Форматирование документов со специальными возможностями доступа

На этой странице

    Структура документов со специальными возможностями доступа создается на основании элементов стиля или тегов. Эта структура обеспечивает иерархию информации. Самые важные сведения определены в документе в виде верхнего уровня, а дополнительные — как более низкие уровни. Отображаемые в документе иллюстрации, графики и таблицы имеют специальные теги, использование которых зависит от типа информации, которую нужно передать.

    Программы чтения с экрана используют теги, чтобы передать пользователям иерархию информации в документе таким образом, чтобы они смогли понять, как организован материал. Теги также позволяют предоставить пользователям другую информацию, например описания визуального содержимого и организации табличных данных.

    Формирование структуры документа с помощью стилей и тегов в процессе написания — самый быстрый и надежный способ создания документов со специальными возможностями доступа. Практически в каждом случае стили и теги добавляются в таких программах, как Microsoft© Word, когда пользователь сохраняет документ в другом формате, например Adobe PDF или HTML.

    Добавление специальных возможностей доступа к документам Microsoft© Word

    Использование заголовков

    Создайте согласованную структуру заголовков в Word с помощью стилей. Это не означает простое изменение размера шрифта или выделение текста жирным шрифтом. Задайте стили документа или используйте один из готовых шаблонов, поставляемых в редакторе Word компанией Microsoft. Чтобы изменить блок текста в Word 2007 и 2010, выделите его и щелкните соответствующий стиль на панели инструментов. Версии Word немного отличаются способами доступа к стилям и их настройками, поэтому точные инструкции см. в справке к своей версии программы.

    Старайтесь не использовать больше одного заголовка 1 <H1> на странице. Тег <H1> определяет верхний уровень информации в структуре документа. Заголовок верхнего уровня используется для названий глав, основных заголовков и других разделов, представляющих информацию верхнего уровня. Используйте заголовок 2 <H2> и более низких уровней, чтобы обозначить подуровни информации в документе.

    Добавляйте теги заголовков последовательно и по возможности включайте каждый уровень в иерархию, чтобы отобразить структуру документа. Убедитесь, что за заголовком H1 идет заголовок H2, а затем H3 и H4. Не переходите от H1 к H4 только с целью форматирования. Вместо этого измените свои стили для каждого заголовка, чтобы изменить его вид.

    Замещающий текст для изображений

    Чтобы предоставлять пользователям сведения об изображениях, программы чтения с экрана используют замещающий текст. В большинстве версий Word щелкните правой кнопкой мыши изображение и выберите пункт Формат рисунка... В диалоговом окне выберите параметр Замещающий текст и введите с клавиатуры требуемый замещающий текст. Будьте точны и лаконичны, чтобы пользователи сразу поняли, что описывается. В разных версиях Word немного отличаются способы ввода замещающего текста, поэтому используйте справку в своей версии программы для получения точных инструкций.

    В Word 2010 имеется два поля для текста: Заголовок и Описание. В текстовом поле Описание введите требуемый замещающий текст, чтобы при конвертировании документов Word в форматы PDF или HTML замещающий текст конвертировался в новый формат. Заголовки не конвертируются в другие форматы, поэтому в новом формате вам придется ввести его еще раз.

    Таблицы данных

    В документах со специальными возможностями доступа таблицы никогда не используются для структурирования страницы, поскольку программам чтения с экрана сложно распознать архитектуру информации и того, что представляется. Таблицы используются только для представления данных. Чтобы программы чтения с экрана могли интерпретировать данные в таблице и правильно представить пользователям их организацию, эти программы должны различать ячейки строки заголовка и ячейки с данными. В меню Свойства таблицы... программы Word вы можете указать, что строка повторяется вверху каждой страницы. При сохранении в формате PDF первая строка будет определяться как заголовок таблицы. При сохранении файла Word в формате HTML заголовки таблиц поддерживаться не будут. Вместо этого ячейки будут помечены как <thead>. Ячейки с данными помечаются как <tbody>.

