Je kunt passen gebruiken om een bestand of map te delen met een gebruiker die geen toegang heeft tot de Content Collection. Passen zijn een veilige manier om samen te werken met andere mensen buiten de instelling, aangezien de toegang beperkt en gecontroleerd is.

Informatie over passen

Met een pas wordt een URL gemaakt voor externe gebruikers waarmee ze een bestand of map in de Content Collection kunnen openen. Je kunt passen beperken door een verlooptijd of -datum in te stellen. Je kunt pasbevoegdheden ook zo instellen dat externe gebruikers (gebruikers die geen toegang hebben tot het Blackboard-systeem) kunnen samenwerken of een bestand of map kunnen bekijken zonder het te wijzigen.

Alle passen worden in een tabel weergegeven op de pagina Passen beheren. Elke rij vertegenwoordigt één pas en bevat de volgende informatie:

  • De datum en de tijd waarop de pas verloopt.
  • De machtigingen die aan de pas zijn toegekend. Een groen vinkje vertegenwoordigt machtigingen voor de pas.
  • De URL van de pas waarmee externe gebruikers van de Content Collection toegang tot de inhoud kunnen krijgen.

Wanneer je een pas verzendt voor een map, verleen je toegang tot alle submappen en bestanden binnen de map waar de pas is gemaakt. Pasontvangers die beschikken over de machtiging Lezen kunnen submappen en bestanden weergeven. Pasontvangers die beschikken over de machtiging Lezen/schrijven kunnen mappen en bestanden toevoegen en wijzigen.

Als opmerkingen voor het bestand of de map worden gedeeld, kan de gebruiker met de pas de opmerkingen lezen en nieuwe opmerkingen toevoegen. Wanneer een externe gebruiker een nieuwe opmerking invoegt, krijgt de opmerking de naam 'Anoniem'.

Een pas gebruiken

Een persoon die een pas ontvangt, moet beschikken over deze items:

  • Een e-mailaccount
  • Toegang tot internet
  • Een programma om het bestand mee te openen, bijvoorbeeld Microsoft Word om een Microsoft Word-document te openen

Een pas maken

  1. Ga naar de map waarin het bestand of de map is opgeslagen.
  2. Selecteer Passen in het itemmenu.
  3. Selecteer Pas maken.
  4. Kies de geldigheidsduur van de pas in Verloopdatum van pas instellen.
  5. Kies machtigingen voor de gebruiker van de pas.
  6. Selecteer Verzenden.

Een pas zonder vervaldatum is technisch gesproken ingesteld op de vervaldatum 1 januari 2038. Gebruikers kunnen geen levensduur instellen die na deze datum ligt.

Een pas per e-mail verzenden

Nadat je een pas hebt gemaakt, kun je deze delen met externe gebruikers via de pagina Pas per e-mail verzenden. Je kunt een e-mail naar externe gebruikers verzenden met de URL voor toegang tot het bestand of de map in de Content Collection.

  1. Ga naar de map waarin het bestand of de map is opgeslagen.
  2. Selecteer Passen in het itemmenu.
  3. Selecteer het selectievakje naast een pas en selecteer de knop Pas per e-mail verzenden.
  4. Je kunt ook Pas per e-mail verzenden in het itemmenu selecteren.
  5. Voer de informatie in op de pagina Passen per e-mail verzenden.
  6. Als je de externe gebruiker de machtiging Alleen lezen voor het item hebt toegekend, heb je de optie Stuur ontvangers naar pagina met bestandsgegevens. Selecteer dit vakje als je dit wilt.
  7. Selecteer Verzenden om het bericht te verzenden.

Als je de gebruiker de machtiging Alleen lezen voor dit item hebt toegekend, heb je twee mogelijkheden voor het koppelen van de URL. Je kunt de URL instellen zodat de gebruikers rechtstreeks naar het bestand wordt gestuurd, of er kan naar de pagina met bestandsinformatie worden gelinkt. De bestandsinformatiepagina biedt toegang tot het item en tot gedeelde opmerkingen.

Als je de gebruikers de machtigingen Lezen en Schrijven voor het item hebt toegekend, stuurt de URL hen naar een pagina met bestandsinformatie. De gebruikers kunnen vanaf deze pagina toegang tot het bestand krijgen of toegang krijgen tot aanvullende informatie zoals gedeelde opmerkingen en versies.