообщения электронной почты.
    • Нажмите кнопку Выбор конкретных пользователей, чтобы найти имя пользователя. Выберите Сохранить, чтобы добавить их в список получателей.
    • Используйте параметр Выбор группы пользователей, чтобы выбрать группу. Выберите пункт Курс, Группы курса, Организация или Группы организации. Выберите группу, установив соответствующие флажки. Выберите Сохранить для добавления их в список получателей.
    • Выберите Добавить адрес электронной почты, чтобы ввести адрес электронной почты вручную. Выберите Сохранить после завершения.
  4. По желанию используйте параметры Копия и Обезличенная копия, чтобы выбрать получателей копий электронного письма.
  5. Нажмите кнопку Сохранить.