    При конвертировании из формата Word в формат HTML можно изменить документ HTML с помощью текстового редактора или другого приложения, например Adobe Dreamweaver, чтобы добавить определенные теги таблиц. Используйте тег <th> для заголовков таблиц, <tr> — для начала новой строки и <td> — для ячеек с данными. См. пример ниже. К сожалению, в программе Word не существует способа пометить эти отдельные элементы.

    Пример.

    <thead>
            <tr>
                <th>Column Header 1</th>
                <th>Column Header 2</th>
            </tr>

    </thead>
    <tbody>
            <tr>
                <td>table data in column 1</td>
                <td>table data in column 2</td>
            </tr>
    </tbody>

    Ссылки

    Создать ссылку в программе Word просто: для этого достаточно вставить на странице полный URL-адрес. При нажатии пробела или клавиши ВВОД программа Word создает ссылку автоматически. Замените текст ссылки описательным названием, поскольку программа чтения может не распознать автоматически созданный URL-адрес. Если вы создаете документ Word, который может быть распечатан или прочтен в электронном виде, рассмотрите возможность включения в текст URL-адреса и описательной ссылки. Например:
    Подготовка к созданию материалов курса со специальными возможностями (http://ondemand.blackboard.com/r91/documents/getting_started_with_accessible_content.pdf)

    Проверка читаемости в Windows Word 2010

    Word 2010 в ОС Windows имеет встроенную проверку читаемости. Это хороший ресурс, который поможет определить и устранить проблемы с доступностью. Откройте средство проверки читаемости, последовательно выбрав Файлы > Сведения > Поиск проблем > Проверка читаемости.

    Добавление специальных возможностей доступа в документы PDF

    Формат PDF (формат переносимых документов) — это открытый стандарт для форматирования документов. При создании файлов в формате PDF они выглядят одинаково, как при печати, так и в электронном виде. При открытии общего доступа к файлу в формате PDF практически каждый пользователь сможет прочесть его, воспользовавшись бесплатным программным обеспечением Adobe Reader® или мобильным приложением Adobe Reader.

    Большинство файлов в формате PDF получены путем преобразования из программ, таких как Microsoft © Word. Многие программы и подключаемые модули способны создавать файлы в формате PDF, однако единицы могут создавать PDF-файлы с тегами. Теги PDF обеспечивают скрытую структуру и текстовое представление содержимого PDF таким образом, что оно может быть считано программой для чтения с экрана. Теги PDF похожи на теги HTML и стили в программе Word.

    Adobe Acrobat — это исходное приложение для создания документов в формате PDF и преобразования документов других форматов в формат PDF. Существует очень много программ разработки документов и конвертеров в формат PDF, поэтому мы не будем рассматривать их все в этой теме. Если вы преобразуете файла Word в файл формата PDF и создали файл Word со специальными возможностями доступа с помощью тегов оглавления, замещающего текста для графических объектов и т. д., программа Office 2010 может создать файлы в формате PDF с помощью собственных средств. Чтобы создавать файлы в формате PDF из файлов Word, вы можете также загрузить и установить надстройку Adobe, называемую PDFMaker. Если используются более ранние версии Office, наличие надстройки для создания файлов в формате PDF с тегами является обязательным.

    Если вы пользуетесь надстройкой Adobe, выберите пункт Сохранить как Adobe PDF в меню Файл. В диалоговом окне PDFMaker выберите Включить специальные возможности доступа и переформатирование для файлов Adobe PDF с тегами на вкладке Настройки. Если вы используете сохранение собственными средствами, выберите Сохранить как PDF. Прежде чем сохранить файл, щелкните Параметры, затем выберите Теги структуры документа для улучшения восприятия.

    Программа Adobe Acrobat X и более поздних версий имеет средство проверки читаемости, которое сканирует файл в формате PDF и предупреждает о наличии любых проблем. Средство проверки читаемости помогает устранять любые проблемы. Используя программу Acrobat TouchUp Reading Order Table Editor, вы также можете исправлять кодировку таблиц. Дополнительные сведения об использовании Adobe Acrobat для создания файлов со специальными возможностями можно найти на веб-сайте Adobe.com по запросу «специальные возможности».