Een werkstroom starten
Je kunt werkstromen handmatig of automatisch implementeren. Je kunt een werkstroom op deze manieren handmatig starten:
- Maak een instantwerkstroom (een volledig nieuw werkstroommodel en exemplaar).
- Start een nieuwe werkstroom op basis van een gedeeld werkstroommodel.
- Selecteer een item in Content Collection en gebruik dit als basis voor een werkstroommodel.
Een instantwerkstroom maken
Gebruikers kunnen een instantwerkstroom maken, wat inhoudt dat de gebruiker via een stapsgewijze procedure snel en eenvoudig een nieuwe werkstroom kan maken en uitvoeren.
- Selecteer Samenwerking in Content Collection. Selecteer de pijl om naar de beginpagina van het onderdeel Samenwerking te gaan.
- Selecteer Aan de slag.
- Selecteer Instantwerkstroom maken of Bestaand werkstroommodel kopiëren. Als je een model wilt kopiëren, selecteer je Bladeren om het model te kiezen dat je wilt kopiëren.
- Geef de nieuwe werkstroom een naam en typ eventueel instructies. Dit zijn instructies voor andere gebruikers. Als dit bijvoorbeeld een gedeelde werkstroom is, kan dit gedeelte worden gebruikt om uit te leggen hoe anderen deze werkstroom moeten gebruiken.
- Geef bij Status van actie de statuswaarden op die moeten worden gebruikt in deze werkstroom: Wordt uitgevoerd, Goedgekeurd en Niet goedgekeurd.
- Selecteer Bladeren om inhoudsitems aan deze werkstroom te koppelen.
- Selecteer Verzenden als je klaar bent.
Een gedeeld werkstroommodel gebruiken
Gebruikers kunnen een werkstroom starten op basis van een gedeeld werkstroommodel.
- Selecteer Samenwerking in Content Collection. Selecteer de pijl om naar de beginpagina van het onderdeel Samenwerking te gaan.
- Selecteer Aan de slag.
- Selecteer Bestaand werkstroommodel kopiëren.
- Selecteer Bladeren om het model te kiezen dat je wilt kopiëren.
- Selecteer Verzenden.
- Typ eventueel aanvullende opmerkingen over de werkstroom in het veld Opmerkingen.
- Selecteer Bladeren in Content Collection om een item aan deze werkstroom toe te voegen.
- Vouw de verschillende mijlpalen uit om deadlines en inhoudsitems toe te wijzen.
- Bepaal een deadline toe voor de mijlpaal door het keuzerondje Datum opgeven te selecteren en de datum- en tijdvelden in te vullen.
- Selecteer Bladeren in Content Collection om een item aan deze actie toe te voegen.
- Selecteer Ik wil een e-mail bij voltooiing als je een e-mail wilt ontvangen als de werkstroom is voltooid.
- Kies een van de volgende opties om aan te geven wanneer deze werkstroom moet starten:
- Selecteer de optie Handmatig starten om deze werkstroom op het gewenste moment te starten.
- Selecteer Nu starten om deze werkstroom zo snel mogelijk te starten.
- Selecteer de optie Startdatum opgeven en gebruik de datum- en tijdvelden om een datum en tijd te kiezen voor het starten van deze werkstroom.
- Selecteer Verzenden als je klaar bent.
Een werkstroom op basis van items maken
Gebruikers kunnen een nieuwe werkstroom maken door een item van Content Collection als uitgangspunt te nemen. Op deze manier kan ervoor worden gezorgd dat een bepaald item zeker aanwezig is in de werkstroom.
- Selecteer een item in een map van Content Collection en selecteer vervolgens Werkstroom starten.
- Kies Instantwerkstroom maken of Bestaand werkstroommodel kopiëren.
- Als je een instantwerkstroom maakt, geef je een naam op voor de werkstroom en typ je een beschrijving.
- Pas zo nodig de actielabels aan.
- Als je wilt, voeg je extra items uit Content Collection toe en stel je hiervoor machtigingen in.
- Selecteer Verzenden als je klaar bent.
Een actieve werkstroom bewerken
Gebruikers kunnen een werkstroom wijzigen waarvan ze eigenaar zijn en die wordt uitgevoerd. Je kunt een werkstroom alleen wijzigen als deze is gestopt, of als de mijlpalen en acties nog niet zijn gestart.
De werkstroom moet worden gestopt voordat deze kan worden gewijzigd. Er verschijnt een bericht met deze waarschuwing. Selecteer OK om de werkstroom te stoppen.