Bestanden beheren

In het menu van een bestand staan alle opties om de instellingen van het bestand te beheren. Nadat je je items hebt geordend, kun je andere functies beheren in de Content Collection, zoals eigenschappen, tracering, versiebeheer en opmerkingen. Je kunt ook het 360° overzicht voor het bestand activeren om direct alle gegevens van een bestand te bekijken. Deze tools zijn handig als je inhoud deelt met anderen of de wijzigingen in een bestand wilt bijhouden.

Bestandsinstellingen bewerken

Als je een bestand hebt gemaakt, kun je de instellingen wijzigen op de pagina Instellingen bewerken. Als je er bijvoorbeeld voor kiest om een bestand te vergrendelen als je het maakt, kun je de vergrendeling op deze pagina verwijderen. Je kunt op de pagina Instellingen bewerken ook gedetailleerde informatie over het bestand vinden, zoals de naam van degene die het heeft gemaakt, wanneer het is gemaakt en wanneer het voor het laatst is gewijzigd.

  1. Ga in de Content Collection naar de map met het bestand.
  2. Selecteer Instellingen bewerken in het menu van het bestand.
  3. Kies de juiste opties.
  4. Selecteer Verzenden.

Beschikbare opties

Itemeigenschappen
Optie Beschrijving
Bestandsinformatie
Bestandsnaam Je kunt de naam van het item weergeven of wijzigen. Wanneer je de naam van een bestand wijzigt, worden alle koppelingen, inclusief passen, naar het bestand verbroken.
URL webmap De webkoppeling voor dit bestand, inclusief het volledige pad.

Op de Mac wordt een webmap een gedeelde locatie genoemd.
Permanente URL De webkoppeling voor dit bestand, inclusief de unieke, onveranderbare ID maar zonder het pad. Deze persistente ID's zorgen ervoor dat koppelingen met items van de Content Collection niet breken.
Bestandstype Het bestandstype.
Bestandsgrootte De grootte van het bestand weergegeven in kB.
Eigenaar De gebruikersnaam van de persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van het item.
Gemaakt door De gebruikersnaam van de persoon die het item heeft gemaakt.
Gemaakt op De dag, datum en tijd waarop het item is gemaakt.
Laatst gewijzigd door De gebruikersnaam van de persoon die de laatste wijzigingen in het item heeft aangebracht.
Laatste wijziging De dag, datum en tijd waarop het item het laatst is gewijzigd.
Opties
Bestand vergrendelen Hiermee kun je bestandsvergrendeling in- of uitschakelen. Een vergrendeling zorgt ervoor dat gebruikers een bestand niet kunnen bewerken.
Opmerkingen delen Hiermee kun je het delen van opmerkingen in- of uitschakelen.
Versiebeheer inschakelen Schakel versiebeheer in of uit. Telkens als een bestand wordt gewijzigd, wordt er een nieuwe versie gemaakt.
Tracering inschakelen Schakel tracering in of uit. Bij tracering wordt er een logbestand bijgehouden van wanneer gebruikers met het item werken, zoals bekijken of openen.

Opmerkingen beheren

Opmerkingen zijn handig voor het opslaan van meningen of instructies over de inhoud van een bestand.

Om de opmerkingen van een bestand te lezen in de Content Collection, ga je naar de map met het item en selecteer je Opmerkingen in het menu van het bestand. Op deze pagina kun je:

  • Een opmerking toevoegen. Selecteer Opmerking toevoegen, typ je opmerking en selecteer Verzenden.
  • Een opmerking verwijderen. Selecteer het selectievakje van de opmerking en selecteer Verwijderen.
  • Opmerkingen sorteren. Selecteer een kolomtitel om opmerkingen te sorteren op basis van die kolom.

Een bestand overschrijven

Als je een bestaand bestand in de Content Collection wilt vervangen, kun je het overschrijven op de pagina Bestand overschrijven. Wanneer een bestand wordt overschreven, blijft de naam van het bestand behouden. Je moet beschikken over de machtigingen Lezen, Schrijven en Verwijderen om een bestand te kunnen overschrijven.

Je kunt een bestand niet overschrijven met een ander bestandstype. Een doc-bestand mag bijvoorbeeld niet worden overschreven met een jpg-bestand.

  1. Ga in de Content Collection naar de map met het bestand dat je wilt overschrijven.
  2. Selecteer Bestand overschrijven in het menu van het bestand.
  3. Selecteer Bladeren om het nieuwe bestand te zoeken en te selecteren.
  4. Selecteer Verzenden.

Na het uploaden van een nieuw bestand, moet je de pagina vernieuwen om de cache van de browser leeg te maken en de nieuwe bestandsnaam weer te geven.

