Content Collection bevat verschillende tools voor het delen en zoeken van inhoud. Deze tools zijn afhankelijk van het niveau van de gedeelde map. De machtigingen die je bijvoorbeeld instelt voor een map op het hoogste niveau en voor een submap zijn van invloed op de zoekopties die daar beschikbaar zijn voor gebruikers.

Wanneer een map wordt gedeeld, zijn de toegewezen machtigingen van toepassing op alle inhoud in de map.

Alle mappen versus ingeschreven mappen

Wanneer je Content Collection opent, wordt automatisch je gebruikersmap weergegeven, samen met de mappen voor cursussen en organisaties waarbij je bent ingeschreven. Je kunt schakelen tussen Alle mappen tonen en Ingeschreven mappen tonen, om inhoud gemakkelijker te kunnen vinden.

Deze optie is beschikbaar in de volgende mappen op het hoogste niveau:

  • Gebruikers
  • Cursussen
  • Organisaties
  • eReserves

Deze tool is met name handig voor eReserves-bibliothecarissen die mogelijk beschikken over machtigingen voor een aantal cursusmappen in eReserves. Met deze tool kan een bibliothecaris deze submappen van de eReserves-map in het Content Collection-menu weergeven zonder zich te hoeven inschrijven voor de cursus.

Map zoeken

Met de functie Map zoeken kun je zoeken naar mappen op het hoogste niveau waarvoor je een machtiging hebt. Als een andere gebruiker je bijvoorbeeld leestoegang heeft gegeven voor zijn of haar gebruikersmap, kan deze map voorkomen in zoekresultaten van de optie Map zoeken. Je kunt de map ook toevoegen aan het menu van Content Collection. Op die manier wordt het regelmatig gebruik van de map eenvoudiger.

Je kunt ervoor kiezen een map op het hoogste niveau te delen met een andere gebruiker en vervolgens de machtigingen voor de inhoud van de map aan te passen om de toegang te beperken. Als je een gebruiker bijvoorbeeld leestoegang wilt geven tot jouw gebruikersmap, maar niet alle inhoud van de map wilt delen, verwijder je de leestoegang voor de inhoud in de map die deze gebruiker niet mag zien. De gebruiker kan dan nog steeds de optie Map zoeken gebruiken, maar ziet alleen de specifieke inhoud van de map die je hebt vrijgegeven.

Met de optie Map zoeken worden geneste mappen niet gevonden.

Bestanden en mappen zoeken

Via Zoeken kunnen gebruikers zoeken naar alle bestanden en mappen die met hen zijn gedeeld. Wanneer een gebruiker een zoekopdracht uitvoert, bevatten de resultaten alleen items waarvoor de gebruiker een machtiging heeft. Als machtigingen zijn toegekend voor een geneste map (en niet voor de map op het hoogste niveau), kan de gebruiker zoeken naar de map en deze voorzien van een bladwijzer.

Meer informatie over zoeken in Content Collection

Direct naar locatie

Met de optie Direct naar locatie kun je direct naar een specifieke map gaan die met jou is gedeeld in Content Collection. Met deze tijdbesparende optie kunnen gebruikers het pad opgeven om een map te openen en deze gelijk te voorzien van een bladwijzer.

Bladwijzers

Bladwijzers maken snelle toegang tot veel gebruikte inhoud mogelijk zonder dat je hoeft te navigeren door meerdere mappen. Je kunt bladwijzers desgewenst ordenen in mappen en submappen. Dit is handig wanneer je toegang hebt tot een geneste map, aangezien je met de optie Map zoeken geen geneste mappen kunt vinden.

Je kunt ook bladwijzers openen via je gebruikersmenu. Je opent het gebruikersmenu naast je naam in de paginakoptekst.

Meer informatie over het openen van bladwijzers in het gebruikersmenu

Werkstromen

Als een gebruiker actie moet nemen of moet reageren op een item, kan het handig zijn om een werkstroommodel mee te sturen met het item. Wanneer je een werkstroommodel maakt, selecteer je de gebruikers waarmee je het item wilt delen en geef je ze toestemming voor de gewenste bewerking. Je kunt ook een optie selecteren om de gebruiker een e-mailbericht te sturen waarin staat aangegeven dat dit item met hen is gedeeld en dat er een werkstroommodel is bijgevoegd.

Meer informatie over werkstromen

Passen maken

Passen worden gebruikt om gedurende een specifieke tijdsduur een bestand te delen met een gebruiker. Dit is met name handig voor het delen van bestanden met gebruikers zonder systeemaccount. Wanneer je een pas maakt, geef je aan of de gebruiker de machtiging Lezen of de machtigingen Lezen en Schrijven krijgt voor het bestand met de pas. Wanneer de toegekende tijd voor de pas is verlopen, kan de gebruiker het bestand niet meer openen.

Selecteer Passen in het menu van het item om een pas te maken. Selecteer Pas maken en kies de gewenste instellingen. Selecteer Verzenden als je klaar bent.

Meer over passen

Een portfolio maken

Met behulp van portfolio's kun je bestanden verzamelen en ordenen op aangepaste webpagina's. Je kunt deze portfolio's presenteren aan individuele gebruikers en groepen gebruikers die niet deelnemen aan een cursus. Het is belangrijk om goed na te denken over de machtigingen die je toekent voor bestanden in een portfolio. Als een andere gebruiker machtigingen heeft (behalve de machtiging Lezen) voor een bestand dat is gekoppeld met een portfolio, kan het bestand worden gewijzigd of verwijderd, waardoor gebruikers van de portfolio problemen kunnen ondervinden.

E-mail

Je kunt vanuit een inhoudsgebied in Content Collection bestanden en mappen via e-mail versturen naar bepaalde gebruikers, een groep gebruikers of iemand anders met een geldig e-mailadres.

Je instelling bepaalt of deze tool beschikbaar is.

  1. Ga in Content Collection naar de map met de bestanden of mappen die je wilt verzenden.
  2. Gebruik de selectievakjes om de items te selecteren en selecteer vervolgens Items per e-mail.
  3. Selecteer de knop Aan om aan te geven naar wie je het e-mailbericht wilt versturen:
    • Gebruik Specifieke gebruikers selecteren om te zoeken naar een gebruikersnaam. Selecteer Verzenden om de persoon toe te voegen aan de lijst met ontvangers.
    • Gebruik Groep gebruikers selecteren om een groep te kiezen. Selecteer Cursus, Cursusgroep, Organisatie of Organisatiegroep. Kies een groep door het bijbehorende selectievakje in te schakelen. Selecteer Verzenden om de persoon toe te voegen aan de lijst met ontvangers.
    • Selecteer E-mailadres toevoegen om zelf een e-mailadres in te voeren. Selecteer Verzenden als je klaar bent.
  4. Gebruik eventueel CC en BCC en kies de persoon of personen waaraan je een (blinde) kopie van het bericht wilt sturen.
  5. Selecteer Verzenden.