Bestanden overschrijven en versiebeheer

Als versiebeheer is ingeschakeld voor een overschreven bestand, wordt er een nieuwe versie gemaakt en wordt de oude versie opgeslagen in de versiegeschiedenis. Als versiebeheer is uitgeschakeld, wordt er geen geschiedenis van eerdere versies opgeslagen nadat het bestand is overschreven.

Bestanden traceren beheren

Tracering registreert iedere keer dat een gebruiker met een bestand werkt. Deze functie is handig om te controleren of iemand een vereiste opdracht heeft gelezen of om na te gaan wie als laatste wijzigingen in een bestand heeft doorgevoerd. Tracering moet zijn ingeschakeld om het traceringslogboek te kunnen bekijken.

Het traceringslogboek

In iedere rij op de pagina Tracering wordt een bewerking van het bestand en de volgende informatie beschreven:

  • De naam van de gebruiker die het bestand heeft geopend.
  • De actie die is uitgevoerd.
  • De versie van het geopende bestand, mits versiebeheer is ingeschakeld.
  • De datum waarop het bestand is geopend.
  • Het IP-adres van de computer die is gebruikt om het bestand te openen.

Als een gebruiker meerdere keren op dezelfde manier met een bestand werkt, wordt alleen de eerste bewerking vastgelegd in het traceringslogboek. Wanneer een gebruiker hetzelfde document meerdere malen opent en leest, wordt alleen de eerste bewerking vastgelegd. Als een gebruiker de cookies van de browser wist en het bestand opnieuw leest, wordt een tweede bewerking vastgelegd in het traceringslogboek.

Bestanden traceren bekijken

  1. Ga in de Content Collection naar de map met het bestand.
  2. Selecteer Tracering in het menu van het bestand.
  3. Bekijk de acties die bij het bestand horen.

Als je het traceringslogboek wilt verwijderen, selecteer je Traceringslogboek verwijderen. Hiermee worden alle acties van de pagina verwijderd. Nieuwe acties worden nog steeds getraceerd.

WebDAV-clients

Sommige WebDAV-clients kunnen meerdere bewerkingen uitvoeren bij gebruik met de Content Collection. Wanneer bijvoorbeeld een bestand wordt gelezen, wordt een leesbewerking mogelijk tweemaal opgenomen in het traceringslogboek, ondanks het feit dat de gebruiker het bestand slechts één keer heeft gelezen.

Bestandsversies beheren

Versiebeheer houdt bij wanneer een bestand bewerkt of gewijzigd wordt. Op de pagina Versies beheren kun je iedere versie van het bestand bekijken vanaf het moment dat versiebeheer was ingeschakeld. Om een bestandsversie te openen, ga je naar de map met het bestand. Selecteer Versies in het menu van het bestand, of selecteer het nummer dat wordt weergegeven in de kolom Versies naast het bestand.

De pagina Versies beheren bevat de volgende informatie voor elke versie:

  • Het versienummer als een hyperlink. Als je een bestandsversie selecteert om te bekijken, wordt deze in de webbrowser geopend. Je kunt in deze weergave geen wijzigingen doorvoeren of een nieuwe versie opslaan.
  • De datum en tijd waarop de versie is gemaakt.
  • De persoon die de versie heeft gemaakt.
  • De grootte van het bestand.

Aanvullende opties

  • Bestand vergrendelen: Als je een bestand wilt vergrendelen, selecteer je Vergrendelen in het menu van het bestand. Deze optie is handig om wijzigingen aan een bestand op een bepaald moment op te slaan. Wanneer een bestand is vergrendeld, wordt er een nieuwe versie gemaakt en worden de opties Ontgrendelen en Terugdraaien weergegeven in het menu van de nieuwe versie.
  • Terugdraaien: Deze optie wordt in het menu van het bestand weergegeven als je het bestand vergrendelt. De kopie die je aan het bewerken was, wordt verwijderd zonder de wijzigingen op te slaan en je keert terug naar de vorige versie.
  • Versies verwijderen: Selecteer een versie en vervolgens Verwijderen.

Als een bestand is geopend, wordt het bestand automatisch vergrendeld voor andere gebruikers.

Een versie vergrendelen

Om een andere versie van je inhoud te maken, selecteer je Vergrendelen in het menu van het bestand op de pagina Versies beheren. Selecteer de koppeling van de nieuwste versie om het bestand te openen, wijzigingen aan te brengen en het bestand op te slaan. Als je met anderen samenwerkt aan een bestand, vergeet het dan niet te ontgrendelen, zodat anderen het bestand kunnen openen.